Officier d’état civil expérimenté(e)
Offre n° O062260421001084
Publiée le 21/04/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel des Services Municipaux - 16 rue Saint-Sépulcre - CS 20326, Saint-Omer (Pas-de-Calais (62))
Poste à pourvoir le
01/06/2026
Date limite de candidature
21/05/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au cœur du Pays de Saint-Omer, entre patrimoine historique d’exception et dynamisme contemporain, nichée au creux de son célèbre marais, la Ville de Saint-Omer (15 000 habitants) s’affirme comme un pôle de centralité rayonnant du Pas-de-Calais. Saint-Omer est une collectivité à taille humaine qui place l’innovation au service de l’usager. Reconnue pour la qualité de vie et la richesse de ses services publics, notre collectivité s’engage au quotidien pour offrir un accompagnement de proximité à ses administrés.
Dans le cadre du renforcement de notre Service Aux Administrés, où la rigueur de l’Etat-Civil rencontre le sens de l’accueil, nous recherchons un(e) Officier d’Etat-Civil expérimenté(e), garant(e) de la légalité et visage de la Ville lors des moments clés de la vie de nos concitoyens.
Les Missions :
Sous l’autorité de la Responsable du Service Aux Administrés et de son adjointe, vous assurez la gestion des actes authentiques et accompagnez les usagers dans les étapes clés de leur vie de citoyenneté :
- Dresser des actes d’état civil de naissance, reconnaissance, mariage, décès, transcriptions, ainsi que tout acte ou décision modifiant l’état civil des personnes (changement de prénoms, rectifications erreurs matérielles, …)
- Créer et mettre à jour les livrets de famille
- Gérer les registres d’état civil, apposer les mentions sur les actes de l’année en cours
- Assurer la constitution et le suivi des dossiers mariages
- Procéder à l’enregistrement, modification et dissolution des Pactes civils de Solidarité
- Contrôler l’authenticité des attestations fournies
- Tenir les registres (mentions)
- Participer aux célébrations de mariage, de baptême et de PACS (pendant et en dehors des horaires habituels de travail, en concordance et par roulement avec les autres agents du service)
- Enregistrer les demandes d’inscription et procuration sur la liste électorale, participer à l’organisation des scrutins électoraux et si besoin à la tenue des bureaux de vote
- Participer au recensement de la population
- Instruction des dossiers de CNI-Passeport et remise des titres, accueil physique et téléphonique du public, gestion des rendez-vous
- Assurer ces missions lors de l’ouverture de l’accueil de la Ville deux samedis par mois
Dans le cadre du renforcement de notre Service Aux Administrés, où la rigueur de l’Etat-Civil rencontre le sens de l’accueil, nous recherchons un(e) Officier d’Etat-Civil expérimenté(e), garant(e) de la légalité et visage de la Ville lors des moments clés de la vie de nos concitoyens.
Les Missions :
Sous l’autorité de la Responsable du Service Aux Administrés et de son adjointe, vous assurez la gestion des actes authentiques et accompagnez les usagers dans les étapes clés de leur vie de citoyenneté :
- Dresser des actes d’état civil de naissance, reconnaissance, mariage, décès, transcriptions, ainsi que tout acte ou décision modifiant l’état civil des personnes (changement de prénoms, rectifications erreurs matérielles, …)
- Créer et mettre à jour les livrets de famille
- Gérer les registres d’état civil, apposer les mentions sur les actes de l’année en cours
- Assurer la constitution et le suivi des dossiers mariages
- Procéder à l’enregistrement, modification et dissolution des Pactes civils de Solidarité
- Contrôler l’authenticité des attestations fournies
- Tenir les registres (mentions)
- Participer aux célébrations de mariage, de baptême et de PACS (pendant et en dehors des horaires habituels de travail, en concordance et par roulement avec les autres agents du service)
- Enregistrer les demandes d’inscription et procuration sur la liste électorale, participer à l’organisation des scrutins électoraux et si besoin à la tenue des bureaux de vote
- Participer au recensement de la population
- Instruction des dossiers de CNI-Passeport et remise des titres, accueil physique et téléphonique du public, gestion des rendez-vous
- Assurer ces missions lors de l’ouverture de l’accueil de la Ville deux samedis par mois
Missions / conditions d'exercice
Dimension technique :
- Accueillir, orienter et renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité
- Distribuer les documents divers (certificats de vente de véhicules, plans...)
- Préparer l’organisation matérielle et administrative des cérémonies d’accueil du nouvel arrivant
- Délivrer les documents administratifs et constituer les dossiers de cartes nationales d’identité et passeports sur les stations biométriques
- Rédiger les courriers dans divers domaines
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes
- Connaitre les règles de base en orthographe et grammaire
- Gérer la plateforme COMEDEC
- Gérer les affaires d’Etat-Civil au quotidien (délivrance des actes, mise à jour des registres d’état-civil, les livrets de famille, jugements, rédaction des actes d’état-civil et autres) tout en assurant l’accueil du public
- Enregistrer et suivre les PACS
- Assister l’officier d’Etat-Civil dans la célébration des mariages (principalement le samedi) et des baptêmes républicains
- Prendre les inscriptions des jeunes gens au recensement citoyen et assurer le suivi
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité et désigner le bon interlocuteur
- Respecter les délais
- Maîtriser l’outil informatique et l’exploitation des différents logiciels
Dimension humaine :
- Grande disponibilité attendue : plus particulièrement le samedi pour assurer l’accueil du public ainsi que les mariages, PACS et baptêmes républicains
- Avoir un sens aigu du service public et du service au public (mettre tout en œuvre pour en garantir sa qualité et sa continuité)
- Respecter les valeurs de la fonction publique territoriale, les droits et obligations du fonctionnaire, être force de propositions
- Avoir le sens de l’organisation, être méthodique et rigoureux dans le travail
- Avoir le sens du travail en équipe (entraide, soutien et renfort auprès des collègues ; gestion des congés et des ARTT en parfaite intelligence avec les autres agents du service, remplacement en cas de besoin)
- Avoir le sens de l’écoute, de la diplomatie et de la pédagogie
- Avoir une bonne expression écrite et orale
- Avoir une bonne maitrise des outils bureautique et logiciels métier
- Optimiser l’image de marque de la Collectivité.
