Agent Etat civil et Formalités Administratives
Offre n° O062260601002051
Publiée le 01/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place claude wilquin, Berck (Pas-de-Calais (62))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
01/07/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Service d’affectation : Direction des Services à la Population
Lieu d’affectation : Mairie de Berck-sur-Mer
Référent hiérarchique direct : Responsable du service Vie Citoyenne
Caractère du poste : pôle Formalités Administratives et polyvalence sur les missions complémentaires du service
Contraintes du poste :
- Contrainte des horaires d’ouverture des guichets
- Planning 37h hebdomadaire
- Polyvalence sur les différentes missions du service à la population sur les remplacements
- Travail ponctuel le samedi par roulement
- Travail par roulement pour continuité de service sur 1 à 2 midis par semaine
- Délégation du maire dans les fonctions d’état civil pour la délivrance des actes administratifs et d’état civil
Lieu d’affectation : Mairie de Berck-sur-Mer
Référent hiérarchique direct : Responsable du service Vie Citoyenne
Caractère du poste : pôle Formalités Administratives et polyvalence sur les missions complémentaires du service
Contraintes du poste :
- Contrainte des horaires d’ouverture des guichets
- Planning 37h hebdomadaire
- Polyvalence sur les différentes missions du service à la population sur les remplacements
- Travail ponctuel le samedi par roulement
- Travail par roulement pour continuité de service sur 1 à 2 midis par semaine
- Délégation du maire dans les fonctions d’état civil pour la délivrance des actes administratifs et d’état civil
Missions / conditions d'exercice
Référente principale du Pôle « Formalités Administratives » :
Assurer la gestion du pôle Formalités Administratives du service :
- Instruire et enregistrer les attestations d’accueil
- Assurer la légalisation de signature des documents
- Instruire et enregistrer les demandes de débits de boissons,
- Gérer l’enregistrement et le suivi des dépôts des objets trouvés
- Assurer l’enregistrement des dossiers relatifs au recensement des jeunes
- Participer à la recherche d’adresses d’électeurs afin d’assurer la mise à jour de la liste électorale de la commune
- Participer à l’ensemble des tâches liées aux élections – réception des dossiers inscriptions, radiations, mutations avec la collègue affectée au Pôle « Elections »
- Assurer l’enregistrement des pointages et de la facturation de la régie péri-extrascolaire (lors des absences des régisseurs)
Assurer l’aide principale au pôle Etat civil (travail en collaboration avec la référente du pôle)
Assurer un binôme et une continuité de service sur les missions du pôle état civil avec la référente en charge :
- Gestion du planning des mariages en collaboration avec le secrétariat des élus
- Participer aux célébrations de mariage
- Accueillir, orienter et informer les usagers dans leurs démarches
- Instruire et gérer les dossiers de déclaration de naissance, de reconnaissance, de mariage, de décès, de baptême, de PACS, de changement de nom et de prénom….
- Suivre la gestion des dossiers en cas d’absence de la référente principale
- Préparer et délivrer les actes d’état civil relatifs aux décès auprès des pompes funèbres et des déclarants (inhumation, crémation, vacation), travail en collaboration avec les collègues du pôle Cimetière
- Assurer la tenue et la mise à jour des registres d’état-civil, et le contrôle des actes d’état civil, et leur publication
- Instruire les demandes de rectifications d’actes, et en assurer la mise à jour et le suivi
- Assurer la délivrance des livrets de famille, et des duplicatas
- Gérer l’enregistrement, le tri et le suivi du courrier du service état civil
- Effectuer la relève journalière des demandes d’actes en ligne, par mail et fax, et suivre l’enregistrement et le contrôle de l’envoi des actes demandés des notaires, des particuliers et des administrations
- Relever et assurer le suivi les demandes d’actes dématérialisés sur COMEDEC, des demandes généalogistes et des familles.
- Numérisation des actes anciens de l’état civil de la commune (Naissances, Décès, Mariages)
Missions non restrictives et susceptibles d’évoluer dans le temps en fonction des besoins du service
Assurer la gestion du pôle Formalités Administratives du service :
- Instruire et enregistrer les attestations d’accueil
- Assurer la légalisation de signature des documents
- Instruire et enregistrer les demandes de débits de boissons,
- Gérer l’enregistrement et le suivi des dépôts des objets trouvés
- Assurer l’enregistrement des dossiers relatifs au recensement des jeunes
- Participer à la recherche d’adresses d’électeurs afin d’assurer la mise à jour de la liste électorale de la commune
- Participer à l’ensemble des tâches liées aux élections – réception des dossiers inscriptions, radiations, mutations avec la collègue affectée au Pôle « Elections »
- Assurer l’enregistrement des pointages et de la facturation de la régie péri-extrascolaire (lors des absences des régisseurs)
Assurer l’aide principale au pôle Etat civil (travail en collaboration avec la référente du pôle)
Assurer un binôme et une continuité de service sur les missions du pôle état civil avec la référente en charge :
- Gestion du planning des mariages en collaboration avec le secrétariat des élus
- Participer aux célébrations de mariage
- Accueillir, orienter et informer les usagers dans leurs démarches
- Instruire et gérer les dossiers de déclaration de naissance, de reconnaissance, de mariage, de décès, de baptême, de PACS, de changement de nom et de prénom….
