Vos missions seront les suivantes :

Missions principales :
1- Réceptionner et enregistrer les sollicitations via l’outil de suivi : demandes transmises par les différents canaux mis en place par la collectivité : accueil, téléphone, courriel, courrier, formulaire numérique ou transmission interne ;
2- Orienter les demandes vers les services compétents : identifier, transmettre, réorienter, coordonner, et veiller à la bonne affectation des sollicitations ;
3- Assurer le suivi des sollicitations jusqu’à leur clôture : suivre, veiller au respect des délais de traitement, effectuer des relances, signaler, actualiser.

Information et relation avec les habitants :
- Informer l’habitant de la bonne prise en compte de sa demande ;
- Apporter, lorsque cela relève de son niveau d’intervention, une première information sur son traitement ;
- Informer l’usager de l’avancement de sa demande lorsque cela est nécessaire ;
- Transmettre les réponses préparées ou validées par les services compétents ;
- Veiller à la clarté, à la courtoisie et à la qualité des réponses ;
- Orienter l’usager vers l’interlocuteur compétent lorsque la demande ne relève pas de la commune ;
- Participer à la qualité de la relation entre les habitants et l’administration municipale ;
- Participer aux réunions habitants.

Coordination avec les services municipaux :
- Travailler de manière transversale avec l’ensemble des directions (interlocuteurs référents, réseau interne, échanges, remonter les difficultés rencontrées) ;
- Contribuer à l’amélioration des circuits internes : garant du circuit administratif et du suivi de la sollicitation.

Suivi de l’activité et des tableaux de bord :
- Alimenter et fiabiliser la base de suivi avec des états réguliers, identifier les demandes en attente et récurrentes ;
- Contribuer à la production d’indicateurs de qualité de service : nombre de sollicitations, nature, origine géographique, service destinataire, délais de prise en charge, de traitement, taux de clôture, etc. ;
- Préparer les éléments nécessaires au suivi de la Direction Générale.

Contribuer à l’amélioration de la qualité de service :
- Identification des difficultés récurrentes rencontrées par les habitants, des dysfonctionnements de l’espace public, des procédures générant des demandes répétitives, des besoins d’amélioration de l’information aux habitants, des problématiques nécessitant une action coordonnée de plusieurs services.

Relations fonctionnelles interne (Direction générale et ensemble des directions et services municipaux) et externe (habitants, partenaires institutionnels, bailleurs, associations, ect.)