Gestionnaire de dossiers - secrétariat mutualisé
Offre n° O062251202000378
Publiée le 02/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rue Ferdinand Buisson, Arras (Pas-de-Calais (62))
Poste à pourvoir le
01/02/2026
Date limite de candidature
05/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Pôle solidarités
└ secrétariat général
└ secrétariat général adjoint
Le Secrétariat Général (SG) du pôle solidarités contribue, aux côtés du directeur de pôle, aux enjeux de :
- préparation et de maîtrise du budget départemental sur le champ des solidarités ;
- sécurisation juridique et institutionnelle des décisions prises par l’exécutif ;
- observation et veille sur l’activité des services ;
- transformation de l’action sociale au sens large et d’optimisation des outils et des pratiques professionnelles ;
- mise en œuvre de démarches transversales ou partenariales permettant de garantir de meilleures prises en charge des usagers.
Il est par nature positionné en appui de l’ensemble des directions du pôle et en interface avec les autres fonctions support de la collectivité.
Le secrétariat général du pôle solidarités est composé de :
3 missions :
- la mission appui aux politiques de solidarité ;
- la mission de pilotage du Système d’Information Sociale ;
- la mission de pilotage administratif et financier ;
et d’un Secrétariat Général Adjoint (SGA) lui-même composé d’un secrétariat mutualisé et de 2 missions :
- la Mission du Pilotage des Ressources (MPR) ;
- la Mission de Soutien et d’Accompagnement des Professionnels du Pôle (MSAPP).
Le secrétariat général adjoint a pour missions essentielles de :
- animer l’action sociale de proximité, notamment au travers des collèges métiers des Responsables Territoriaux Solidarités (RTS) et des chefs de services social départemental, en lien avec les directions de politiques publiques ;
- accompagner les pratiques professionnelles (accompagnement individuel ou collectifs, suivi des marchés de supervisions et d’analyse de pratique, suivi des projets de formation et ingénierie...) ;
- suivre et piloter la bonne affectation des ressources au sein des directions du pôle (répartition des moyens, gestion des moyens complémentaires, encadrement de l’équipe mobile...).
└ secrétariat général
└ secrétariat général adjoint
Le Secrétariat Général (SG) du pôle solidarités contribue, aux côtés du directeur de pôle, aux enjeux de :
- préparation et de maîtrise du budget départemental sur le champ des solidarités ;
- sécurisation juridique et institutionnelle des décisions prises par l’exécutif ;
- observation et veille sur l’activité des services ;
- transformation de l’action sociale au sens large et d’optimisation des outils et des pratiques professionnelles ;
- mise en œuvre de démarches transversales ou partenariales permettant de garantir de meilleures prises en charge des usagers.
Il est par nature positionné en appui de l’ensemble des directions du pôle et en interface avec les autres fonctions support de la collectivité.
Le secrétariat général du pôle solidarités est composé de :
3 missions :
- la mission appui aux politiques de solidarité ;
- la mission de pilotage du Système d’Information Sociale ;
- la mission de pilotage administratif et financier ;
et d’un Secrétariat Général Adjoint (SGA) lui-même composé d’un secrétariat mutualisé et de 2 missions :
- la Mission du Pilotage des Ressources (MPR) ;
- la Mission de Soutien et d’Accompagnement des Professionnels du Pôle (MSAPP).
Le secrétariat général adjoint a pour missions essentielles de :
- animer l’action sociale de proximité, notamment au travers des collèges métiers des Responsables Territoriaux Solidarités (RTS) et des chefs de services social départemental, en lien avec les directions de politiques publiques ;
- accompagner les pratiques professionnelles (accompagnement individuel ou collectifs, suivi des marchés de supervisions et d’analyse de pratique, suivi des projets de formation et ingénierie...) ;
- suivre et piloter la bonne affectation des ressources au sein des directions du pôle (répartition des moyens, gestion des moyens complémentaires, encadrement de l’équipe mobile...).