Dimension environnementale :
- Interventions auprès de différents organismes pour solliciter les informations nécessaires au renseignement des administrés
- Connaître son environnement professionnel
- Relations permanentes avec l’ensemble des services de la Mairie
- Mettre en œuvre la politique des Elus par rapport à la notion de Service Public
- Accueillir, orienter et renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité
- Distribuer les documents divers (certificats de vente de véhicules, plans...)
- Préparer l’organisation matérielle et administrative des cérémonies d’accueil du nouvel arrivant
- Délivrer les documents administratifs et constituer les dossiers de cartes nationales d’identité et passeports sur les stations biométriques
- Rédiger les courriers dans divers domaines
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes
- Connaitre les règles de base en orthographe et grammaire
- Gérer la plateforme COMEDEC
- Gérer les affaires d’Etat-Civil au quotidien (délivrance des actes, mise à jour des registres d’état-civil, les livrets de famille, jugements, rédaction des actes d’état-civil et autres) tout en assurant l’accueil du public
- Enregistrer et suivre les PACS
- Assister l’officier d’Etat-Civil dans la célébration des mariages (principalement le samedi) et des baptêmes républicains
- Prendre les inscriptions des jeunes gens au recensement citoyen et assurer le suivi
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité et désigner le bon interlocuteur
- Respecter les délais
- Maîtriser l’outil informatique et l’exploitation des différents logiciels
Dimension humaine :
- Grande disponibilité attendue : plus particulièrement le samedi pour assurer l’accueil du public ainsi que les mariages, PACS et baptêmes républicains
- Avoir un sens aigu du service public et du service au public (mettre tout en œuvre pour en garantir sa qualité et sa continuité)
- Respecter les valeurs de la fonction publique territoriale, les droits et obligations du fonctionnaire, être force de propositions
- Avoir le sens de l’organisation, être méthodique et rigoureux dans le travail
- Avoir le sens du travail en équipe (entraide, soutien et renfort auprès des collègues ; gestion des congés et des ARTT en parfaite intelligence avec les autres agents du service, remplacement en cas de besoin)
- Avoir le sens de l’écoute, de la diplomatie et de la pédagogie
- Avoir une bonne expression écrite et orale
- Avoir une bonne maitrise des outils bureautique et logiciels métier
- Optimiser l’image de marque de la Collectivité.
Dimension environnementale :
- Interventions auprès de différents organismes pour solliciter les informations nécessaires au renseignement des administrés
- Connaître son environnement professionnel
- Relations permanentes avec l’ensemble des services de la Mairie
- Mettre en œuvre la politique des Elus par rapport à la notion de Service Public
Profils recherchés
Si vous êtes une personne :
- Rigoureuse, méthodique et organisée
- Dotée d’une discrétion absolue et d’une excellente capacité d’écoute
- Ayant impérativement une expérience significative (5 ans minimum) sur un poste similaire
- Ayant des connaissances maîtrisées en matière de réglementation de l’état civil et des formalités administratives.
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- Dotée d’une discrétion absolue et d’une excellente capacité d’écoute
- Ayant impérativement une expérience significative (5 ans minimum) sur un poste similaire
- Ayant des connaissances maîtrisées en matière de réglementation de l’état civil et des formalités administratives.
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Contact et modalités de candidature
Contact
0321128301
Informations complémentaires
Adressez votre CV et lettre de motivation à Monsieur le Maire :
- Par mail : drh@ville-saint-omer.fr
- Ou par courrier postal à : Monsieur le Maire de la Ville de Saint-Omer – Direction des Ressources Humaines - 16 Rue Saint-Sépulcre - 62500 SAINT-OMER
Pour tout complément d’information :
- Sur le poste : Madame Magali NOEL, Responsable du Service aux Administrés se tient à votre disposition (magali-noel@ville-saint-omer.fr)
- Sur votre candidature : Madame Maeva MAQUET et Madame Florence DIERS, Assistantes RH se tiennent à votre disposition ( drh@ville-saint-omer.fr ou au 03.21.12.83.01)
- Par mail : drh@ville-saint-omer.fr
- Ou par courrier postal à : Monsieur le Maire de la Ville de Saint-Omer – Direction des Ressources Humaines - 16 Rue Saint-Sépulcre - 62500 SAINT-OMER
Pour tout complément d’information :
- Sur le poste : Madame Magali NOEL, Responsable du Service aux Administrés se tient à votre disposition (magali-noel@ville-saint-omer.fr)
- Sur votre candidature : Madame Maeva MAQUET et Madame Florence DIERS, Assistantes RH se tiennent à votre disposition ( drh@ville-saint-omer.fr ou au 03.21.12.83.01)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.