assistance administrative et gestion locative
Offre n° O059261021000184
Publiée le 03/11/2026
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
429 Boulevard Pasteur, Guesnain (Nord (59))
Poste à pourvoir le
07/12/2026
Date limite de candidature
04/12/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Le service VELLOW de location de vélos à assistance électrique (VAE) créé par le Syndicat Mixte des Transports du Douaisis a vu le jour en juillet 2019 avec un parc de 15 VAE. Trois mois plus tard, devant l'engouement rencontré par la formule, le parc est multiplié par 4 et atteint 65 vélos.
Depuis, l'offre ne cesse de s'étoffer et compte à ce jour près de 1000 VAE.
Actuellement, le service VELLOW est constitué de trois mécaniciens vélos et d'une assistante administrative et chargée de gestion locative.
L'emploi à pourvoir a pour objet de renforcer l'équipe administrative.
Sous la direction du Responsable du pôle Mobilité vous participerez à la gestion administrative et à la gestion locative du service et vous contribuerez à la production d'un service cohérent et de qualité pour la satisfaction de l'usager.
Depuis, l'offre ne cesse de s'étoffer et compte à ce jour près de 1000 VAE.
Actuellement, le service VELLOW est constitué de trois mécaniciens vélos et d'une assistante administrative et chargée de gestion locative.
L'emploi à pourvoir a pour objet de renforcer l'équipe administrative.
Sous la direction du Responsable du pôle Mobilité vous participerez à la gestion administrative et à la gestion locative du service et vous contribuerez à la production d'un service cohérent et de qualité pour la satisfaction de l'usager.
Missions / conditions d'exercice
Missions :
- Gère les rapports avec les usagers du service et assure les actes courants de la gestion locative.
- Accueille et répond aux demandes des usagers.
- Assure le traitement comptable et la gestion administrative des activités du service.
- Contribue à la production d'un service cohérent et de qualité pour la satisfaction des usagers.
Conditions d'exercice :
- Travail en bureau avec horaires calés sur les horaires d'accueil du public.
- Déplacements occasionnels (agence de Douai, actions de promotion du service, dépôt de plainte...).
- Accueil direct des usagers.
- Travail en équipe et en pôle,
Savoirs-faire / détails des misions :
ADMINISTRATIF
1/ Accueil des usagers du service VELLOW et souscription des contrats :
o Assurer l'accueil téléphonique des usagers : répondre aux demandes de renseignements, de rendez-vous...
o Hiérarchiser les demandes ou les informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité.
o Organisation des rendez-vous avec les usagers, gestion du planning et des agendas (pour le retrait, la restitution des vélos et la maintenance régulière des VAE).
o Assurer l'accueil physique des usagers : vérification des pièces contractuelles et souscription des contrats (via le logiciel de
gestion du service VELLOW), encaissement.
o Assurer à terme la possible gestion de la régie de recette.
2/ Gestion des dossiers administratifs des usagers et du service :
o Traitement des dossiers administratifs et saisie de documents via notamment, le logiciel métier (constitution du contrat et
vérification des pièces constitutives du dossier de location).
o Gérer les actes courants de la gestion locative.
o Renseigner et collecter les informations nécessaires au calcul des sommes à payer (loyer, maintenance, ...).
o Appliquer les procédures de traitement et de suivi des réclamations faites par les usagers.
o En fonction des besoins du service : gestion des commandes et suivi des factures (pièces détachées, outillage...).
o Rédaction de documents administratifs.
o Analyse et gestion des situations d'impayés et/ou de non restitution du vélo en fin de location : mise en œuvre de la procédure concernant les impayés et gestion/suivi de cette procédure (relances téléphoniques, rédaction de courriers, gestion des signatures et du suivi des courriers, mise à jour des tableaux de bords et de suivi).
o A terme : assurer la gestion des dépôts de plaintes pour le compte du SMTD.
3/ Gestion de l'information :
o Tenue des tableaux de bord du service.
o Mise à jour des bases de données.
- Gère les rapports avec les usagers du service et assure les actes courants de la gestion locative.
