Secrétaire de site
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O062231201282658
Publiée le 07/12/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
153 rue de brequerecque, Boulogne-sur-Mer (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
01/02/2024
Date limite de candidature
11/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Pôle solidarités
maison du Département solidarité du boulonnais
Site de Boulogne-sur-Mer
Le secrétaire de site est placé au sein du service administratif de la maison du Département solidarité (MDS) sous l'autorité du Responsable Territorial Solidarités (RTS). A ce titre, vous êtes amené à travailler sur l'ensemble des missions du site.
maison du Département solidarité du boulonnais
Site de Boulogne-sur-Mer
Le secrétaire de site est placé au sein du service administratif de la maison du Département solidarité (MDS) sous l'autorité du Responsable Territorial Solidarités (RTS). A ce titre, vous êtes amené à travailler sur l'ensemble des missions du site.
Missions / conditions d'exercice
Placé sous l'autorité du Responsable Territorial Solidarités (RTS), le secrétaire de site a pour missions de :
* Missions d'accueil, d'information et d'orientation :
Que ce soit dans le cadre de l'accueil physique ou téléphonique, le secrétaire de site, en tant que membre d'un réseau d'acteurs de 1er accueil sur le territoire, est amené, en fonction de la demande de l'usager à :
- identifier et qualifier la demande ;
- fournir les informations générales et documents/formulaires, aider au remplissage et vérifier la complétude du dossier ;
- vérifier l'effectivité des droits et informer sur l'éligibilité aux prestations ;
- orienter vers le service compétent interne/externe, afin de lutter notamment contre l'errance institutionnelle ;
- prendre rendez-vous pour l'usager avec les services internes en fonction des agendas des professionnels.
Pour une réponse plus efficace, il doit développer un travail coordonné avec l'ensemble des services du site et avec les partenaires.
* Mission d'appui administratif et de pilotage :
gestion et suivi du courrier (papier, électronique, ...);
- mettre à jour et classer les pièces des dossiers sociaux, gérer l'archivage ;
- concevoir, saisir des documents, et mettre en forme des écrits professionnels ;
gérer les bases de données et de collecte de l'information en lien avec l'activité du site ;
gérer et réguler les échanges d'information entre les différents services et entités du pôle solidarités ;
assurer le secrétariat des commissions (préparer les dossiers, tenir les tableaux de bord de suivi, courriers de convocation, de notification, concevoir des supports d'animation, ...) et en rédiger les comptes rendus ;
- appuyer les services dans la réalisation de leur activité.
Par délégation du RTS :
* Mission communication (en lien avec le responsable administration générale (RAG)) :
- assurer le suivi des interpellations des élus et des partenaires et le relais des réponses apportées ;
- afficher et diffuser les informations institutionnelles et assurer la remontée des informations ;
- assurer la référence concernant les outils wikisol et Intranet [référent wikisol du site].
* Mission ressources humaines (en lien avec le responsable administration générale) :
- réaliser les tâches liées à la gestion ressources humaines du quotidien ;
- assurer l'accueil des stagiaires ;
- accueillir les nouveaux arrivants (gestion des annuaires, gestion des habilitations et des droits d'accès (demandes d'accès aux ressources informatiques (DARI), ...).
* Missions logistiques :
- réaliser les commandes et la réception des matériels et fournitures ;
- assurer la gestion des personnels d'entretien (sur délégation du RTS) ;
- assurer la gestion, en lien avec le pôle aménagement et développement territorial, des travaux d'entretiens, des déménagements, des assurances et des sinistres ;
- assurer en lien avec la direction des services numériques, l'installation et le renouvellement des outils informatiques et de téléphonie et assurer la remontée des problématiques et des demandes d'intervention ;
- faire le lien avec les services des communes d'implantation concernant les locaux mis à disposition et les demandes connexes ;
- gérer le planning d'occupation des salles et de réservation des véhicules de service ;
- assurer toute autre mission de gestion à la demande du RTS pour assurer le bon fonctionnement du site.
* Mission de professionnalisation :
- à destination des étudiants en formation et plus généralement de transmission des savoirs au même titre que l'ensemble des agents.
* Missions d'accueil, d'information et d'orientation :
Que ce soit dans le cadre de l'accueil physique ou téléphonique, le secrétaire de site, en tant que membre d'un réseau d'acteurs de 1er accueil sur le territoire, est amené, en fonction de la demande de l'usager à :
- identifier et qualifier la demande ;
- fournir les informations générales et documents/formulaires, aider au remplissage et vérifier la complétude du dossier ;
- vérifier l'effectivité des droits et informer sur l'éligibilité aux prestations ;
- orienter vers le service compétent interne/externe, afin de lutter notamment contre l'errance institutionnelle ;
- prendre rendez-vous pour l'usager avec les services internes en fonction des agendas des professionnels.
Pour une réponse plus efficace, il doit développer un travail coordonné avec l'ensemble des services du site et avec les partenaires.
