Assistant administratif (H/F)
Offre n° O062250613001279
Publiée le 13/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place Jean Jaurès - BP 7, Lens (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
01/08/2025
Date limite de candidature
13/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du Responsable de la Démocratie Participative et de la vie des quartiers, la gestionnaire administrative au sein de la Démocratie Participative appuiera le chef de projet dans le cadre de ses missions.
Missions / conditions d'exercice
- Appui à la Gestionnaire des mises à disposition de salle (assurer ses missions sur les périodes d’absence, prise en charge de dossiers spécifiques, organisation de réunions préalables à l’organisation d’événements d’importance)
- Administration de la plateforme numérique de concertation citoyenne : appui aux services dans la mise en ligne et le suivi des concertations, rédaction de contenus, modération des contributions.
- Organisation et suivi des réunions de travail internes et participation à celles-ci.
- Organisation, participation et suivi des diagnostics en marchant des Conseils de Quartier.
- Pilotage des projets de consultation en portes à portes relatifs aux aménagements de voirie, en lien avec les services et les élus concernés.
- Gestion de l’organisation des dispositifs participatifs : réservation des salles et matériels, envoi des invitations, traitements des comptes rendus (transmissions et suivi des demandes aux services), des enquêtes, participation et prise de note ponctuelle en réunions…
- Interlocuteur-Relais de la Direction pour les demandes diverses de la population, associations et autres services de la ville, via notamment l’accueil téléphonique et/ou physique
- Réception/répartition du courrier de la Direction : suivi, vérification et alerte sur traitement, mise en forme et impression des courriers plus complexes rédigés par le responsable.
- Appui à l’élaboration de documents administratifs liés à la vie de la Direction : ordres de mission, tableaux récapitulatifs des heures supplémentaires, décisions, etc.
- Classement, mise à jour et archivage des dossiers administratifs
- Comptabilité du service : demandes de devis, bons de commandes, liquidation des factures, demandes de crédits, facturation.
- Préparation et remise des places pour les matchs du RC Lens aux associations.
- Administration de la plateforme numérique de concertation citoyenne : appui aux services dans la mise en ligne et le suivi des concertations, rédaction de contenus, modération des contributions.
- Organisation et suivi des réunions de travail internes et participation à celles-ci.
- Organisation, participation et suivi des diagnostics en marchant des Conseils de Quartier.
- Pilotage des projets de consultation en portes à portes relatifs aux aménagements de voirie, en lien avec les services et les élus concernés.
- Gestion de l’organisation des dispositifs participatifs : réservation des salles et matériels, envoi des invitations, traitements des comptes rendus (transmissions et suivi des demandes aux services), des enquêtes, participation et prise de note ponctuelle en réunions…
- Interlocuteur-Relais de la Direction pour les demandes diverses de la population, associations et autres services de la ville, via notamment l’accueil téléphonique et/ou physique
- Réception/répartition du courrier de la Direction : suivi, vérification et alerte sur traitement, mise en forme et impression des courriers plus complexes rédigés par le responsable.
- Appui à l’élaboration de documents administratifs liés à la vie de la Direction : ordres de mission, tableaux récapitulatifs des heures supplémentaires, décisions, etc.
- Classement, mise à jour et archivage des dossiers administratifs
- Comptabilité du service : demandes de devis, bons de commandes, liquidation des factures, demandes de crédits, facturation.
- Préparation et remise des places pour les matchs du RC Lens aux associations.
Profils recherchés
PRE REQUIS
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Ciril, etc.)
- Capacités d’anticipation et esprit de synthèse
- Maîtrise de l’organisation, de l’optimisation du temps de travail et de la priorisation des tâches
- Bonne connaissance du territoire communal
- Bonne connaissance des procédures de fonctionnement des services municipaux
QUALITES REQUISES
- Capacités à rendre compte à la hiérarchie sur l’activité, ou à alerter
- Capacités à déterminer l’urgence des dossiers et à prioriser
- Capacités à prendre des initiatives et à être force de proposition
- Capacités à travailler en équipe et en transversalité
- Capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse
- Disponibilité et capacités d’adaptation
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Rigueur
- Qualités relationnelles, sens de la communication et de l’écoute
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Ciril, etc.)
- Capacités d’anticipation et esprit de synthèse
- Maîtrise de l’organisation, de l’optimisation du temps de travail et de la priorisation des tâches
- Bonne connaissance du territoire communal
- Bonne connaissance des procédures de fonctionnement des services municipaux
QUALITES REQUISES
- Capacités à rendre compte à la hiérarchie sur l’activité, ou à alerter
- Capacités à déterminer l’urgence des dossiers et à prioriser
- Capacités à prendre des initiatives et à être force de proposition
- Capacités à travailler en équipe et en transversalité
- Capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse
- Disponibilité et capacités d’adaptation
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Rigueur
- Qualités relationnelles, sens de la communication et de l’écoute
Contact et modalités de candidature
Contact
Chloé GAUWE - Gestionnaire recrutement, mobilité interne et formation - 03.21.08.03.70
Informations complémentaires
Recrutement sous conditions statutaires
Une candidature sera composée d'un CV + lettre de motivation avec l'intitulé de l'annonce.
Transmission soit par voie postale, soit par dépôt en Hôtel de Ville, soit directement sur le site internet de la ville (via l’onglet « ma ville/déposer une candidature »). Pas d’adresse mail dédiée.
Une candidature sera composée d'un CV + lettre de motivation avec l'intitulé de l'annonce.
Transmission soit par voie postale, soit par dépôt en Hôtel de Ville, soit directement sur le site internet de la ville (via l’onglet « ma ville/déposer une candidature »). Pas d’adresse mail dédiée.
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE LENS
>Place Jean Jaurès - BP 7
62307 LENS CEDEX
>Place Jean Jaurès - BP 7
62307 LENS CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.