Dans le cadre de l'exercice de ses compétences et de la mise en œuvre de son Projet de Territoire écologique (PTE), la Communauté d'Agglomération Hénin-Carvin recrute par voie statutaire ou à défaut, par voie contractuelle, un.e assistant.e administrative mutualisé.

La mission est exercée sous l'autorité de la Directrice Aménagement Habitat Mobilités et Coopérations, et s'inscrit dans l'une des orientations fortes du PTE qui vise à faire de la Communauté d'Agglomération Hénin Carvin, " un territoire de partage de coopération et d'initiatives ".

Descriptif général des missions

Missions gestion administrative

* Gestion administrative de la Direction
- Comprendre la demande et renseigner les usagers
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Gestion des agendas et planification des réunions
- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous(papier et informatique),
- Opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents et archiver,
- Gérer les consommables (papier/cartouches/fournitures...).

* Réalisation de travaux de bureautique
- Organiser les agendas et planifier les réunions des agents du service aménagement et de la direction du pole,
- Saisir, relire, corriger, mettre en forme tous types de documents de formes et contenus divers,
- Gérer la mise en parapheur et le suivi des signatures
- Gérer la réception, la distribution et l'envoi des courriers (logiciel métier, photocopie, scan, mise sous pli...),
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
- Suivi des plannings d'absences (congés, formations, arrêts...),
- Référent logiciel Horoquartz.

* Réception, traitement et diffusion d'informations
- Elaboration et mise à jour des fichiers communs,
- Gestion et diffusion de l'information,
- Centralisation des besoins et des documents.

Missions appui dispositif permis de louer
- En lien avec la gestionnaire du dispositif, l'assistant viendra en renfort sur le traitement des demandes des demandeurs et l'instruction des dossiers de demande de permis de louer sur le volet administratif et technique (base dossier technique + rapport de visite), dans le respect des délais contraints
- En l'absence de la gestionnaire permis de louer, l'assistant mutualisé assurera la continuité de service (Relation avec les communes qui assurent la visite des logements, Préparation des décisions et mise en signature)
- Visite de logements et élaboration des rapports de visite, de façon exceptionnelle sur des situations particulières

Les " savoirs "
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)Ensemble des connaissances théoriques ou qualifications requises (diplôme, formation)
Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
Techniques de recherche documentaire
Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
Logiciels de bureautique
Fonctionnement de l'Internet et de l'intranet, Airdélib, Astre, Fastélus, Aircourrier ...
Notions d'organisation et de gestion du temps
Techniques de classement et d'archivage

Les " savoir-faire "
Maitrise de la mise en œuvre de techniques, méthodes et outils de travail.
S'exprimer correctement oralement et par écrit
Rigueur et méthode
Qualités rédactionnelles

Les " savoir-être "
Anticipation et de réactivité, force de proposition,
Excellent sens relationnel,
Excellente orthographe, aisance rédactionnelle
Goût du travail en équipe et en réseau,
Ensemble des aspects comportementaux et relationnels spécifiques au poste.
Discrétion