Missions / conditions d'exercice
Placé sous l’autorité du secrétaire général adjoint, le gestionnaire de dossier du secrétariat mutualisé intervient, à la demande de celui-ci, en soutien administratif de l’ensemble des agents du secrétariat général adjoint. Le gestionnaire de dossier du secrétariat mutualisé a pour missions :
- d’assurer le traitement, le classement et la diffusion des informations et documents utiles au bon fonctionnement du service, ainsi que la gestion du courrier et du courrier électronique des boîtes génériques ;
- d’assurer quotidiennement le suivi et la mise à jour des bases de données et des tableaux de bord du pôle, notamment s’agissant de la gestion des ressources humaines affectées au pôle (tableaux de gestion des effectifs, demandes de recrutement, demandes de remplacements, demandes de création ou de transformations d’emploi) ;
- de participer activement à la pré-instruction des demandes de recrutement et de remplacement, et réunit toute information utile aux arbitrages à rendre s’agissant de l’allocation des ressources. A ce titre, participer aux commissions hebdomadaires d’instruction.
Ses missions s’exercent en lien étroit avec les directions du pôle solidarités et des autres pôles, en particulier avec :
- la direction des ressources humaines qui est un interlocuteur quotidien ;
- les Responsables Administration Générale (RAG) des Maisons du Département Solidarités (MDS) dans le cadre des demandes.
Dans ce cadre le gestionnaire de dossier a pour missions :
- de participer régulièrement au collège métier des RAG animé trimestriellement par la MPR, et ponctuellement aux autres collèges métiers ou instances animées par le SGA ou qui nécessitent sa participation ;
- de répondre régulièrement aux sollicitations des agents du secrétariat général adjoint, et plus largement des agents du pôle, sur les sujets relatifs à l’accompagnement professionnel de la MSAPP ;
- de contribuer aux missions ponctuelles relatives à l’accueil des stagiaires et des apprentis (recensement des tuteurs, organisation de réunions, contacts avec les centres de formation...), aux avancements de grade et promotions internes, au suivi des marchés de supervision et d’analyse de la pratique ;
A la demande du SGA, le gestionnaire de dossiers du secrétariat mutualisé peut être amené à réaliser et mettre en forme des statistiques, des comptes rendus ou autres écrits professionnels, et à participer à toute démarche qui engage.
Enfin, il est amené à prendre en charge des missions relevant de la logistique (réaliser des commandes et la réception des matériels et fournitures, assurer la remontée des demandes d'intervention et le suivi des travaux d'entretiens, des déménagements, de l’installation ou du renouvellement des outils informatiques et de téléphonie, gérer le planning d'occupation des salles...etc.)
L’agent, en dehors des missions et activités décrites ci-dessus, peut être amené à réaliser d’autres missions en cohérence avec son cadre d’emplois et son grade.
- d’assurer le traitement, le classement et la diffusion des informations et documents utiles au bon fonctionnement du service, ainsi que la gestion du courrier et du courrier électronique des boîtes génériques ;
- d’assurer quotidiennement le suivi et la mise à jour des bases de données et des tableaux de bord du pôle, notamment s’agissant de la gestion des ressources humaines affectées au pôle (tableaux de gestion des effectifs, demandes de recrutement, demandes de remplacements, demandes de création ou de transformations d’emploi) ;
- de participer activement à la pré-instruction des demandes de recrutement et de remplacement, et réunit toute information utile aux arbitrages à rendre s’agissant de l’allocation des ressources. A ce titre, participer aux commissions hebdomadaires d’instruction.
Ses missions s’exercent en lien étroit avec les directions du pôle solidarités et des autres pôles, en particulier avec :
- la direction des ressources humaines qui est un interlocuteur quotidien ;
- les Responsables Administration Générale (RAG) des Maisons du Département Solidarités (MDS) dans le cadre des demandes.
