DESCRIPTIF DE L'EMPLOI :
La ville de Chamalières emploie près de 350 agents municipaux dans une large gamme de métiers et de statuts.
Son service " Accueil - Etat Civil " représente le point d'entrée principal des usagers avec les services de la Ville de Chamalières. Son activité principale réside dans l'accompagnement des usagers dans leurs démarches administratives. En particulier, il a en charge la gestion de l'état civil, l'instruction et la délivrance des cartes nationales d'identité et passeports, l'organisation des élections, le recensement et la gestion de l'accueil de la population en Mairie. Dans la perspective du départ de l'un de ses collaborateurs, la ville de Chamalières recrute un gestionnaire Election Etat civil qui sera positionné comme adjoint à la cheffe de service.
Vous avez le sens du service public et recherchez un poste en lien direct avec le public, disposez de compétences avérées en fonctionnement de l'Etat Civil d'une commune, de pilotage des missions d'accueil de la population, et d'organisation des élections, d'une expérience en management d'équipe, rejoignez notre équipe !

MISSIONS PRINCIPALES:
Sous l'autorité hiérarchique du DGS responsable du pôle " Services à la population " et de la Cheffe du service " Accueil-Etat Civil ", vous serez chargé(e) d'assurer les missions suivantes :
- Participation à l'encadrement du service
Assure le remplacement de la cheffe de service en tant que de besoin
Accompagne l'animation de l'équipe affectée au service, en particulier pour les agents affectés à l'accueil standard, assure l'encadrement et la gestion du traitement courrier pour l'ensemble des canaux de diffusion, la diffusion de consignes et la répartition du travail, la fixation des objectifs et l'évaluation de leur atteinte
Proposer et piloter les modes de gestion adaptés des services publics affectés aux services sous sa responsabilité
Optimiser les moyens pour améliorer la performance et la qualité des services au public
Assurer l'animation de l'équipe affectée au service, la diffusion de consignes et la répartition du travail, la fixation des objectifs et l'évaluation de leur atteinte
Piloter la mise en œuvre des tableaux de bord et les suivre
Dans une logique de management de projets, participe aux évolutions structurantes du service en particulier dans le cadre du fonctionnement de l'accueil de la Mairie de Chamalières

- Participation au fonctionnement du service notamment dans les activités liées à la gestion de l'Etat Civil
Recevoir et traiter les demandes et déclarations des usagers (certificat de vie, attestations de domicile, déclaration de naissance, de reconnaissance, de décès, dossiers de mariages, de baptêmes républicains...)
Tenir à jour les demandes d'actes dématérialisés (COMEDEC)
Ouverture et clôture des registres, assurer leur conservation

- Organisation des élections
Gestion de la liste électorale en lien avec le REU
Etablissement et révision des listes électorales
Contrôle des inscriptions
Radiation pour décès, départ de la commune,
Inscription en dehors des périodes de révision, en ligne, au guichet
Présence les jours de scrutins, organisation des bureaux de vote,
Encadrement du déroulement de la campagne
Organisation du dépouillement
Relation avec les services de la préfecture, du tribunal judiciaire

CONDITIONS DE TRAVAIL :
- Poste à temps complet à pourvoir au 01/05/2024
- Poste à temps complet 35h par semaine du lundi au vendredi
- Avantages sociaux : CNAS, COS, participation de la collectivité aux mutuelles santés et prévoyance, remboursement à 75% des frais de transport(s) en commun, Compte Epargne Temps, tickets restaurant, politique de formation soutenue.
- Rémunération sur la base des grilles indiciaires + régime indemnitaire

PROFIL RECHERCHÉ :
Maîtrise de l'utilisation des outils bureautiques
Connaissance du logiciel E-SEDIT gestion financière souhaitée
Connaître le code électoral
Connaître le fonctionnement du répertoire électoral unique
Gérer la liste électorale en lien avec ce dernier
Etablir le budget des élections
Contrôler et gérer tous les mouvements des listes dans l'année (inscriptions, radiations, inscriptions jeunes majeurs, modification d'état civil...)
Connaître le fonctionnement des procurations
Organiser des élections en amont, le jour du scrutin
Gérer l'après élections (documents préfectoraux, mise à jour des dossiers, du matériel ect...)
Gérer les relations avec les services de la Préfecture, du Tribunal Judiciaire, les Services Techniques, de Police et de Gendarmerie
Maîtriser le logiciel Suffrage Web, et au minimum la plateforme Elir
Savoir piloter dans une démarche de gestion de projet (amélioration continue)
Savoir résoudre des situations de problèmes - mettre en œuvre des actions préventives et correctives
Savoir créer les conditions d'un climat de confiance
Rigueur, méthode, fiabilité
Polyvalence
Force de proposition
Sens du travail en équipe
Bon relationnel