ASSISTANT DU CHEF DE SERVICE - REFERENT PERSONNEL DES COLLEGES (H/F)
Offre n° O063250901405130
Publiée le 05/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
24 rue saint esprit, Clermont-Ferrand (Puy-de-Dôme)
Poste à pourvoir le
03/11/2025
Date limite de candidature
06/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances >
Gestion et ingénierie financière
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions:
Sous l'autorité directe du responsable de service, l'Assistant du chef de service - Référent personnel des collèges
est un collaborateur direct du chef de service, l'assistant facilite l'organisation quotidienne de son activité, et
assure en autonomie le suivi de certains dossiers et sujets relevant de partenariats, d'événements récurrents et
de coordination administrative. De plus il contribue à la définition et à la mise en oeuvre de la politique des
moyens en personnels et de la GPEC des collèges, ainsi qu'à l'instruction administrative et financière des
demandes d'équipements liés à l'activité des agents des collèges.
Activités:
1-Assistance du chef de service :
- Assurer la prise en charge de certains sujets spécifiques nécessitant la rédaction de notes, courriers,
constitution de dossiers, organisations de réunions et rédactions de compte-rendu
- Organiser les réunions et les rendez-vous au sein de l'équipe (réservations des salles, préparation du matériel,
diffusion de l'ordre du jour...)
- Rédiger les comptes rendus, participer à des réunions à la demande du responsable de service
- Lire les procès-verbaux des Conseils d'Administration (CA) des collèges et en identifier les éléments pertinents
pour le service agents des collèges
- Organiser et suivre la compagne des promotions et avancements en lien avec le Service gestion administrative
des Ressources Humaines.
2-Assurer la répartition des moyens en personnel entre les collèges publics du département :
- Gérer et suivre l'enveloppe financière des remplacements en lien avec le service Emploi, Effectifs et Budget de
la DRH
- Suivre la validation des demandes de remplacements via l'outil 'formulaires' en tenant compte de l'enveloppe
financière
- Assurer la répartition des moyens en personnels entre les établissements du département
- Préparer la rentrée scolaire : analyser la situation des établissements, formuler des préconisations et préparer
les arbitrages
- Appliquer l'outil de calibrage des moyens en personnels pour la gestion des postes par la mise en place et le
suivi du schéma de redéploiement des postes
- Participer au développement d'outils et procédures afin d'optimiser la gestion des moyens attribués aux EPLE
(tableaux des effectifs, emplois du temps, procédures RH...)
- Contribuer à la définition et à la mise en oeuvre de la GPEC spécifique aux agents des collèges
- Préparer la mobilité des agents par le recensement des postes vacants à pourvoir, l'obtention des fiches de
postes à pourvoir et la collaboration éventuelle aux jurys de recrutement.
- Transmettre au service communication en lien avec l'assistance de direction les informations nécessaires à la
mise à jour de l'intranet Collèges
- Organiser les rencontres périodiques avec les principaux, secrétaires généraux et les agents, rédiger les
comptes-rendus et les diffuser.
- Garantir la bonne communication à l'attention des établissements et des services de la DRH (mails, note ...)
3-Demandes d'équipements pour les missions techniques :
- Analyser les demandes d'équipements relevant de l'activité des agents techniques
- Solliciter l'avis des techniciens pour l'instruction des dossiers de demande
- Rédiger et proposer les rapports de dotation et les notifications aux établissements
- Procéder au mandatement des factures et au versement des dotations
- Tenir à jour les différents fichiers récapitulant les dotations, interventions et prestations accordées
- Exploiter et actualiser l'inventaire annuel de matériels et mobiliers, en lien avec l'instruction des demandes
d'équipement
- Etablir les lettres de commande et contrôler leur bonne exécution
- Etre force de proposition et de suivi des documents budgétaires (BP, BS, DM) à l'occasion de chaque étape
budgétaire.
Sous l'autorité directe du responsable de service, l'Assistant du chef de service - Référent personnel des collèges
est un collaborateur direct du chef de service, l'assistant facilite l'organisation quotidienne de son activité, et
assure en autonomie le suivi de certains dossiers et sujets relevant de partenariats, d'événements récurrents et
de coordination administrative. De plus il contribue à la définition et à la mise en oeuvre de la politique des
moyens en personnels et de la GPEC des collèges, ainsi qu'à l'instruction administrative et financière des
demandes d'équipements liés à l'activité des agents des collèges.
Activités:
1-Assistance du chef de service :
- Assurer la prise en charge de certains sujets spécifiques nécessitant la rédaction de notes, courriers,
constitution de dossiers, organisations de réunions et rédactions de compte-rendu
- Organiser les réunions et les rendez-vous au sein de l'équipe (réservations des salles, préparation du matériel,
diffusion de l'ordre du jour...)
