Le/la coordinateur/trice coordonne la mission administrative au niveau du Cabinet du Président, de la Direction Générale des Services, de la Direction Générale du Pôle Territoire Ecologique et de la Direction des Affaires financières.
Il/Elle pilote l’activité générale du secrétariat, la gestion du courrier, recueille et transmet les parapheurs et courriers nécessaires au bon fonctionnement des services. Il/Elle encadre directement les 2 assistantes.
Participe aux missions du secrétariat du cabinet de la présidence.

• Encadrement des deux assistantes de direction mutualisées
• Structuration, pilotage et animation du réseau des assistantes de direction de l’établissement
• Pilotage et coordination de l’activité du secrétariat mutualisé :
- Gestion du courrier physique et dématérialisé (tri, affectation, suivi, ...) et des parapheurs (affectation, suivi, ...) pour l'ensemble des services de l'établissement.
- Accueil physique et téléphonique, prise de rendez-vous, préparation des dossiers de rendez-vous, gestion des agendas,
- Organisation de réunions et participation à l’organisation des manifestations montées par le Cabinet
- Assure l’entretien annuel d’évaluation des assistants(es).

• Coordination des activités administratives
- Rédiger, saisir, relire, corriger, mettre en forme tous types de documents de formes et contenus divers,
- Gérer la mise en parapheur et le suivi des signatures
- Gérer la réception, la distribution et l’envoi des courriers (logiciel métier, photocopie, scan, mise sous pli…),
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
- Suivi des plannings d’absences (congés, formations, arrêts…),
- Référent logiciel Horoquartz.
- Référent Archives
- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous(papier et informatique),
- Opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents et archiver,
- Gérer les consommables (papier/cartouches/fournitures…).

• Coordination de la réception, du traitement et de la diffusion d'informations
- Elaboration et mise à jour des fichiers communs,
- Gestion et diffusion de l’information,
- Centralisation des besoins et des documents.

• Pilotage de la planification des réunions et de des agendas
- Gérer l’agenda du DGS/CAB, prendre des rendez-vous en fonction des priorités.
- Organiser et planifier les réunions
- Réserver les salles
- Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions
- Participation ponctuelle à des événements en soirée ou week-end (commission, conseil)

 Les « savoirs »
Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
Techniques de recherche documentaire
Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
Logiciels de bureautique
Fonctionnement de l'Internet et de l'intranet, Airdélib, Astre, Fastélus, Aircourrier …
Notions d'organisation et de gestion du temps
Techniques de classement et d'archivage

 Les « savoir-faire »
S'exprimer correctement oralement et par écrit
Rigueur et méthode
Qualités rédactionnelles

 Les « savoir-être »
Ensemble des aspects comportementaux et relationnels spécifiques au poste.
Discrétion sur les informations confidentielles
Qualités relationnelles