Rôle

Le ou la secrétaire en groupement, placé(e) sous l’autorité du chef de groupement territorial EST et du médecin de groupement, assure la gestion administrative du secrétariat médical.

Enjeux

Il/elle assure le relais entre le service médical, les agents, les centres de secours et la direction.
Missions et responsabilités

Missions principales :

Dans le cadre du secrétariat aptitude du groupement :

- Accueil physique des agents ;
- Accueil téléphonique des agents et prise de rendez-vous pour certains types de consultations médicales ;
- Elaboration du planning des visites médicales d’aptitude (VMA) du groupement territorial EST en fonction des disponibilités médicales et saisie sur MEDISAP et AGENDIS ;
- Validation des demandes de rendez-vous effectuées sur DOCTOSDIS, envoi des convocations et ordonnances d’examens complémentaires ;
- Gestion du planning sur le logiciel MEDISAP ;
- Suivi des rendez-vous des agents et du retour des éventuels examens complémentaires demandés ;
- Traitement et suivi des différentes demandes des CIS et services (certificats, renouvellement de permis de conduire,…) ;
- Archivage des dossiers médicaux (Création des dossiers, classement de documents, suivi des mutations) ;
- Rédaction de courriers et comptes-rendus de réunions ;
- Participation à la gestion du matériel nécessaire pour les visites médicales (commandes).
- Relations avec :
o les médecins et infirmiers professionnels et volontaires du groupement territorial EST ;
o les secrétaires des CIS, les chefs de CIS et de services et leurs adjoints ;
o les secrétaires de la sous-direction santé ;
o la pharmacie à usage intérieur ;
o l’ensemble des agents du groupement territorial EST et de la direction départementale ;
o occasionnellement, les laboratoires de biologie médicale, centres d’imagerie médicale ou cabinets médicaux.

Missions secondaires :

- Remplacement ponctuel du secrétariat général du groupement ;