Dans ce cadre le gestionnaire de dossier a pour missions :
- de participer régulièrement au collège métier des RAG animé trimestriellement par la MPR, et ponctuellement aux autres collèges métiers ou instances animées par le SGA ou qui nécessitent sa participation ;
- de répondre régulièrement aux sollicitations des agents du secrétariat général adjoint, et plus largement des agents du pôle, sur les sujets relatifs à l’accompagnement professionnel de la MSAPP ;
- de contribuer aux missions ponctuelles relatives à l’accueil des stagiaires et des apprentis (recensement des tuteurs, organisation de réunions, contacts avec les centres de formation...), aux avancements de grade et promotions internes, au suivi des marchés de supervision et d’analyse de la pratique ;
A la demande du SGA, le gestionnaire de dossiers du secrétariat mutualisé peut être amené à réaliser et mettre en forme des statistiques, des comptes rendus ou autres écrits professionnels, et à participer à toute démarche qui engage.
Enfin, il est amené à prendre en charge des missions relevant de la logistique (réaliser des commandes et la réception des matériels et fournitures, assurer la remontée des demandes d'intervention et le suivi des travaux d'entretiens, des déménagements, de l’installation ou du renouvellement des outils informatiques et de téléphonie, gérer le planning d'occupation des salles...etc.)
L’agent, en dehors des missions et activités décrites ci-dessus, peut être amené à réaliser d’autres missions en cohérence avec son cadre d’emplois et son grade.
Profils recherchés
Savoir :
- connaissance de l’organisation des services et de l’administration départementale ;
- connaissance des missions du Pôle Solidarités et des métiers sociaux et médico-sociaux ;
- connaissances en matière de ressources humaines appréciées.
Savoir-faire :
- capacité d’analyse et de synthèse ;
- maitrise des techniques rédactionnelles ;
- maitrise de l’outil et des logiciels informatiques utiles à l’activité (Excel surtout, Word, Outlook, Powerpoint...).
Savoir-être :
- capacités d’écoute et de communication ;
- capacités relationnelles ;
- adaptabilité, réactivité ;
- disponibilité ;
- aptitude au travail en équipe et en réseau ;
- rigueur, méthode et organisation ;
- force de propositions ;
- loyauté et discrétion.
- connaissance de l’organisation des services et de l’administration départementale ;
- connaissance des missions du Pôle Solidarités et des métiers sociaux et médico-sociaux ;
- connaissances en matière de ressources humaines appréciées.
Savoir-faire :
- capacité d’analyse et de synthèse ;
- maitrise des techniques rédactionnelles ;
- maitrise de l’outil et des logiciels informatiques utiles à l’activité (Excel surtout, Word, Outlook, Powerpoint...).
Savoir-être :
- capacités d’écoute et de communication ;
- capacités relationnelles ;
- adaptabilité, réactivité ;
- disponibilité ;
- aptitude au travail en équipe et en réseau ;
- rigueur, méthode et organisation ;
- force de propositions ;
- loyauté et discrétion.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Rattachement hiérarchique : au secrétaire général adjoint
Localisation : la résidence administrative du poste est basée à Arras
Temps de travail : temps complet demandé
Déplacements occasionnels : Permis B demandé pour utilisation du véhicule personnel ou de véhicules en Pool.
Poste susceptible d’être éligible au télétravail : oui
Cette mention ne présente qu’un caractère indicatif et ne présage pas de la décision définitive en cas de candidature au télétravail.
Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert, à compétences égales, à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires (loi du 26/01/84 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et décret régissant le cadre d’emplois correspondant). Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par la voie contractuelle
Localisation : la résidence administrative du poste est basée à Arras
Temps de travail : temps complet demandé
Déplacements occasionnels : Permis B demandé pour utilisation du véhicule personnel ou de véhicules en Pool.
Poste susceptible d’être éligible au télétravail : oui
Cette mention ne présente qu’un caractère indicatif et ne présage pas de la décision définitive en cas de candidature au télétravail.
Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert, à compétences égales, à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires (loi du 26/01/84 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et décret régissant le cadre d’emplois correspondant). Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par la voie contractuelle
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.