• Gestion du secrétariat des élus
1. Assistance et secrétariat des élus
- Assurer le secrétariat du maire, des adjoints et/ou conseillers délégués.
- Gérer l’agenda et les rendez-vous des élus.
- Organiser les réunions, déplacements et représentations officielles.
- Rédiger et mettre en forme courriers, notes, discours, comptes rendus.
- Filtrer les appels téléphoniques et gérer le courrier entrant/sortant.
2. Préparation et suivi des instances (Conseil municipal, Bureau municipal)
- Élaborer l’ordre du jour en lien avec le maire/les services.
- Réceptionner, contrôler et mettre en forme les rapports et délibérations.
- Organiser les convocations dans les délais légaux.
- Préparer les dossiers pour les séances (papier ou numérique).
- Assurer la logistique des séances (réservation salle, matériel, etc.).
3. Suivi administratif des délibérations et décisions
- Rédiger les procès-verbaux des séances (Conseil, Bureau).
- Assurer la transmission des actes à la préfecture (contrôle de légalité).
- Publier les actes administratifs (affichage, site web, etc.).
- Mettre à jour le registre des délibérations et décisions.
- Veiller au respect des procédures légales et des délais réglementaires.
4. Interface entre les élus, les services et les partenaires extérieurs
- Faciliter la circulation de l’information entre les élus et les services.
- Coordonner les demandes des élus avec les directions opérationnelles.
- Répondre aux sollicitations externes (habitants, institutions, presse) en lien avec les élus.
5. Veille juridique et réglementaire
- Suivre l’évolution de la législation sur le fonctionnement des collectivités.
- Assurer une conformité juridique des actes préparés et diffusés.
COMPETENCES :
• SAVOIRS
- Connaissance des institutions et du fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissance des procédures administratives et juridiques (ex. : actes administratifs, délibérations)
- Maîtrise de l’orthographe, de la grammaire et des règles de rédaction professionnelle
- Connaissance du protocole et des usages institutionnels
- Notions de droit public et de gestion des instances délibérantes
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels métiers, etc.)
• SAVOIR-FAIRE
- Rédiger courriers, notes, comptes rendus, procès-verbaux
- Gérer un agenda complexe et organiser des réunions
- Assurer la préparation et le suivi des conseils et bureaux municipaux
- Filtrer les appels, traiter le courrier, orienter les demandes
- Gérer la confidentialité des informations
- Communiquer efficacement avec les élus, les services et les partenaires
- Travailler en transversalité avec différents services internes
- Utiliser les outils numériques pour la diffusion des documents et convocations
• SAVOIR-ÊTRE
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Diplomatie et courtoisie
- Sens de l’organisation et gestion des priorités
- Réactivité et autonomie
- Rigueur et fiabilité
- Disponibilité (parfois en horaires décalés pour les conseils ou événements)
- Esprit d’équipe et sens du service public
- Capacité à gérer la pression et les urgences


• Accueil de la Mairie
- Accueil physique et téléphonique du public
- › Renseignement et orientation du public
- › Gestion et affichage d'informations
COMPETENCES :
• Savoir-faire
- Accueillir le public avec amabilité
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Aider à rédiger des documents administratifs
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Mettre en relation des correspondants
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- S'adapter aux publics de cultures différentes
- Adapter son intervention aux différents publics
- Gérer un système de mesure de la fréquentation
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
- Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
• Savoir-être
- Discrétion, diplomatie, sens du service.
- Présentation soignée,
- Bienveillance et patience
- Capacité d’écoute et d’analyse
- Sens du relationnel

• Gestion du Protocole
1. Organisation des cérémonies et événements officiels
- Préparer et planifier les cérémonies (vœux du maire, commémorations, inaugurations, remises de décorations, etc.).
- Gérer la logistique : lieux, invitations, sécurité, traiteurs, décorations, matériel.
- Superviser la mise en place des dispositifs d’accueil, de signalétique et de placement.
- Assurer la coordination avec les autres services (communication, technique, police municipale…).
2. Respect des règles protocolaires
- Appliquer les usages en matière de préséances, drapeaux, prises de parole, distinctions honorifiques.
- Rédiger les discours ou les notes de protocole pour les élus.
- Accueillir et accompagner les autorités invitées (préfet, parlementaires, représentants d’État, etc.).
3. Gestion des invitations et relations institutionnelles
- Élaborer les fichiers d’invités (élus, personnalités, partenaires…).
- Envoyer les invitations, suivre les réponses, gérer le placement.
- Maintenir des relations avec les institutions partenaires pour les événements partagés.
4. Communication événementielle liée au protocole
- Participer à la rédaction des supports de communication (discours, cartons d’invitation, programmes…).
- Collaborer avec le service communication pour la valorisation des événements.
- Prendre en charge certains aspects du cérémonial (photos officielles, communiqués…).
COMPETENCES :
• Savoirs
- Connaissance des règles de protocole et des institutions publiques.
- Notions de droit public et de fonctionnement des collectivités.
- Principes de communication événementielle et institutionnelle.
• Savoir-faire
- Organiser un événement de A à Z.
- Rédiger et envoyer des invitations.
- Gérer les imprévus et les contraintes logistiques.
• Savoir-être
- Discrétion, diplomatie, sens du service.
- Présentation soignée, grande disponibilité (soirs/week-ends).
- Rigueur, autonomie et capacité à travailler en équipe.

• Archiviste
1. La collecte et l'analyse de documents.
2.La gestion du classement, de l'indexation, de la conservation et de la mise à disposition des documents de la collectivité.
3.La mise en place des procédures d'archivage et sera le garant de la formation du personnel à ces procédures et garantira la conformité à la législation relative aux archives.
4.L'organisation, la conservation et l'accessibilité de l'ensemble des documents de la collectivité afin de garantir la pérennité des activités de l'organisation.
5.Le classement, la numérisation et la destruction des documents en veillant au bon respect des réglementations en vigueur.
6.L'assistance auprès des collaborateurs dans le processus d'archivage numérique ou physique des documents.
7.L'inventaire des archives.
COMPETENCES :
• Savoirs
- Connaissance des principes et pratiques d'archivage (réglementation, normes d'archivage, indexation, tri, élimination et conservation des archives)
- Connaissance du cycle de vie des documents numériques
- Connaissance de l'environnement institutionnel
- Connaissance de la législation relative aux archives
• Savoir faire:
- Capacité à organiser et à classer les informations de manière systématique
- Compétences en gestion de projet
- Compétences en informatique et en logiciels d'archivage
• Savoirs être:
- Bonne communication écrite et verbale
- Obligation de confidentialité
- Avoir le sens du service public et une parfaite intégrité
- Avoir de la méthode, le sens de l'organisation, des capacités d'analyse et de synthèse.
- Maîtriser la gestion du temps, la lecture rapide.