L'agent d'accueil et de la facturation " Ordures Ménagères " assure l'accueil physique et téléphonique. Elle a en charge la mise à jour et le suivi des bases de données des fichiers, des listings des abonnés (ordures ménagères) de l'intercommunalité en vue de la facturation et du recouvrement. Elle supervise, participe et émet les titres de recettes individuels et par rôle, effectue les régularisations/annulations, suit les rejets transmis du Trésor Public. Elle veille au suivi et au respect des échéances. Elle traite les réclamations. Elle établit les tâches administratives.

Sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint, l'agent d'accueil et de la facturation " Ordures Ménagères " aura pour principales missions :

Accueil du public physique et téléphonique des administrés et tout type de public
- Assurer l'accueil physique et téléphonique sur place ou par téléphone avec amabilité et le renseigner sur les modalités des démarches administratives à accomplir (fiche de renseignements avec coordonnées de l'abonné pour facturation, fiche de mensualisation, règlement et contrat de prélèvement à compléter s'il le souhaite ...),
- Assurer l'accompagnement des différents usagers (personnes âgées, en perte d'autonomie, malades ou handicapées, service public...),
- Identifier et gérer les demandes et son degré d'urgence : capacité d'écoute,
- Gérer les litiges avec les usagers, les situations de stress et les publics difficiles,
- Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.

Maintien de l'accueil et orientation du public vers les différents services
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme interne),
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté, disposition des sièges...),
- Accompagner et orienter les usagers dans leurs différentes démarches administratives et/ou dématérialisées,
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs.

Aide à la gestion des tâches administratives, du courrier, de la diffusion de l'information et/ou de la documentation et des moyens matériels
- Réceptionner, trier par date d'arrivée, répartir le courrier selon les 15 communes de l'intercommunalité et archiver,
- Classer et organiser les tâches les plus importantes et urgentes aux moins importantes et urgentes,
- Numérisation les documents réceptionnées par courrier ou remis physiquement (garantie de la conservation des documents ou des fichiers),
- Gérer et traiter les mails,
- Gestion et suivi journalier des bases de données des fichiers des abonnements (créations fichiers des abonnés, résiliations des abonnés, suivi des arrivées et des départs des abonnés, modifications de situations, traitements des NPAI (n'habite plus à l'adresse indiquée...),
- Gérer et prendre note les échanges des abonnés et leur rendre compte,
- Maîtriser l'outil informatique et bureautique (Excel, Word, Outlook, réseaux sociaux, sites institutionnels) pour création de tableaux, de rendez-vous, de plannings...),
- Assurer les classements et les archivages des documents administratifs et techniques,
- Tenir les registres de courrier " départ " et " arrivée " en cas de réclamation pour facturation, formulaires...,
- Assurer l'envoi des différentes demandes (formulaires : demande changement RIB, règlements, contrats de mensualisation, changement d'abonné " arrivée " et/ou " départ "),
- Mettre sous pli et affranchir (courriers),
- Rédiger et enregistrer informatiquement les courriers,
- Diffuser les informations par voie d'affichage, par voie postale, par voie de messageries, réseaux sociaux, sur site institutionnel ou remettre la documentation dans les services concernés.
- S'assurer de la bonne présentation et de la propreté des espaces d'accueil du public,
- Participer aux réunions de commissions,
- Faire respecter les consignes de sécurité, le règlement intérieur.

Facturation
- Contrôler et s'assurer de la mise à jour et du suivi des bases de données des listings reçus des 15 communes de l'intercommunalité avant facturation,
- S'assurer de la bonne mise en œuvre de la grille tarifaire et contrôle des données liées à la facturation,
- Gérer les échéanciers,
- Modifier les RIB (une fois par mois) avant lancement cycle facturation mensuel ou annuel,
- Superviser, participer et émettre les titres de recettes exécutoires individuels annuellement et par rôle, lancement cycle facturation, suivi et émission de titres des usagers mensualisés, suivi et émission de titres des usagers (prélèvement annuel à échéance),
- Imprimer les titres de recettes, mise sous pli et déposer à la DGFIP,
- Élaborer le planning mensuel et veiller en tenant compte des contraintes au respect des échéances fixées par la Direction Générale des Finances Publiques,
- Traiter les régularisations/annulations et traitements des rejets de prélèvements (frais, révoqués, NPAI...) transmis par la DGFIP,
- Créer et envoyer les flux au service comptabilité de la collectivité pour validation, le service comptabilité confirme la validation bordereau puis le transmet par dématérialisation à la DGFIP,
- Savoir gérer les litiges relatifs aux factures.

L'agent, en dehors des missions et activités décrites ci-dessus, peut être amené à réaliser d'autres missions en cohérence avec son cadre d'emploi et son grade.


