Secrétaire gestionnaire cellule des actes H/F
Offre n° O059260910000297
Publiée le 11/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
17, GRAND PLACE, Roubaix (Nord (59))
Poste à pourvoir le
09/11/2026
Date limite de candidature
11/10/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le / la secrétaire gestionnaire à la cellule des actes sera amenée à assurer la gestion administrative et le traitement des actes sortants de la collectivité (délibérations, arrêtés, décisions) ainsi que l'accomplissement des formalités administratives et juridiques liées à leur applicabilité sous l'autorité de la responsable de la cellule des actes.
Missions / conditions d'exercice
Le / la secrétaire gestionnaire à la cellule des actes sera amenée à assurer la gestion administrative et le traitement des actes sortants de la collectivité (délibérations, arrêtés, décisions) ainsi que l'accomplissement des formalités administratives et juridiques liées à leur applicabilité sous l'autorité de la responsable de la cellule des actes.
Traitement des actes réglementaires
* Procéder à la relecture, la mise en forme et la correction orthographique rigoureuse des projets d'actes.
* Mise en signature.
* Effectuer un premier niveau de contrôle de cohérence et de mise en conformité.
* Assurer la tenue et l'élaboration des registres communaux (registre des arrêtés et registre des délibérations).
* Elaborer les recueils des actes administratifs.
Gestion des instances municipales et suivi administratif
* Assurer les tâches administratives liées au cycle de vie des instances (Conseil municipal, Commissions thématiques).
* Gérer la transmission dématérialisée des actes au contrôle de légalité (Préfecture) et suivre l'exécution des délibérations.
* Prendre en charge l'organisation matérielle des réunions institutionnelles : réservation de salles, logistique technique et préparation des dossiers de séance, convocation.
* Enregistrer et suivre la présence des élus lors des différentes instances.
* Maintenir à jour le tableau des représentations des élus afin de prévenir les situations de conflits d'intérêts et les tableaux de délégations des élus et des cadres.
Accompagnement des services opérationnels
* Apporter un appui technique aux directions thématiques : effectuer des recherches d'informations réglementaires et mettre à disposition les documents officiels nécessaires.
* Assurer un appui dans la gestion et le paramétrage de l'outil informatique.
Traitement des actes réglementaires
* Procéder à la relecture, la mise en forme et la correction orthographique rigoureuse des projets d'actes.
* Mise en signature.
* Effectuer un premier niveau de contrôle de cohérence et de mise en conformité.
* Assurer la tenue et l'élaboration des registres communaux (registre des arrêtés et registre des délibérations).
* Elaborer les recueils des actes administratifs.
Gestion des instances municipales et suivi administratif
* Assurer les tâches administratives liées au cycle de vie des instances (Conseil municipal, Commissions thématiques).
* Gérer la transmission dématérialisée des actes au contrôle de légalité (Préfecture) et suivre l'exécution des délibérations.
* Prendre en charge l'organisation matérielle des réunions institutionnelles : réservation de salles, logistique technique et préparation des dossiers de séance, convocation.
* Enregistrer et suivre la présence des élus lors des différentes instances.
* Maintenir à jour le tableau des représentations des élus afin de prévenir les situations de conflits d'intérêts et les tableaux de délégations des élus et des cadres.
Accompagnement des services opérationnels
* Apporter un appui technique aux directions thématiques : effectuer des recherches d'informations réglementaires et mettre à disposition les documents officiels nécessaires.
* Assurer un appui dans la gestion et le paramétrage de l'outil informatique.
Profils recherchés
Savoirs
* Bonne connaissance du fonctionnement et de l'environnement des collectivités territoriales
* Connaissance des actes des collectivités.
Savoir-faire
* Rendre compte de son activité et alerter en cas de dysfonctionnement
* Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, etc)
* Aptitude à la planification et au respect des échéances réglementaires
* Qualités rédactionnelles confirmées
* Prioriser les dossiers à gérer
* Adaptabilité face au changement
* Excellent sens de l'organisation
* Aptitude à travailler en transversalité avec l'ensemble des directions de la collectivité.
Savoir-être
* Confidentialité : Sens de la discrétion professionnelle et du secret administratif.
* Rigueur et autonomie
* Esprit d'équipe marqué
* Adaptabilité et disponibilité (notamment en phase de préparation des instances jusqu'au conseil municipal)
Informations complémentaires :
* Amplitude horaire : 38h/semaine
* Niveau de recrutement : Cadre d'emploi des adjoints administratifs
* Présence requise lors des conseils municipaux (en soirée jusqu'à la fin des séances (en principe 5 à 6 séances par an))
* Poste ouvert aux contractuels (CDD 1 an) en l'absence de titulaires de la fonction publique
* Rémunération statutaire + régime indemnitaire de la Ville de Roubaix
* Bonne connaissance du fonctionnement et de l'environnement des collectivités territoriales
* Connaissance des actes des collectivités.
Savoir-faire
* Rendre compte de son activité et alerter en cas de dysfonctionnement
* Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, etc)
* Aptitude à la planification et au respect des échéances réglementaires
* Qualités rédactionnelles confirmées
* Prioriser les dossiers à gérer
* Adaptabilité face au changement
* Excellent sens de l'organisation
* Aptitude à travailler en transversalité avec l'ensemble des directions de la collectivité.
Savoir-être
* Confidentialité : Sens de la discrétion professionnelle et du secret administratif.
* Rigueur et autonomie
* Esprit d'équipe marqué
* Adaptabilité et disponibilité (notamment en phase de préparation des instances jusqu'au conseil municipal)
Informations complémentaires :
* Amplitude horaire : 38h/semaine
* Niveau de recrutement : Cadre d'emploi des adjoints administratifs
* Présence requise lors des conseils municipaux (en soirée jusqu'à la fin des séances (en principe 5 à 6 séances par an))
* Poste ouvert aux contractuels (CDD 1 an) en l'absence de titulaires de la fonction publique
* Rémunération statutaire + régime indemnitaire de la Ville de Roubaix
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.