- Rédiger les comptes rendus, participer à des réunions à la demande du responsable de service
- Lire les procès-verbaux des Conseils d'Administration (CA) des collèges et en identifier les éléments pertinents
pour le service agents des collèges
- Organiser et suivre la compagne des promotions et avancements en lien avec le Service gestion administrative
des Ressources Humaines.
2-Assurer la répartition des moyens en personnel entre les collèges publics du département :
- Gérer et suivre l'enveloppe financière des remplacements en lien avec le service Emploi, Effectifs et Budget de
la DRH
- Suivre la validation des demandes de remplacements via l'outil 'formulaires' en tenant compte de l'enveloppe
financière
- Assurer la répartition des moyens en personnels entre les établissements du département
- Préparer la rentrée scolaire : analyser la situation des établissements, formuler des préconisations et préparer
les arbitrages
- Appliquer l'outil de calibrage des moyens en personnels pour la gestion des postes par la mise en place et le
suivi du schéma de redéploiement des postes
- Participer au développement d'outils et procédures afin d'optimiser la gestion des moyens attribués aux EPLE
(tableaux des effectifs, emplois du temps, procédures RH...)
- Contribuer à la définition et à la mise en oeuvre de la GPEC spécifique aux agents des collèges
- Préparer la mobilité des agents par le recensement des postes vacants à pourvoir, l'obtention des fiches de
postes à pourvoir et la collaboration éventuelle aux jurys de recrutement.
- Transmettre au service communication en lien avec l'assistance de direction les informations nécessaires à la
mise à jour de l'intranet Collèges
- Organiser les rencontres périodiques avec les principaux, secrétaires généraux et les agents, rédiger les
comptes-rendus et les diffuser.
- Garantir la bonne communication à l'attention des établissements et des services de la DRH (mails, note ...)
3-Demandes d'équipements pour les missions techniques :
- Analyser les demandes d'équipements relevant de l'activité des agents techniques
- Solliciter l'avis des techniciens pour l'instruction des dossiers de demande
- Rédiger et proposer les rapports de dotation et les notifications aux établissements
- Procéder au mandatement des factures et au versement des dotations
- Tenir à jour les différents fichiers récapitulant les dotations, interventions et prestations accordées
- Exploiter et actualiser l'inventaire annuel de matériels et mobiliers, en lien avec l'instruction des demandes
d'équipement
- Etablir les lettres de commande et contrôler leur bonne exécution
- Etre force de proposition et de suivi des documents budgétaires (BP, BS, DM) à l'occasion de chaque étape
budgétaire.
Missions / conditions d'exercice
Missions:
Sous l'autorité directe du responsable de service, l'Assistant du chef de service - Référent personnel des collèges est un collaborateur direct du chef de service, l'assistant facilite l'organisation quotidienne de son activité, et assure en autonomie le suivi de certains dossiers et sujets relevant de partenariats, d'événements récurrents et de coordination administrative. De plus il contribue à la définition et à la mise en oeuvre de la politique des moyens en personnels et de la GPEC des collèges, ainsi qu'à l'instruction administrative et financière des demandes d'équipements liés à l'activité des agents des collèges.
Activités:
1-Assistance du chef de service :
- Assurer la prise en charge de certains sujets spécifiques nécessitant la rédaction de notes, courriers, constitution de dossiers, organisations de réunions et rédactions de compte-rendu
- Organiser les réunions et les rendez-vous au sein de l'équipe (réservations des salles, préparation du matériel, diffusion de l'ordre du jour...)
- Rédiger les comptes rendus, participer à des réunions à la demande du responsable de service
- Lire les procès-verbaux des Conseils d'Administration (CA) des collèges et en identifier les éléments pertinents pour le service agents des collèges
- Organiser et suivre la compagne des promotions et avancements en lien avec le Service gestion administrative des Ressources Humaines.
2-Assurer la répartition des moyens en personnel entre les collèges publics du département :
- Gérer et suivre l'enveloppe financière des remplacements en lien avec le service Emploi, Effectifs et Budget de la DRH
- Suivre la validation des demandes de remplacements via l'outil "formulaires" en tenant compte de l'enveloppe financière
- Assurer la répartition des moyens en personnels entre les établissements du département
- Préparer la rentrée scolaire : analyser la situation des établissements, formuler des préconisations et préparer les arbitrages
- Appliquer l'outil de calibrage des moyens en personnels pour la gestion des postes par la mise en place et le suivi du schéma de redéploiement des postes
- Participer au développement d'outils et procédures afin d'optimiser la gestion des moyens attribués aux EPLE (tableaux des effectifs, emplois du temps, procédures RH...)
