Responsable du secrétariat général
Offre n° O062250723001337
Publiée le 23/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place Jean Jaurès, Auchy-les-Mines (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
15/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous la Directive du Maire et de la Directrice Générale des Services, le responsable du secrétariat général aura pour mission d’apporter un appui administratif et logistique à l’activité de la direction et de mettre en œuvre les politiques déclinées par l’équipe municipale.
Rattachement hiérarchique auprès de la Directrice Générale des Services
Rattachement hiérarchique auprès de la Directrice Générale des Services
Missions / conditions d'exercice
1. Accueillir, renseigner la population dans les domaines généraux intéressant la Collectivité
2. Assurer le secrétariat du maire et de la direction générale des services,
Réceptionner, traiter et ventiler les courriers (postaux et électroniques)
Faire le suivi des interventions et permanences du Maire
Assurer la bonne communication (remontée d’informations et diffuser les consignes)
Monter les dossiers (recherches techniques et juridiques)
Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
Participer à l’organisation d’évènements internes
Participer à l’animation des services sur des projets transversaux
3. Gestion des assemblées
Participer, préparer et assurer le suivi du Conseil Municipal et des assemblées d’élus
Assurer le secrétariat de l’assemblée : collecter les projets d’actes auprès des services, réécriture et mise en forme des délibérations, rédiger la note de synthèse, rédiger le compte-rendu des décisions du maire, garantir l’envoi des dossiers aux élus dans les délais légaux via la plateforme dédiée, transmettre en préfecture, rendre les délibérations exécutoires et rédiger le procès-verbal
Assurer l’interface technique avec le prestataire du logiciel
4. Traitement des actes exécutoires
Proposer et/ou collecter les projets d’actes auprès des services (arrêtés, décisions, conventions, …), réécriture et mise en forme, transmettre au contrôle de légalité et les rendre exécutoires (notification et publication)
5. Assistance juridique des services dans la définition du besoin et la mise en œuvre de l’achat
6. Assurer le suivi des demandes de subventions afin d’optimiser les recettes
7. Assurer l’ensemble du processus des marchés publics
Assurer la préparation, rédiger et assurer le contrôle des DCE et la gestion des procédures de mise en concurrence
Centraliser et préparer les dossiers des commissions d’appels d’offres le cas échéant
Assurer la gestion de la CAO, préparer les éléments à présenter en séance, participer à la réunion, rédiger le PV et le rapport de présentation
8. Contrôle et notification du marché
Contrôler l’ensemble des pièces du marché à transmettre au contrôle de légalité et au comptable
Rédiger les courriers d’information aux candidats non retenus et les motifs de la décision sur demande
Rédiger et procéder à la notification du marché
9. Suivi administratif et juridique des marchés
Rédiger et suivre la gestion des avenants
Rédiger à la demande des services techniques, du maître d’œuvre les ordres de service, les PV de réception et les opérations préalables à la réception
Gérer les décisions de résiliation
10. Assistance et conseil juridique auprès des services, des élus et de la direction générale des services
Maintenir une veille juridique, rédaction de notes
Anticiper et analyser l’impact des évolutions juridiques pour la collectivité en lien avec la direction générale des services
Accompagner les services dans l’élaboration et le suivi de leurs projets d’actes
Participer à la rédaction des actes nécessaires à l’activité des services : conventions, AOT, …
11. Gérer et développer les liens avec les structures intercommunales et les partenaires
12. Gestion des contentieux et précontentieux
13. Gestion des contrats d’assurance (responsabilité civile, dommages aux biens, flotte automobile)
14. Traiter les sinistres et en assurer le suivi
15. Assurer le suivi de la Taxe Locale sur la Publicité Extérieure
Missions annexes : Participer à l’organisation des élections, du recensement de la population, à la gestion des archives communales, gestion administrative des régies, et tout dossier sous l’autorité du Maire ou de la direction générale des services
2. Assurer le secrétariat du maire et de la direction générale des services,
Réceptionner, traiter et ventiler les courriers (postaux et électroniques)
Faire le suivi des interventions et permanences du Maire
Assurer la bonne communication (remontée d’informations et diffuser les consignes)
Monter les dossiers (recherches techniques et juridiques)
Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
Participer à l’organisation d’évènements internes
Participer à l’animation des services sur des projets transversaux
3. Gestion des assemblées
Participer, préparer et assurer le suivi du Conseil Municipal et des assemblées d’élus
Assurer le secrétariat de l’assemblée : collecter les projets d’actes auprès des services, réécriture et mise en forme des délibérations, rédiger la note de synthèse, rédiger le compte-rendu des décisions du maire, garantir l’envoi des dossiers aux élus dans les délais légaux via la plateforme dédiée, transmettre en préfecture, rendre les délibérations exécutoires et rédiger le procès-verbal
Assurer l’interface technique avec le prestataire du logiciel
4. Traitement des actes exécutoires
Proposer et/ou collecter les projets d’actes auprès des services (arrêtés, décisions, conventions, …), réécriture et mise en forme, transmettre au contrôle de légalité et les rendre exécutoires (notification et publication)
