Missions principales :

ÉTAT CIVIL
• Rédiger les différents actes d’état civil ;
• Délivrer les actes d’état civil au guichet, par courrier et par voie dématérialisée ;
• Instruire et traiter les demandes relatives aux changements de nom et de prénom ;
• Contrôler les actes et les mentions avant reliure des différents registres ;
• Éditer les tables annuelles et décennales ;
• Enregistrer les avis de naissance provenant d’autres communes ;
• Traiter les différents jugements et décisions : adoptions plénières et simples, divorces, changements de régime matrimonial, changements de régime matrimonial, changements de sexe, etc. ;
• Gérer et traiter les rectifications administratives ;
• Gérer les livrets de famille ;
• Gérer la plateforme COMEDEC et assurer le traitement des échanges dématérialisés d’actes d’état civil avec les notaires, avocats, préfecture et administrations habilitées ;
• Transmettre les actes d’état civil à l’INSEE ;
• Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers relevant de l’état civil ;
• Appliquer les règles relatives à la confidentialité et à la protection des données personnelles
• Assurer une veille sur l’évolution de la réglementation relative à l’état civil.

MARIAGES, PACS ET PARRAINAGES
• Accueillir et renseigner les futurs époux et les usagers ;
• Instruire les dossiers de mariage ;
• Contrôler la complétude et la conformité des pièces produites ;
• Préparer les dossiers et les actes nécessaires aux célébrations ;
• Organiser le suivi administratif des mariages ;
• Assurer les formalités consécutives aux célébrations ;
• Participer à la célébration des mariages dans le cadre des habilitations et délégations accordées ;
• Instruire et traiter les dossiers de PACS ;
• Assurer le suivi administratif des PACS ;
• Préparer et organiser les parrainages civils ;
• Assurer les formalités administratives liées aux parrainages.

POPULATION ET FORMALITÉS ADMINISTRATIVES
• Gérer et contrôler les attestations d’accueil ;
• Gérer et contrôler les dossiers de recensement citoyen ;
• Assurer le suivi des dossiers relevant des missions de population ;
• Informer et accompagner les usagers dans leurs démarches administratives ;
• Appliquer les procédures réglementaires relatives aux formalités traitées.

CIMETIÈRES ET SECTEUR FUNÉRAIRE
• Accueillir et accompagner les familles en deuil dans leurs démarches administratives ;
• Gérer les désistements, abandons et reprises de concessions ;
• Gérer les transports de corps et les vacations de police qui en résultent ;
• Gérer les emplacements des concessions et des colombariums des trois cimetières communaux ;
• Assurer le suivi administratif et financier des concessions et des colombariums ;
• Assurer le suivi des travaux liés aux concessions et aux équipements funéraires ;
• Gérer les accès aux cimetières pour les professionnels ;
• Rédiger et enregistrer les titres de concessions ;
• Organiser et suivre les opérations d’inhumation et d’exhumation ;
• Gérer la régie des cimetières ;
• Assurer le suivi des opérations funéraires en lien avec les familles et les opérateurs concernés ;
• Assurer les relations avec les opérateurs funéraires et les différents intervenants ;
• Appliquer la réglementation relative aux cimetières et aux opérations funéraires ;
• Assurer la mise à jour des données et des dossiers relatifs aux cimetières.

QUALIVILLES ET QUALITÉ DE SERVICE
• Appliquer les procédures et engagements liés à la démarche Qualivilles ;
• Respecter les standards de qualité et les délais définis par la collectivité ;
• Participer à l’amélioration continue de la qualité de l’accueil et du traitement des demandes ;
• Assurer la traçabilité des démarches et des demandes traitées ;
• Signaler à la hiérarchie toute difficulté rencontrée dans l’application des procédures ou tout dysfonctionnement constaté.

Missions complémentaires :

ACCUEIL
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers du service ;
• Informer et orienter les usagers dans leurs démarches ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’Hôtel de Ville selon les besoins du service ;
• Traiter les demandes de cartes nationales d’identité et de passeports ;
• Instruire les demandes d’inscription sur les listes électorales ;
• Participer aux opérations électorales selon les besoins du service ;
• Participer aux opérations de recensement de la population, selon les nécessités du service ;
• Assurer toute mission administrative relevant de son domaine de compétences et nécessaire à la continuité du service.
• Les missions peuvent être amenées à évoluer en fonction des besoins du service et de l’organisation de la collectivité.

Encadrement : non concerné