Assistant ou assistante de gestion administrative
Offre n° O062260929001979
Publiée le 02/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
190 rue du Bois, Calonne-sur-la-Lys (Pas-de-Calais (62))
Poste à pourvoir le
16/11/2026
Date limite de candidature
02/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
20h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Rémunération indicative
Statutaire + régime indemnitaire
Descriptif de l'emploi
La commune recrute un agent polyvalent à temp non complet pour assurer :
- L'accueil et les relations avec le public
- L'Etat civil
- L'urbanisme
- La comptabilité
- La gestion du portail famille
- La gestion du cimetière communal
- L'administration générale
- L'accueil et les relations avec le public
- L'Etat civil
- L'urbanisme
- La comptabilité
- La gestion du portail famille
- La gestion du cimetière communal
- L'administration générale
Missions / conditions d'exercice
- L'accueil et les relations avec le public :
* Accueillir physiquement et téléphoniquement
* Ecouter, renseigner et orienter les usagers vers les services ou interlocuteurs compétents
* Répondre aux demandes courantes et transmettre les informations nécessaires
* Gérer les courriers entrants et sortants ainsi que les courriels
* Assurer une première information sur les démarches administratives.
- Etat civil
* Constituer et mettre à jour les dossiers d'état civil
* Etablir et délivrer les actes de l'état civil
* Préparation des dossiers mariage et de PACS
* Assurer les échanges avec les administrations et organismes concernés
*Veiller à la tenue et à la conservation des registres
- Urbanisme
* Accueillir et renseigner sur les démarches d'urbanisme
* Réceptionner et enregistrer les demandes et dossiers : DP, PC, CU...
* Assurer le suivi administratif des demandes
* Informer les demandeurs de l'avancement de leurs dossiers et des décisions prises
* Assurer le classement et l'archivage des dossiers d'urbanisme
- Comptabilité
* Enregistrer, comptabiliser et saisir les dépenses et les recettes
* Assurer le suivi des factures en attente et des éventuels rejets
* Echanger avec les fournisseurs en cas de difficulté ou d'anomalie
- Gestion du portail famille
* Assurer la gestion et la mise à jour du fichier
* Enregistrer les inscriptions et les informations relatives aux enfants et aux familles
* Assurer le suivi administratif des dossiers
* Répondre aux demandes des familles concernant les inscriptions et la gestion administrative
- Gestion du cimetière communal
* Gérer les demandes de concessions et leur renouvellement
* Préparer les documents administratifs relatifs aux concessions, inhumations et opérations funéraires
* Renseigner les familles et les entreprises de pompes funèbres
* Participer à la mise à jour du plan et du fichier du cimetière
- Administration générale
* Rédiger et mettre en forme les courriers et documents administratifs
* Participer à la préparation et au suivi des délibérations et arrêtés, selon les missions confiées
* Assurer le classement et l'archivage des documents communaux
* Assurer le suivi des dossiers administratifs confiés par le maire
* Participer à la gestion quotidienne de la mairie et au bon fonctionnement du service
* Accueillir physiquement et téléphoniquement
* Ecouter, renseigner et orienter les usagers vers les services ou interlocuteurs compétents
* Répondre aux demandes courantes et transmettre les informations nécessaires
* Gérer les courriers entrants et sortants ainsi que les courriels
* Assurer une première information sur les démarches administratives.
- Etat civil
* Constituer et mettre à jour les dossiers d'état civil
* Etablir et délivrer les actes de l'état civil
* Préparation des dossiers mariage et de PACS
* Assurer les échanges avec les administrations et organismes concernés
*Veiller à la tenue et à la conservation des registres
- Urbanisme
* Accueillir et renseigner sur les démarches d'urbanisme
* Réceptionner et enregistrer les demandes et dossiers : DP, PC, CU...
* Assurer le suivi administratif des demandes
* Informer les demandeurs de l'avancement de leurs dossiers et des décisions prises
* Assurer le classement et l'archivage des dossiers d'urbanisme
- Comptabilité
* Enregistrer, comptabiliser et saisir les dépenses et les recettes
* Assurer le suivi des factures en attente et des éventuels rejets
* Echanger avec les fournisseurs en cas de difficulté ou d'anomalie
- Gestion du portail famille
* Assurer la gestion et la mise à jour du fichier
* Enregistrer les inscriptions et les informations relatives aux enfants et aux familles
* Assurer le suivi administratif des dossiers
* Répondre aux demandes des familles concernant les inscriptions et la gestion administrative
- Gestion du cimetière communal
* Gérer les demandes de concessions et leur renouvellement
* Préparer les documents administratifs relatifs aux concessions, inhumations et opérations funéraires
* Renseigner les familles et les entreprises de pompes funèbres
* Participer à la mise à jour du plan et du fichier du cimetière
- Administration générale
* Rédiger et mettre en forme les courriers et documents administratifs
* Participer à la préparation et au suivi des délibérations et arrêtés, selon les missions confiées
* Assurer le classement et l'archivage des documents communaux
* Assurer le suivi des dossiers administratifs confiés par le maire
* Participer à la gestion quotidienne de la mairie et au bon fonctionnement du service
Profils recherchés
* Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
* Notions en droit administratif et règlementation de l'état civil
* Notions en urbanisme
* Notions en comptabilité publique
* Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel...), logiciels JVS Mairistem serait un plus.
* Rigueur, organisation et discrétion de traitement des dossiers
* Sens du service public et des relations avec les administrés
* Polyvalence et capacité d'adaptation
* Notions en droit administratif et règlementation de l'état civil
* Notions en urbanisme
* Notions en comptabilité publique
* Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel...), logiciels JVS Mairistem serait un plus.
* Rigueur, organisation et discrétion de traitement des dossiers
* Sens du service public et des relations avec les administrés
* Polyvalence et capacité d'adaptation
Contact et modalités de candidature
Contact
0321631717
Informations complémentaires
Lettre de motivation + CV
Pour les fonctionnaires : dernier compte rendu d'entretien profession et dernier arrêté de situation
Pour les fonctionnaires : dernier compte rendu d'entretien profession et dernier arrêté de situation
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.