GESTION ADMINISTRATIVE :
- Accueil physique (renseignements résidents, familles intervenants médicaux
paramédicaux, représentants fournisseurs, réception des traitements
médicamenteux...) et téléphonique
- Entretiens divers (demandes de renseignements, partenaires - Conseil
Départemental, ARS, tutelles...)
- Recevoir et accueillir les personnes âgées et leurs familles (visite de la structure,
accompagnements des familles en vue d'un transfert...)
- Instruire les dossiers administratifs du résident
- Suivi des entrées-sorties des résidents (emménagement, déménagement, décès,
état des lieux...)
- Enregistrement, classement courrier
- Elaborer les rapports d'activité (Foyer et Forfait soins) production de statistiques
- Elaborer les grilles AGGIR
- Suivi des mouvements (hospitalisations, sorties, décès) et rendre compte à la
CPAM
- Relations avec les divers organismes (caisse de retraite, conseil départemental,
CAF, CPAM...)
- Mettre en place les procédures (plan bleu, prévention de la grippe, vaccination
Covid 19, etc...)
- Réaliser le livret d'accueil, contrat de séjour, règlement intérieur
- Préparer, convoquer et animer le Conseil de la Vie Sociale
- Elaborer le projet d'animation
- Elaborer le projet d'établissement :
- Dégager des orientations stratégiques en fonction de la population accueillie et
des moyens disponibles
- Formaliser le projet institutionnel
- Mettre en place une démarche qualité pour la prise en charge du résident
- Piloter sa mise en oeuvre en liaison avec l'équipe pluridisciplinaire
- Elaborer la charte du résident par la déclinaison des orientations du projet
d'établissement
- Suivre les évolutions législatives
- Effectuer des enquêtes de satisfaction, évaluations internes et externes
- Mise en place et animation des commissions restauration
- Mise en place des différentes manifestations au sein de l'établissement (semaine
bleue, expositions vente, animations, accueil des associations...)
GESTION BUDGETAIRE :
- Participe à l'élaboration du budget en concertation avec le service comptable du
CCAS
- Suivi des commandes et de l'exécution budgétaire
GESTION RESSOURCES HUMAINES :
- Management, encadrement et formation des personnels
- Fédérer et animer une équipe pluri disciplinaire
- Identifier les besoins en compétence
- Encadrement du personnel soignant
- Répartir et coordonner les activités en fonction des contraintes du service
- Définir les procédures dans le respect du cadre législatif
- Suivre et contrôler les activités des agents, veiller à la qualité des services
- Repérer et gérer les conflits (entre agents et/ou agents et résidents)
- Conduire les entretiens d'évaluation annuelle du personnel
- Elaborer les fiches métier et conclure les entretiens de recrutement
- Elaboration des plannings de travail et horaires
- Effectuer le pointage mensuel avec planning récapitulatif pour la remise des
chèques déjeuner
- Etablir le plan de formations annuel, superviser sa mise en oeuvre
- Encadrement des stagiaires avec évaluation et participation aux jurys d'examens
GESTION MATERIELLE ET TECHNIQUE DE L'ETABLISSEMENT :
- Définir les besoins en matériels et en équipements
- Suivre et contrôler l'exécution des travaux, réparations et aménagements (régie et
entreprises)
- Commande et gestion des stocks
- Contrôle des règles d'hygiène et de sécurité
- Participer à l'aménagement des espaces
- ANIMATION ET DEVELOPPEMENT DES PARTENARIATS :
- Coordonner les activités des intervenants extérieurs
- Négocier avec les différents partenaires
- Développer des relations et des échanges avec les bénévoles, associations, écoles,
crèches...
- Négocier et signer des conventions avec les différents partenaires et acteurs
ACCOMPAGNER LE TRANSFERT DE LA RESIDENCE VERS UN NOUVEAU SITE EN 2024 :
- Participer aux réunions de chantier avec le constructeur/maître d'ouvrage
- Communiquer avec les différents partenaires de l'opération
- Etre force de proposition pour l'aménagement de la future résidence
- Préparer et suivre les différents marchés publics et conventions liés au transfert de
l'actuelle résidence
- Préparer le déménagement des résidents
- Anticiper les besoins
- Préparer le budget prévisionnel de la future résidence