Contraintes particulières :
Contraintes horaires : avec amplitude variable en fonction des nécessités de service. Grandes disponibilités. Rythme de travail soutenu. Pics d'activités possibles en fonction de la charge de travail selon les périodes. En cas d'imprévus : faire preuve de réactivité.
Contraintes psychologiques : supporter et résister à la pression quotidienne, charge mentale (multiplicité des tâches, objectifs mal définis), pics de travail variables selon les périodes, droit à la déconnexion à respecter, agressions verbales et/ou physiques (usagers, agents en interne, gestion des situations d'urgence...). Gestion relationnelle " conflit ", " tension ", " stress ".
Risques particuliers : Risques d'accidents routiers.
Contraintes physiques : bonnes conditions physiques (aménagement de l'espace de travail, position assise prolongée), port de charges (dossiers, cartons...), gestes répétitifs (utilisation du clavier, souris...), travail prolongé sur écran : fatigue visuelle, troubles musculo-squelettiques (nuque, épaules, avant-bras, coudes, poignets...). Éclairage : éblouissement, contrastes. Risques d'accidents du travail (blessures répétitions gestuelles), liés à la hauteur (accès à des zones de rangements...), liés au sol (sols humides et glissants, sols encombrés, voies de circulation mal éclairées, escaliers...).
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert, à compétences égales, à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires (loi du 26/01/84 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et décret régissant le cadre d'emplois correspondant). Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par la voie contractuelle.

Une expérience réussie sur un poste est requise.

Formations et qualifications de l'agent :
- Certificat de Qualification - Technicien gestion du personnel,
- BTS Assistante de Direction,
- BACCALAURÉAT Économique et Social,
- Permis B.

Formations et qualifications :
- Posséder le permis B,
- Formation niveau V - BEP Secrétariat,
- Formation niveau IV - BAC PRO Services aux personnes et aux territoires,
- Formation niveau IV - BAC PRO Gestion Administration,
- Formation niveau IV - BAC PRO Accueil Relation Clients et Usagers (ARCU),
- Formation de gestes et postures pour rendre moins difficile son travail au quotidien,
- Appuyée / complétée par une expérience significative dans les missions du poste.

Savoirs :
- Avoir une aisance relationnelle et rédactionnelle,
- Connaître l'organisation et le fonctionnement des services de l'intercommunalité,
- Connaître les règles et techniques comptables et financières,
- Connaître les missions des administrations et partenaires publics,
- Connaître la réglementation financière des collectivités locales et les principes de la dématérialisation,
- Maîtriser les logiciels comptables,
- Connaître et maîtriser la dématérialisation des pièces comptables et des flux budgétaires,
- Connaître les techniques de rédactions administratives,
- Avoir une bonne maîtrise du français (orthographe, grammaire),
- Connaître les applications informatiques professionnels et maîtrise de l'outil informatique des logiciels (Excel, Word, Outlook, visio-conférence) logiciels spécifiques (facturations),
- Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises...),
- Connaître le fonctionnement et l'utilisation des appareils et équipements,
- Connaître les gestes et postures de travail à adopter,
- Connaître les règles d'hygiène et de sécurité.

Savoirs faire :
- Se coordonner avec les collègues et assurer la continuité de service (absence, pics de travail),
- Réaliser des documents de communication internes, externes, administratifs (prise de note, bilan, rapport, comptes-rendus..), de facturation (situations mensuelles, trimestrielles, annuelles...),
- Maîtrise de l'outil informatique des logiciels (Excel, Word, Outlook, visio-conférence) et logiciel de facturation et comptabilité,
- Maîtriser les logiciels comptabilité / facturation JVS...,
- Maîtriser les règles et les techniques comptables et financières publiques et générales,
- Transmettre des informations à caractères financier et administratif de manière claire, synthétique et pédagogique,
- Adapter la communication aux divers interlocuteurs,
- Aimer les chiffres,
- Appliquer les règles de sécurité,
- Faire des analyses, des synthèses, des statistiques,
- Savoir prendre des initiatives,
- Travailler en équipe et en mode projet,
- Gérer les urgences,
- S'adapter aux différents publics,
- Gérer et suivre une procédure (litiges factures) et être méthodique.

Savoir-être :
- Être ponctuelle,
- Être autonome,
- Avoir le sens de l'organisation, de la planification, de la gestion, de la confidentialité, de l'accueil et du service public, de la priorisation,
- Travailler en complémentarité et en équipe,
- Savoir communiquer, s'adapter, écouter, avoir de l'aisance relationnelle,
- Avoir de la rigueur, de la méthode, de l'organisation,
- Être réactive et disponible,
- Avoir de la discrétion professionnelle et respecter la confidentialité,
- Avoir de la polyvalence,
- Avoir une tenue vestimentaire et hygiène irréprochables,
- Respecter la hiérarchie,
- Gérer les situations de stress.