Secrétaire d'accueil et de gestion des instances communautaires H/F
Offre n° O060260731001835
Publiée le 31/07/2026
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 rue halatte - bp 20255, Pont-Sainte-Maxence (Oise (60))
Poste à pourvoir le
01/10/2026
Date limite de candidature
29/09/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Suivant barème de la Fonction Publique Territoriale + avantages sociaux (CNAS, titres-restaurants, participation mutuelle et prévoyance).
Descriptif de l'emploi
L'agent d'accueil et d'information est en général le premier contact téléphonique et/ou physique avec le public. Il/Elle est par conséquent l'image et la voix de la collectivité, véritable ambassadeur/ambassadrice de celle-ci, apportant par la qualité de son savoir-faire une image positive.
En parallèle, en lien et en collaboration au sein de l'équipe administrative, l'agent participe à garantir l'ensemble du processus lié à la tenue, à la sécurisation et au suivi des instances communautaires (Bureau et Conseil).
L’agent d’accueil est placé sous l’autorité de la responsable du service des finances et comptabilité, affaires juridiques, marchés publics et des instances.
Il/Elle est responsable de la réalisation des tâches qui lui sont confiées.
En parallèle, en lien et en collaboration au sein de l'équipe administrative, l'agent participe à garantir l'ensemble du processus lié à la tenue, à la sécurisation et au suivi des instances communautaires (Bureau et Conseil).
L’agent d’accueil est placé sous l’autorité de la responsable du service des finances et comptabilité, affaires juridiques, marchés publics et des instances.
Il/Elle est responsable de la réalisation des tâches qui lui sont confiées.
Missions / conditions d'exercice
Missions : (Liste non exhaustive)
1. Gestion du standard, accueil et dématérialisation (Mission principale) :
o Réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services.
o Réception, traitement et diffusion de l'information en général.
o Utilisation et suivi des parapheurs électroniques (FAST-Parapheur) pour le circuit des signatures et la gestion des actes
o Maîtrise organisationnelle de son espace de travail.
o Gestion des supports de communication interne (annuaires, adresses, téléphones).
2. Gestion intégrée de la flotte automobile :
o Suivi et entretien : Planification des révisions, contrôles techniques et gestion des réparations des véhicules.
o Gestion administrative et financière : Demandes et suivi des devis auprès des garages/fournisseurs, vérification des factures.
o Assurances & Sinistres : Déclaration et suivi des dossiers de sinistres en lien direct avec les compagnies d'assurance.
o Gestion opérationnelle : Suivi des carnets de bord, attribution/réservation des véhicules et gestion des cartes carburant/badges.
3. Gestion des ordres de mission et déplacements :
o Saisie et rédaction : Établissement des ordres de mission permanents et ponctuels pour les déplacements des agents et des élus.
o Circuit de validation : Transmission pour signature administrative via les outils dédiés (FAST-Parafeur) et vérification des pièces justificatives.
4. Gestion des instances communautaires (Bureau & Conseil communautaire) — En travail d'équipe :
o Participation, au sein de l'équipe administrative, à la préparation des documents et au suivi du processus global des instances.
o Rédaction des convocations et transmission aux élus.
o Présence physique et assistance logistique/administrative lors des réunions du Conseil communautaire.
o Rédaction des délibérations et tenue des registres légaux.
o Transmission des actes au contrôle de légalité (Préfecture) et gestion de la publication/affichage.
o Co-rédaction et finalisation des procès-verbaux des séances du Bureau et du Conseil.
5. Secrétariat et logistique administrative :
o Tenue de l'agenda de réservation des salles.
o Travaux divers de bureautique (saisie et mise en forme de courriers, tableaux, comptes rendus, rapports).
o Enregistrement du courrier arrivée et affranchissement du courrier départ.
o Réception et distribution des colis.
o Réception des dossiers de candidature du service marchés publics.
o Établissement des devis pour les impressions des communes du territoire et suivi.
o Gestion de la petite maintenance des photocopieurs, le prêt et le suivi de matériel (GPS, vidéoprojecteur, écran, sono, lecteur DVD).
o Envoi de convocations diverses.
6. Gestion des fournitures :
o Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs.
o Gestion des commandes de fournitures de bureau.
o Aide aux différents services (après accord du supérieur hiérarchique).
Public et interlocuteurs :
• Interne : Relations fréquentes avec les services de la collectivité, les élus, la direction.
• Externe : Public, usagers, Préfecture (contrôle de légalité), partenaires de la collectivité, livreurs et professionnels.
1. Gestion du standard, accueil et dématérialisation (Mission principale) :
o Réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services.
o Réception, traitement et diffusion de l'information en général.
o Utilisation et suivi des parapheurs électroniques (FAST-Parapheur) pour le circuit des signatures et la gestion des actes
o Maîtrise organisationnelle de son espace de travail.
o Gestion des supports de communication interne (annuaires, adresses, téléphones).