- Suivre la gestion des dossiers en cas d’absence de la référente principale
- Préparer et délivrer les actes d’état civil relatifs aux décès auprès des pompes funèbres et des déclarants (inhumation, crémation, vacation), travail en collaboration avec les collègues du pôle Cimetière
- Assurer la tenue et la mise à jour des registres d’état-civil, et le contrôle des actes d’état civil, et leur publication
- Instruire les demandes de rectifications d’actes, et en assurer la mise à jour et le suivi
- Assurer la délivrance des livrets de famille, et des duplicatas
- Gérer l’enregistrement, le tri et le suivi du courrier du service état civil
- Effectuer la relève journalière des demandes d’actes en ligne, par mail et fax, et suivre l’enregistrement et le contrôle de l’envoi des actes demandés des notaires, des particuliers et des administrations
- Relever et assurer le suivi les demandes d’actes dématérialisés sur COMEDEC, des demandes généalogistes et des familles.
- Numérisation des actes anciens de l’état civil de la commune (Naissances, Décès, Mariages)
Missions non restrictives et susceptibles d’évoluer dans le temps en fonction des besoins du service
Profils recherchés
Savoirs :
- Connaître les notions fondamentales des collectivités territoriales
Savoir faire :
- Qualités rédactionnelles indispensables
- Maîtrise de l’outil informatique : traitement de textes, tableurs, bases de données
- Maitriser les logiciels spécifiques du service
- Faire preuve de rigueur, d’autonomie, organisé et méthodique
- Respecter les délais de traitement des dossiers
- Respecter la confidentialité des informations traitées
Savoir être :
- Disposer d’un sens aigu du service public et être disponible
- Qualités relationnelles indispensables
- Nécessité de représenter l’image de la collectivité
Profil de l’agent :
- Disposer d’un sens aigu du service public et être disponible
- Maitriser les outils informatiques : word, excel, outlook
- Maitriser les logiciels spécifiques au service : OPUS (état-civil), Citoyen (recensement des jeunes), Suffrage (Elections), Dispositif Recueil Préfecture (CNI-Passeport), Virtuose agent (prise de RDV),
- Savoir faire preuve de rigueur, d’autonomie, de tact et de discrétion
- Avoir le sens du travail en équipe
- Savoir respecter les délais de traitement des dossiers
- Respecter la confidentialité des informations traitées
- Aimer le contact avec le public
- S’avoir s’adapter et assurer la polyvalence des postes métiers
- Connaître les notions fondamentales des collectivités territoriales
Savoir faire :
- Qualités rédactionnelles indispensables
- Maîtrise de l’outil informatique : traitement de textes, tableurs, bases de données
- Maitriser les logiciels spécifiques du service
- Faire preuve de rigueur, d’autonomie, organisé et méthodique
- Respecter les délais de traitement des dossiers
- Respecter la confidentialité des informations traitées
Savoir être :
- Disposer d’un sens aigu du service public et être disponible
- Qualités relationnelles indispensables
- Nécessité de représenter l’image de la collectivité
Profil de l’agent :
- Disposer d’un sens aigu du service public et être disponible
- Maitriser les outils informatiques : word, excel, outlook
- Maitriser les logiciels spécifiques au service : OPUS (état-civil), Citoyen (recensement des jeunes), Suffrage (Elections), Dispositif Recueil Préfecture (CNI-Passeport), Virtuose agent (prise de RDV),
- Savoir faire preuve de rigueur, d’autonomie, de tact et de discrétion
- Avoir le sens du travail en équipe
- Savoir respecter les délais de traitement des dossiers
- Respecter la confidentialité des informations traitées
- Aimer le contact avec le public
- S’avoir s’adapter et assurer la polyvalence des postes métiers
Contact et modalités de candidature
Contact
0321899025
Informations complémentaires
Transmettre CV et LM à l'attention de Mr le Maire- Hôtel de ville 62600 Berck-sur-Mer
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.