Assistant Elections et Etat Civil
Offre n° O062251203001485
Publiée le 03/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place J.Duclos, Avion (Pas-de-Calais (62))
Poste à pourvoir le
02/02/2026
Date limite de candidature
15/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la responsable de service, vous assurez les activités liées aux élections et à l’État Civil au sein de l’hôtel de ville.
Missions / conditions d'exercice
1) Élections :
- Gérer le fichier électoral
- Enregistrer les demandes d’inscriptions sur les listes électorales (inscriptions, changement d’adresse)
- Suivre et traiter les radiations des électeurs
- Organiser les aspects matériels et administratifs des opérations électorales
- Participer à l’organisation logistique des bureaux de vote
- Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin
- Rédiger avec la responsable de service les PV lors des élections
- Organiser et traiter la commission de contrôle
2) État civil :
- Etablir et délivrer les actes d’état civil (Reconnaissances, traitement des jugements reçus, divorce, décès, tenue des registres …)
- Établir les livrets de famille
- Suivre la gestion des PACS en polyvalence avec la collègue
- Veiller à l’organisation des mariages
- Assurer les cérémonies
- Envoyer les actes d’état civil selon le procédé COMODEC
- Traiter et suivre les dossiers de médailles du travail
- Gérer la liste de jurés d’assise
- Gérer les élections des parents d’élèves
3) Accueil public
- Assure l’accueil physique et téléphonique des usagers de l’Hôtel de Ville avec amabilité
- Renseigne et oriente le public sur place ou par téléphone
- Reçoit, filtre et oriente les appels téléphoniques
- Identifie et gère la demande et son degré d’urgence
- Gérer le fichier électoral
- Enregistrer les demandes d’inscriptions sur les listes électorales (inscriptions, changement d’adresse)
- Suivre et traiter les radiations des électeurs
- Organiser les aspects matériels et administratifs des opérations électorales
- Participer à l’organisation logistique des bureaux de vote
- Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin
- Rédiger avec la responsable de service les PV lors des élections
- Organiser et traiter la commission de contrôle
2) État civil :
- Etablir et délivrer les actes d’état civil (Reconnaissances, traitement des jugements reçus, divorce, décès, tenue des registres …)
- Établir les livrets de famille
- Suivre la gestion des PACS en polyvalence avec la collègue
- Veiller à l’organisation des mariages
- Assurer les cérémonies
- Envoyer les actes d’état civil selon le procédé COMODEC
- Traiter et suivre les dossiers de médailles du travail
- Gérer la liste de jurés d’assise
- Gérer les élections des parents d’élèves
3) Accueil public
- Assure l’accueil physique et téléphonique des usagers de l’Hôtel de Ville avec amabilité
- Renseigne et oriente le public sur place ou par téléphone
- Reçoit, filtre et oriente les appels téléphoniques
- Identifie et gère la demande et son degré d’urgence
Profils recherchés
Prérequis :
> Niveau du diplôme : Bac Pro ou Niveau Baccalauréat et plus
> Avoir le sens du service public, de l’accueil et maîtriser les techniques d’accueil
> Avoir une bonne connaissance du code électoral
> Maîtrise des logiciels professionnels et bureautiques (Word, Excel…)
> Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (pics d’activité liés aux opérations électorales ou diverses manifestations en cas de besoins)
> Expérience souhaitée sur un poste similaire
Qualités requises :
> Connaître l’environnement des collectivités territoriales.
> Maitriser le Français (orthographe, grammaire).
> Aisance relationnelle, sens de l’écoute et du dialogue
> Discrétion et respect des règles de confidentialité, de déontologie et d’éthique
> Ponctualité
> Aptitude à travail en équipe
> Niveau du diplôme : Bac Pro ou Niveau Baccalauréat et plus
> Avoir le sens du service public, de l’accueil et maîtriser les techniques d’accueil
> Avoir une bonne connaissance du code électoral
> Maîtrise des logiciels professionnels et bureautiques (Word, Excel…)
> Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (pics d’activité liés aux opérations électorales ou diverses manifestations en cas de besoins)
> Expérience souhaitée sur un poste similaire
Qualités requises :
> Connaître l’environnement des collectivités territoriales.
> Maitriser le Français (orthographe, grammaire).
> Aisance relationnelle, sens de l’écoute et du dialogue
> Discrétion et respect des règles de confidentialité, de déontologie et d’éthique
> Ponctualité
> Aptitude à travail en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0321794479
Informations complémentaires
CONDITIONS DE TRAVAIL
Lieu d'affectation : Hôtel de ville
Service d'affectation : Administration Générale
Temps de travail : Horaires fixes du lundi au vendredi. Poste requérant de la disponibilité notamment lors des scrutins électoraux et célébrations des mariages.
AVANTAGES LIÉS AU POSTE :
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + gratification + ville adhérente au CNAS + Amicale du personnel communal + Participation employeur Santé et Prévoyance
CANDIDATURES :
Merci d'adresser votre candidature (lettre manuscrite + CV) par courrier à : Monsieur le Maire - Ville d’AVION Place Duclos - BP 01 - 62210 AVION ou par messagerie : mairie@ville-avion.fr
Pour tout renseignement complémentaire : Service Ressources Humaines – 03.21.79.44.79.
Lieu d'affectation : Hôtel de ville
Service d'affectation : Administration Générale
Temps de travail : Horaires fixes du lundi au vendredi. Poste requérant de la disponibilité notamment lors des scrutins électoraux et célébrations des mariages.
AVANTAGES LIÉS AU POSTE :
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + gratification + ville adhérente au CNAS + Amicale du personnel communal + Participation employeur Santé et Prévoyance
CANDIDATURES :
Merci d'adresser votre candidature (lettre manuscrite + CV) par courrier à : Monsieur le Maire - Ville d’AVION Place Duclos - BP 01 - 62210 AVION ou par messagerie : mairie@ville-avion.fr
Pour tout renseignement complémentaire : Service Ressources Humaines – 03.21.79.44.79.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.