2. Gestion intégrée de la flotte automobile :
o Suivi et entretien : Planification des révisions, contrôles techniques et gestion des réparations des véhicules.
o Gestion administrative et financière : Demandes et suivi des devis auprès des garages/fournisseurs, vérification des factures.
o Assurances & Sinistres : Déclaration et suivi des dossiers de sinistres en lien direct avec les compagnies d'assurance.
o Gestion opérationnelle : Suivi des carnets de bord, attribution/réservation des véhicules et gestion des cartes carburant/badges.
3. Gestion des ordres de mission et déplacements :
o Saisie et rédaction : Établissement des ordres de mission permanents et ponctuels pour les déplacements des agents et des élus.
o Circuit de validation : Transmission pour signature administrative via les outils dédiés (FAST-Parafeur) et vérification des pièces justificatives.
4. Gestion des instances communautaires (Bureau & Conseil communautaire) — En travail d'équipe :
o Participation, au sein de l'équipe administrative, à la préparation des documents et au suivi du processus global des instances.
o Rédaction des convocations et transmission aux élus.
o Présence physique et assistance logistique/administrative lors des réunions du Conseil communautaire.
o Rédaction des délibérations et tenue des registres légaux.
o Transmission des actes au contrôle de légalité (Préfecture) et gestion de la publication/affichage.
o Co-rédaction et finalisation des procès-verbaux des séances du Bureau et du Conseil.
5. Secrétariat et logistique administrative :
o Tenue de l'agenda de réservation des salles.
o Travaux divers de bureautique (saisie et mise en forme de courriers, tableaux, comptes rendus, rapports).
o Enregistrement du courrier arrivée et affranchissement du courrier départ.
o Réception et distribution des colis.
o Réception des dossiers de candidature du service marchés publics.
o Établissement des devis pour les impressions des communes du territoire et suivi.
o Gestion de la petite maintenance des photocopieurs, le prêt et le suivi de matériel (GPS, vidéoprojecteur, écran, sono, lecteur DVD).
o Envoi de convocations diverses.
6. Gestion des fournitures :
o Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs.
o Gestion des commandes de fournitures de bureau.
o Aide aux différents services (après accord du supérieur hiérarchique).
Public et interlocuteurs :
• Interne : Relations fréquentes avec les services de la collectivité, les élus, la direction.
• Externe : Public, usagers, Préfecture (contrôle de légalité), partenaires de la collectivité, livreurs et professionnels.
Profils recherchés
• Formation / Expérience : BTS secrétariat ou BAC secrétariat avec au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Compétences techniques & Savoir-faire :
o Maîtrise du standard téléphonique, de l'outil informatique et des règles d'accueil.
o Maîtrise des procédures administratives et réglementaires applicables aux instances territoriales.
o Maîtrise des techniques de secrétariat et de communication écrite et orale.
o Rédaction d'actes administratifs (délibérations, PV) et règles du contrôle de légalité.
o Bon niveau rédactionnel.
• Qualités requises :
o Capacité à concilier l'accueil physique/téléphonique et les tâches administratives.
o Aptitude au travail en équipe, sens de la coordination et du partage d'informations.
o Organisation, calme, rigueur, écoute et excellente présentation.
o Autonomie, disponibilité (réunions en soirée pour le Conseil) et réactivité.
o Respect strict du secret professionnel et devoir de réserve.
• Compétences techniques & Savoir-faire :
o Maîtrise du standard téléphonique, de l'outil informatique et des règles d'accueil.
o Maîtrise des procédures administratives et réglementaires applicables aux instances territoriales.
o Maîtrise des techniques de secrétariat et de communication écrite et orale.
o Rédaction d'actes administratifs (délibérations, PV) et règles du contrôle de légalité.
o Bon niveau rédactionnel.
• Qualités requises :
o Capacité à concilier l'accueil physique/téléphonique et les tâches administratives.
o Aptitude au travail en équipe, sens de la coordination et du partage d'informations.
o Organisation, calme, rigueur, écoute et excellente présentation.
o Autonomie, disponibilité (réunions en soirée pour le Conseil) et réactivité.
o Respect strict du secret professionnel et devoir de réserve.
Contact et modalités de candidature
Contact
0344700401
Informations complémentaires
Conditions d’exercice :
• Temps de travail : Temps complet (35 heures par semaine) avec pics d'activité et présence en soirée lors des conseils.
• Cadres d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux (Fonctionnaire ou Contractuel).
Merci d’envoyer votre candidature, CV + lettre manuscrite
A Monsieur le Président
Communauté de Communes des Pays d’Oise et d’Halatte
Service des Ressources Humaines
1 Rue d’Halatte
60700 PONT-SAINTE-MAXENCE
recrutements@ccpoh.fr
• Temps de travail : Temps complet (35 heures par semaine) avec pics d'activité et présence en soirée lors des conseils.
• Cadres d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux (Fonctionnaire ou Contractuel).
Merci d’envoyer votre candidature, CV + lettre manuscrite
A Monsieur le Président
Communauté de Communes des Pays d’Oise et d’Halatte
Service des Ressources Humaines
1 Rue d’Halatte
60700 PONT-SAINTE-MAXENCE
recrutements@ccpoh.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.