L'assistant administratif (H/F) assure la gestion administrative pour le service scolaire et les Accueil Collectif des Mineurs, et coordonne le dispositif du Conseil Municipal Jeunes (CMJ) en lien avec l'élu référent.

Sous la responsabilité directe du responsable du service scolaire et jeunesse:

1°) Vie Scolaire (taux 35 %) :
- Accueil physique et téléphonique des administrés
- Utilisation de la messagerie : prise de rdv et programmation de réunion Rédaction de courriers et rapports en lien avec la responsable.
- Suivi des rapports et délibérations (Acte office) en lien avec l'administration générale
- Liaison (et retour d'information) avec les écoles, les services de restauration scolaire, d'accueil périscolaire et les services internes de la mairie.
- Suivi des comptes rendus des réunions des Conseils d'Ecoles : transmission et suivi des différentes demandes de travaux (engagement e-atal) et autres aux services municipaux (travaux : Service Technique ; Police Municipale,).
- Suivi de l'entretien et des travaux dans les écoles en lien avec les services techniques Renfort sur les missions du secrétariat actuel en matière de suivi du remplacement des absences des ATSEM dans les écoles et des dossiers d'inscriptions et dérogations scolaires
- Engagement et suivi des commandes de fournitures, de matériel (devis) et facturation (écoles, restauration, accueil périscolaire et médecine scolaire).

2°) Accueils Collectifs de Mineurs (Taux 50 %) :
Suppléer le coordinateur en cas d'absence sous approbation de la responsable du service ;
- Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité au sein du service ;
- Prendre note lors des réunions avec le coordinateur afin de réaliser les comptes rendus ;
- Réaliser des remplacements d'agents absents sur les différents sites en concertation avec le coordinateur ;
- Suivre et communiquer avec le coordinateur sur les différents projets abordés durant l'année ;
- Tenir informé le coordinateur des tâches administratives effectuées, des appels téléphoniques reçus ou toute décision pouvant être prise durant son absence ;
- Participer à la préparation administrative ou pédagogique des centres ;
- Gérer les stocks - engagement des commandes : - matériel pédagogique - pharmacie - goûters ;
- Classer et archiver les dossiers, plannings répertoriés par site,
- Veiller à l'enregistrement des dossiers d'inscriptions, des données régulières des présences et absences des enfants et de la tenue des statistiques de la CAF.

3°) Coordinateur du Conseil Municipal des Jeunes (taux 15 %) : En lien direct avec l'élue déléguée au Conseil Municipal des Jeunes
- Impulser auprès des jeunes élus la réalisation d'actions citoyennes.
- Développer et entretenir des partenariats avec l'ensemble des acteurs institutionnels et associatifs du territoire, afin de favoriser la mise en œuvre des projets validés par le CMJ.
- Développer et favoriser la communication des actions du CMJ auprès des élus, des établissements scolaires, de la population par l'utilisation de médias comme le site internet de la ville et Facebook.
- Mettre en place les outils nécessaires au suivi de l'ensemble des projets et rédaction du rapport d'activité du CMJ, des comptes rendus de séance.

COMPETENCES REQUISES :
- Obligations de réserve, d'obéissance hiérarchique et de discrétion professionnelle.
- Niveau d'études / Diplôme : BAC
- Connaître son territoire d'action et le fonctionnement d'une collectivité.
- Avoir une bonne aisance rédactionnelle (courriers, convocations, rapports )
- Assurer des travaux de correspondance administrative et de comptabilité
- Connaitre la méthode d'archivage et de classement
- Utilisation d'outils bureautiques : word, excel, powerpoint
- Relations directes avec les administrés, les équipes, les services internes : avoir le sens de l'écoute, savoir informer, s'adapter et gérer les imprévus.

Savoir Etre :
- Esprit d'équipe
- Pédagogue
- Méthodique
- Organisée
- Diplomate
- Réactive
- Disponible
- Ordonnée
- Attentive
- Rigoureuse
- Consciencieuse
- Respectueuse
- Ponctuelle