5. Assistance juridique des services dans la définition du besoin et la mise en œuvre de l’achat
6. Assurer le suivi des demandes de subventions afin d’optimiser les recettes
7. Assurer l’ensemble du processus des marchés publics
Assurer la préparation, rédiger et assurer le contrôle des DCE et la gestion des procédures de mise en concurrence
Centraliser et préparer les dossiers des commissions d’appels d’offres le cas échéant
Assurer la gestion de la CAO, préparer les éléments à présenter en séance, participer à la réunion, rédiger le PV et le rapport de présentation
8. Contrôle et notification du marché
Contrôler l’ensemble des pièces du marché à transmettre au contrôle de légalité et au comptable
Rédiger les courriers d’information aux candidats non retenus et les motifs de la décision sur demande
Rédiger et procéder à la notification du marché
9. Suivi administratif et juridique des marchés
Rédiger et suivre la gestion des avenants
Rédiger à la demande des services techniques, du maître d’œuvre les ordres de service, les PV de réception et les opérations préalables à la réception
Gérer les décisions de résiliation
10. Assistance et conseil juridique auprès des services, des élus et de la direction générale des services
Maintenir une veille juridique, rédaction de notes
Anticiper et analyser l’impact des évolutions juridiques pour la collectivité en lien avec la direction générale des services
Accompagner les services dans l’élaboration et le suivi de leurs projets d’actes
Participer à la rédaction des actes nécessaires à l’activité des services : conventions, AOT, …
11. Gérer et développer les liens avec les structures intercommunales et les partenaires
12. Gestion des contentieux et précontentieux
13. Gestion des contrats d’assurance (responsabilité civile, dommages aux biens, flotte automobile)
14. Traiter les sinistres et en assurer le suivi
15. Assurer le suivi de la Taxe Locale sur la Publicité Extérieure
Missions annexes : Participer à l’organisation des élections, du recensement de la population, à la gestion des archives communales, gestion administrative des régies, et tout dossier sous l’autorité du Maire ou de la direction générale des services
Profils recherchés
SAVOIRS :
Connaître les domaines de compétence des communes et leur organisation,
Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale,
Connaître les procédures réglementaires et passation des marchés publics et des contrats,
Connaître les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs,
Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics
Maîtrise des règles d’élaboration et d’exécution des budgets des collectivités territoriales
Maitrise des outils informatiques (pack Microsoft/logiciels métiers)
SAVOIR FAIRE :
Respecter les délais réglementaires
Savoir gérer la polyvalence et les priorités
Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
SAVOIR ETRE :
Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension,
Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
Bénéficier d’excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles
Sens de l’organisation et des responsabilités, rigueur
Connaître les domaines de compétence des communes et leur organisation,
Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale,
Connaître les procédures réglementaires et passation des marchés publics et des contrats,
Connaître les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs,
Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics
Maîtrise des règles d’élaboration et d’exécution des budgets des collectivités territoriales
Maitrise des outils informatiques (pack Microsoft/logiciels métiers)
SAVOIR FAIRE :
Respecter les délais réglementaires
Savoir gérer la polyvalence et les priorités
Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
SAVOIR ETRE :
Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension,
Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
Bénéficier d’excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles
Sens de l’organisation et des responsabilités, rigueur
Contact et modalités de candidature
Contact
0321630202
Informations complémentaires
Informations complémentaires :
- Poste à temps complet (36h/semaine, 25 jours de congés, 6 jours RTT/an)
- Pas de télétravail
- Disponibilité (horaires) : les réunions de certaines instances peuvent avoir lieu après 18h
- Recrutement par voie statutaire cadre d’emploi des rédacteurs, ou à défaut, contractuelle (CDD de 1à 3 ans renouvelable article L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
- Rémunération : grille indiciaire des rédacteurs, RIFSEEP, 13ème mois, Prime d’assiduité, participation employeur mutuelle santé et prévoyance, CNAS,
- Pour les fonctionnaires : joindre le dernier arrêté de situation administrative ainsi que les deux derniers comptes-rendus d’entretien professionnel
- Poste à temps complet (36h/semaine, 25 jours de congés, 6 jours RTT/an)
- Pas de télétravail
- Disponibilité (horaires) : les réunions de certaines instances peuvent avoir lieu après 18h
- Recrutement par voie statutaire cadre d’emploi des rédacteurs, ou à défaut, contractuelle (CDD de 1à 3 ans renouvelable article L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
- Rémunération : grille indiciaire des rédacteurs, RIFSEEP, 13ème mois, Prime d’assiduité, participation employeur mutuelle santé et prévoyance, CNAS,
- Pour les fonctionnaires : joindre le dernier arrêté de situation administrative ainsi que les deux derniers comptes-rendus d’entretien professionnel
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.