* Mission d'appui administratif et de pilotage :
gestion et suivi du courrier (papier, électronique, ...);
- mettre à jour et classer les pièces des dossiers sociaux, gérer l'archivage ;
- concevoir, saisir des documents, et mettre en forme des écrits professionnels ;
gérer les bases de données et de collecte de l'information en lien avec l'activité du site ;
gérer et réguler les échanges d'information entre les différents services et entités du pôle solidarités ;
assurer le secrétariat des commissions (préparer les dossiers, tenir les tableaux de bord de suivi, courriers de convocation, de notification, concevoir des supports d'animation, ...) et en rédiger les comptes rendus ;
- appuyer les services dans la réalisation de leur activité.
Par délégation du RTS :
* Mission communication (en lien avec le responsable administration générale (RAG)) :
- assurer le suivi des interpellations des élus et des partenaires et le relais des réponses apportées ;
- afficher et diffuser les informations institutionnelles et assurer la remontée des informations ;
- assurer la référence concernant les outils wikisol et Intranet [référent wikisol du site].
* Mission ressources humaines (en lien avec le responsable administration générale) :
- réaliser les tâches liées à la gestion ressources humaines du quotidien ;
- assurer l'accueil des stagiaires ;
- accueillir les nouveaux arrivants (gestion des annuaires, gestion des habilitations et des droits d'accès (demandes d'accès aux ressources informatiques (DARI), ...).
* Missions logistiques :
- réaliser les commandes et la réception des matériels et fournitures ;
- assurer la gestion des personnels d'entretien (sur délégation du RTS) ;
- assurer la gestion, en lien avec le pôle aménagement et développement territorial, des travaux d'entretiens, des déménagements, des assurances et des sinistres ;
- assurer en lien avec la direction des services numériques, l'installation et le renouvellement des outils informatiques et de téléphonie et assurer la remontée des problématiques et des demandes d'intervention ;
- faire le lien avec les services des communes d'implantation concernant les locaux mis à disposition et les demandes connexes ;
- gérer le planning d'occupation des salles et de réservation des véhicules de service ;
- assurer toute autre mission de gestion à la demande du RTS pour assurer le bon fonctionnement du site.
* Mission de professionnalisation :
- à destination des étudiants en formation et plus généralement de transmission des savoirs au même titre que l'ensemble des agents.
Profils recherchés
Savoirs :
- de formation secrétaire médico-sociale ;
- connaissance des politiques départementales en matière sociale et de l'environnement institutionnel d'une maison du département solidarité ;
- connaissance des partenaires internes et externes d'une maison du département solidarité.
Savoir-faire :
- capacité d'analyse et de synthèse (pouvoir redéfinir une demande et la répercuter au professionnel concerné) ;
- maîtrise de l'accueil physique et téléphonique ;
- maîtrise des techniques rédactionnelles ;
- maîtrise de l'outil et des logiciels informatiques utiles à l'activité (word, excel, outlook, génésis, ...).
Savoir-être :
- capacités relationnelles ;
- capacités d'écoute et de communication ;
- adaptabilité, réactivité ;
- disponibilité ;
- aptitude au travail en équipe ;
- rigueur, méthode et organisation ;
- force de propositions.
- de formation secrétaire médico-sociale ;
- connaissance des politiques départementales en matière sociale et de l'environnement institutionnel d'une maison du département solidarité ;
- connaissance des partenaires internes et externes d'une maison du département solidarité.
Savoir-faire :
- capacité d'analyse et de synthèse (pouvoir redéfinir une demande et la répercuter au professionnel concerné) ;
- maîtrise de l'accueil physique et téléphonique ;
- maîtrise des techniques rédactionnelles ;
- maîtrise de l'outil et des logiciels informatiques utiles à l'activité (word, excel, outlook, génésis, ...).
Savoir-être :
- capacités relationnelles ;
- capacités d'écoute et de communication ;
- adaptabilité, réactivité ;
- disponibilité ;
- aptitude au travail en équipe ;
- rigueur, méthode et organisation ;
- force de propositions.
Contact et modalités de candidature
Contact
0321215651
Informations complémentaires
Les lettres de candidature doivent être adressées à monsieur le Président du Conseil départemental du Pas-de-Calais Direction des ressources humaines, direction adjointe pilotage et administration RH, hôtel du département rue Ferdinand Buisson, 62018 ARRAS Cedex 9.
En ce qui concerne la nature du poste, les contacts peuvent être pris auprès de madame Nathalie Legrand, responsable Territoriale Solidarités (RTS) du Boulonnais au 03 21 99 44 90.
Pour tout autre renseignement, contactez Madame Julie Lesage, chargée de recrutement / mobilité, au 03.21.21.56.51.
Référence : JL/TD Secrétaire de site Boulogne
En ce qui concerne la nature du poste, les contacts peuvent être pris auprès de madame Nathalie Legrand, responsable Territoriale Solidarités (RTS) du Boulonnais au 03 21 99 44 90.
Pour tout autre renseignement, contactez Madame Julie Lesage, chargée de recrutement / mobilité, au 03.21.21.56.51.
Référence : JL/TD Secrétaire de site Boulogne
Lien de candidature
recrutement.solidarites@pasdecalais.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.