Agent d'accueil et d'Etat-Civil
Offre n° O059261006000987
Publiée le 06/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
25 rue Léon Blum, Auby (Nord (59))
Poste à pourvoir le
01/12/2026
Date limite de candidature
13/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
TBI+IFSE+CIA+prime annuelle+ PLURELYA+Amicale du personnel+participation employeur mutuelle et maintien de salaire
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la responsable du service de l’État Civil/Accueil, vous participez à l’ensemble des missions liées à l’état civil et assurez l’accueil et l’accompagnement des administrés dans leurs démarches.
Vous intervenez notamment dans le traitement des actes et dossiers relatifs aux naissances, reconnaissances parentales, mariages, PACS etc.... ainsi que dans la délivrance et la mise à jour des documents d’état civil. Vous intervenez également au niveau de l'accueil dans le cadre d'une organisation de travail en binôme.
Vous intervenez notamment dans le traitement des actes et dossiers relatifs aux naissances, reconnaissances parentales, mariages, PACS etc.... ainsi que dans la délivrance et la mise à jour des documents d’état civil. Vous intervenez également au niveau de l'accueil dans le cadre d'une organisation de travail en binôme.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS GENERALES DU POSTE:
- Assurer les différentes tâches administratives, de secrétariat, d’accueil physique et téléphonique dans le cadre du service public
- Information et orientation générale apportée au public et aux partenaires
I- activités et tâches relatives à l’accueil :
- Assurer l’ouverture et la fermeture des portes d’entrée
- Assurer l’accueil du public, physique et téléphonique
- Organiser l’espace et les panneaux d’affichage
- Gérer la boite mail de la mairie (traiter et diffuser les informations aux agents, élus …)
- Savoir retranscrire et transmettre une demande au service concerné et gérer les priorités
- Gestion régie des photocopieurs accueil/public et Escale
- Gestion du stock de fournitures courantes et réapprovisionnement
- Gestion de la machine à affranchir (demande d’intervention pour panne, toner) et affranchissement du courrier
- Suivi du budget de l’accueil (fonctionnement et investissement)
- Gestion de la mise à disposition de la salle de permanence
- Réception des différents colis et répartition dans les services
- Enregistrement du courrier et ventilation dans le cadre de la gestion électronique du courrier après ouverture et contrôle de l’autorité territoriale
- Gestion de la réservation de véhicule administratif (suivi charge+kilométrage) par l’extranet, google-agenda
- Gestion de la réservation des vélos mis à disposition des élus et du personnel
I- activités et tâches relatives à l’Etat-civil :
- Accueil et information du public concernant les démarches d’état-civil
- Délivrance des copies et extraits d’actes d’état-civil, des livrets de famille
- Rédaction et enregistrement des actes (naissance, mariage, décès)
- Gestion des déclarations de reconnaissance, changement de nom, de prénom
- Assurer la tenue administrative et mise à jour des registres état-civil
- Veiller à la constitution et au suivi des listes trimestrielles du recensement citoyen
- Suivi des inhumations, exhumations et travaux funéraires
- Suivi administratif des concessions funéraires (attribution, renouvellement, résiliation)
- Gestion du fichier population, état civil (naissances, mariages, décès, P.A.C.S.), médailles du travail, médailles de la famille
- Suivi de la liste électorale (inscription-radiation)
- Participe à l’organisation et au bon déroulement des opérations électorales
- Préparation des dossiers de mariage, PACS, baptême républicain
- Assister le Maire et les Adjoints lors des célébrations en semaine et le samedi
- Assure le classement et l’archivage des dossiers
- Utilisation du logiciel ARPEGE
- Assurer les différentes tâches administratives, de secrétariat, d’accueil physique et téléphonique dans le cadre du service public
- Information et orientation générale apportée au public et aux partenaires
I- activités et tâches relatives à l’accueil :
- Assurer l’ouverture et la fermeture des portes d’entrée
- Assurer l’accueil du public, physique et téléphonique
- Organiser l’espace et les panneaux d’affichage
- Gérer la boite mail de la mairie (traiter et diffuser les informations aux agents, élus …)
- Savoir retranscrire et transmettre une demande au service concerné et gérer les priorités
- Gestion régie des photocopieurs accueil/public et Escale
- Gestion du stock de fournitures courantes et réapprovisionnement
- Gestion de la machine à affranchir (demande d’intervention pour panne, toner) et affranchissement du courrier
- Suivi du budget de l’accueil (fonctionnement et investissement)
- Gestion de la mise à disposition de la salle de permanence
- Réception des différents colis et répartition dans les services
- Enregistrement du courrier et ventilation dans le cadre de la gestion électronique du courrier après ouverture et contrôle de l’autorité territoriale
- Gestion de la réservation de véhicule administratif (suivi charge+kilométrage) par l’extranet, google-agenda
- Gestion de la réservation des vélos mis à disposition des élus et du personnel
I- activités et tâches relatives à l’Etat-civil :
- Accueil et information du public concernant les démarches d’état-civil
- Délivrance des copies et extraits d’actes d’état-civil, des livrets de famille
- Rédaction et enregistrement des actes (naissance, mariage, décès)
- Gestion des déclarations de reconnaissance, changement de nom, de prénom
- Assurer la tenue administrative et mise à jour des registres état-civil
- Veiller à la constitution et au suivi des listes trimestrielles du recensement citoyen
- Suivi des inhumations, exhumations et travaux funéraires
- Suivi administratif des concessions funéraires (attribution, renouvellement, résiliation)
- Gestion du fichier population, état civil (naissances, mariages, décès, P.A.C.S.), médailles du travail, médailles de la famille
- Suivi de la liste électorale (inscription-radiation)
- Participe à l’organisation et au bon déroulement des opérations électorales
- Préparation des dossiers de mariage, PACS, baptême républicain
- Assister le Maire et les Adjoints lors des célébrations en semaine et le samedi
- Assure le classement et l’archivage des dossiers
- Utilisation du logiciel ARPEGE
Profils recherchés
Compétences requises :
- Vous disposez de solides connaissances dans le domaine de l’État civil, des élections et du funéraire
- Vous maitrisez les techniques d’accueil et savez renseigner le public avec amabilité et bienveillance
- Vous maitrisez idéalement le logiciel ARPEGE
- Vous avez d’excellentes capacités relationnelles et rédactionnelles, êtes rigoureux·se et méthodique
- Vous aimez la polyvalence et faites preuve de curiosité professionnelle
- Vous êtes autonome dans l’organisation de votre travail et savez rendre des comptes à votre hiérarchie
- Vous savez communiquer dans le respect du principe de neutralité et du devoir de réserve.
- Vous appréciez le cadre de travail en Commune et êtes attaché·e à la qualité du service rendu aux usagers.
- Vous disposez de solides connaissances dans le domaine de l’État civil, des élections et du funéraire
- Vous maitrisez les techniques d’accueil et savez renseigner le public avec amabilité et bienveillance
- Vous maitrisez idéalement le logiciel ARPEGE
- Vous avez d’excellentes capacités relationnelles et rédactionnelles, êtes rigoureux·se et méthodique
- Vous aimez la polyvalence et faites preuve de curiosité professionnelle
- Vous êtes autonome dans l’organisation de votre travail et savez rendre des comptes à votre hiérarchie
- Vous savez communiquer dans le respect du principe de neutralité et du devoir de réserve.
- Vous appréciez le cadre de travail en Commune et êtes attaché·e à la qualité du service rendu aux usagers.
Contact et modalités de candidature
Contact
0327996060
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature à l'attention de Monsieur Le Maire via Emploi-territorial.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.