- Accueille et répond aux demandes des usagers.
- Assure le traitement comptable et la gestion administrative des activités du service.
- Contribue à la production d'un service cohérent et de qualité pour la satisfaction des usagers.
Conditions d'exercice :
- Travail en bureau avec horaires calés sur les horaires d'accueil du public.
- Déplacements occasionnels (agence de Douai, actions de promotion du service, dépôt de plainte...).
- Accueil direct des usagers.
- Travail en équipe et en pôle,
Savoirs-faire / détails des misions :
ADMINISTRATIF
1/ Accueil des usagers du service VELLOW et souscription des contrats :
o Assurer l'accueil téléphonique des usagers : répondre aux demandes de renseignements, de rendez-vous...
o Hiérarchiser les demandes ou les informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité.
o Organisation des rendez-vous avec les usagers, gestion du planning et des agendas (pour le retrait, la restitution des vélos et la maintenance régulière des VAE).
o Assurer l'accueil physique des usagers : vérification des pièces contractuelles et souscription des contrats (via le logiciel de
gestion du service VELLOW), encaissement.
o Assurer à terme la possible gestion de la régie de recette.
2/ Gestion des dossiers administratifs des usagers et du service :
o Traitement des dossiers administratifs et saisie de documents via notamment, le logiciel métier (constitution du contrat et
vérification des pièces constitutives du dossier de location).
o Gérer les actes courants de la gestion locative.
o Renseigner et collecter les informations nécessaires au calcul des sommes à payer (loyer, maintenance, ...).
o Appliquer les procédures de traitement et de suivi des réclamations faites par les usagers.
o En fonction des besoins du service : gestion des commandes et suivi des factures (pièces détachées, outillage...).
o Rédaction de documents administratifs.
o Analyse et gestion des situations d'impayés et/ou de non restitution du vélo en fin de location : mise en œuvre de la procédure concernant les impayés et gestion/suivi de cette procédure (relances téléphoniques, rédaction de courriers, gestion des signatures et du suivi des courriers, mise à jour des tableaux de bords et de suivi).
o A terme : assurer la gestion des dépôts de plaintes pour le compte du SMTD.
3/ Gestion de l'information :
o Tenue des tableaux de bord du service.
o Mise à jour des bases de données.
Profils recherchés
Savoir être :
- Autonomie dans l'organisation du travail.
- Rigueur et soin dans la tenue des procédures et des dossiers.
- Capacité de réaction et d'adaptation.
- Diplomatie dans la relation avec le public.
- savoir travailler en équipe.
Savoirs:
- Connaissances des principales règles administratives, financières et comptables applicables à l'administration
territoriale.
- Techniques de gestion de planning.
- Progiciels spécifiques et logiciels de bureautique.
- Maîtrise de la communication orale et écrite.
- Maîtrise des techniques de médiation et de négociation.
- Capacité relationnelles et rédactionnelles.
- Maîtrise de l’environnement institutionnel et des partenaires locaux.
- Autonomie dans l'organisation du travail.
- Rigueur et soin dans la tenue des procédures et des dossiers.
- Capacité de réaction et d'adaptation.
- Diplomatie dans la relation avec le public.
- savoir travailler en équipe.
Savoirs:
- Connaissances des principales règles administratives, financières et comptables applicables à l'administration
territoriale.
- Techniques de gestion de planning.
- Progiciels spécifiques et logiciels de bureautique.
- Maîtrise de la communication orale et écrite.
- Maîtrise des techniques de médiation et de négociation.
- Capacité relationnelles et rédactionnelles.
- Maîtrise de l’environnement institutionnel et des partenaires locaux.
Contact et modalités de candidature
Contact
0327991999
Informations complémentaires
Régime indemnitaire, RIFSEEP (IFSE+CIA) ; 4 formules de temps de travail de 35 heures à 38 heures au choix ; titres restaurant ; participation de l'employeur à la mutuelle et à la prévoyance ; PLURELYA et amicale du personnel (chèques vacances; noël...)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.