ACTIVITES
Au titre des missions de secrétaire médico-social :

1. - Accueillir, informer et orienter les publics :

- Au sein de la Maison des Solidarités : informer, renseigner, orienter pour répondre aux demandes et aider à l'expression de celles-ci
- Assurer un premier accueil physique et téléphonique des publics qu'ils soient usagers ou autres acteurs : écouter, identifier et évaluer les demandes et leur caractère d'urgence avec discernement
- Elaborer la prise des messages et assurer leur suivi auprès des travailleurs médico-sociaux, des partenaires
- Accompagner les publics dans les démarches administratives et numériques et/ou vers l'intervention du travailleur médico-social approprié
- Contribuer à l'organisation des bonnes conditions d'accueil du public : gestion des affichages et des supports d'information mis à disposition dans les espaces d'attente et de réception notamment

2. - Organiser et réaliser les tâches administratives et logistiques engendrées par l'activité de l'unité territoriale et de la Maison des Solidarités :

- Gérer l'organisation de la Maison des Solidarités et assurer le secrétariat des travailleurs médico-sociaux (plannings, rendez-vous et permanences médico-sociales, en utilisant l'agenda partagé Groupwise) conformément à la charte de fonctionnement
- Etre garant de la gestion des données : création, mise à jour et suivi des procédures d'intervention médico-sociale, enregistrement et suivi des enquêtes sociales (applicatif SPIDI), instruction des dossiers des assistantes maternelles (logiciels métiers : IODAS, HORUS)
- Rédiger et/ou réaliser des courriers, des comptes rendus de réunions
- Organiser et préparer les réunions de travail internes au fonctionnement de la Maison des Solidarités, gérer les suites et mettre à jour les procédures d'intervention médico-sociale (Logiciel métier IODAS)
- Gérer le courrier interne et externe de la Maison des Solidarités
- Assurer la logistique de la maison des solidarités en lien avec le secrétariat de la Direction Territoriale
- Assurer les fonctions de correspondant INCOVAR (logiciel de gestion du temps des agents)
- Contribuer au classement et à l'archivage des dossiers de la Maison des Solidarités (y compris dossiers dématérialisés) dans le respect des règles institutionnelles
- Diffuser l'information concernant le territoire, les projets et actions en cours au sein de la Maison des Solidarités

Au titre des missions France Services :

1. - Accueillir, informer et orienter le public :

- Accueillir, informer, accompagner et orienter les publics par rapport à des questions d'ordre administratif ou social dans le cadre du bouquet de l'offre France Services
- Organiser la veille documentaire: développer l'offre de service partenaire (dépliants, guides...) et assurer la promotion des services et dispositifs
- Préparer et organiser les rendez-vous avec les partenaires compétents afin d'optimiser les rencontres
- Relayer les évènements partenaires auprès des usagers


2. - Accompagner au numérique :

- Faciliter l'accès aux postes informatiques, accompagner à l'utilisation des télé-procédures
- Aider à la navigation sur site, à la réalisation de simulation en ligne, à la création de comptes...
- Fournir les imprimés et aider à la compréhension et à la complétude des dossiers

3. - Accompagner pour anticiper et résoudre des difficultés :

- Savoir identifier la complexité des situations individuelles et orienter l'usager si nécessaire vers un accompagnement social
- Porter à la connaissance des référents partenaires toute situation individuelle complexe identifiée
- Etablir une collaboration efficace avec les partenaires institutionnels et associatifs (CAF, CARSAT, CPAM, POLE EMPLOI, MISSION LOCALE...)