- Contribuer à la définition et à la mise en oeuvre de la GPEC spécifique aux agents des collèges
- Préparer la mobilité des agents par le recensement des postes vacants à pourvoir, l'obtention des fiches de postes à pourvoir et la collaboration éventuelle aux jurys de recrutement.
- Transmettre au service communication en lien avec l'assistance de direction les informations nécessaires à la mise à jour de l'intranet Collèges
- Organiser les rencontres périodiques avec les principaux, secrétaires généraux et les agents, rédiger les comptes-rendus et les diffuser.
- Garantir la bonne communication à l'attention des établissements et des services de la DRH (mails, note ...)
3-Demandes d'équipements pour les missions techniques :
- Analyser les demandes d'équipements relevant de l'activité des agents techniques
- Solliciter l'avis des techniciens pour l'instruction des dossiers de demande
- Rédiger et proposer les rapports de dotation et les notifications aux établissements
- Procéder au mandatement des factures et au versement des dotations
- Tenir à jour les différents fichiers récapitulant les dotations, interventions et prestations accordées
- Exploiter et actualiser l'inventaire annuel de matériels et mobiliers, en lien avec l'instruction des demandes d'équipement
- Etablir les lettres de commande et contrôler leur bonne exécution
- Etre force de proposition et de suivi des documents budgétaires (BP, BS, DM) à l'occasion de chaque étape budgétaire.
Sous l'autorité directe du responsable de service, l'Assistant du chef de service - Référent personnel des collèges est un collaborateur direct du chef de service, l'assistant facilite l'organisation quotidienne de son activité, et assure en autonomie le suivi de certains dossiers et sujets relevant de partenariats, d'événements récurrents et de coordination administrative. De plus il contribue à la définition et à la mise en oeuvre de la politique des moyens en personnels et de la GPEC des collèges, ainsi qu'à l'instruction administrative et financière des demandes d'équipements liés à l'activité des agents des collèges.
Activités:
1-Assistance du chef de service :
- Assurer la prise en charge de certains sujets spécifiques nécessitant la rédaction de notes, courriers, constitution de dossiers, organisations de réunions et rédactions de compte-rendu
- Organiser les réunions et les rendez-vous au sein de l'équipe (réservations des salles, préparation du matériel, diffusion de l'ordre du jour...)
- Rédiger les comptes rendus, participer à des réunions à la demande du responsable de service
- Lire les procès-verbaux des Conseils d'Administration (CA) des collèges et en identifier les éléments pertinents pour le service agents des collèges
- Organiser et suivre la compagne des promotions et avancements en lien avec le Service gestion administrative des Ressources Humaines.
2-Assurer la répartition des moyens en personnel entre les collèges publics du département :
- Gérer et suivre l'enveloppe financière des remplacements en lien avec le service Emploi, Effectifs et Budget de la DRH
- Suivre la validation des demandes de remplacements via l'outil "formulaires" en tenant compte de l'enveloppe financière
- Assurer la répartition des moyens en personnels entre les établissements du département
- Préparer la rentrée scolaire : analyser la situation des établissements, formuler des préconisations et préparer les arbitrages
- Appliquer l'outil de calibrage des moyens en personnels pour la gestion des postes par la mise en place et le suivi du schéma de redéploiement des postes
- Participer au développement d'outils et procédures afin d'optimiser la gestion des moyens attribués aux EPLE (tableaux des effectifs, emplois du temps, procédures RH...)
- Contribuer à la définition et à la mise en oeuvre de la GPEC spécifique aux agents des collèges
- Préparer la mobilité des agents par le recensement des postes vacants à pourvoir, l'obtention des fiches de postes à pourvoir et la collaboration éventuelle aux jurys de recrutement.
- Transmettre au service communication en lien avec l'assistance de direction les informations nécessaires à la mise à jour de l'intranet Collèges
- Organiser les rencontres périodiques avec les principaux, secrétaires généraux et les agents, rédiger les comptes-rendus et les diffuser.
- Garantir la bonne communication à l'attention des établissements et des services de la DRH (mails, note ...)
3-Demandes d'équipements pour les missions techniques :
- Analyser les demandes d'équipements relevant de l'activité des agents techniques
- Solliciter l'avis des techniciens pour l'instruction des dossiers de demande
- Rédiger et proposer les rapports de dotation et les notifications aux établissements
- Procéder au mandatement des factures et au versement des dotations
- Tenir à jour les différents fichiers récapitulant les dotations, interventions et prestations accordées
- Exploiter et actualiser l'inventaire annuel de matériels et mobiliers, en lien avec l'instruction des demandes d'équipement
- Etablir les lettres de commande et contrôler leur bonne exécution
- Etre force de proposition et de suivi des documents budgétaires (BP, BS, DM) à l'occasion de chaque étape budgétaire.
Profils recherchés
Profil attendu : * Réactivité, autonomie et compétence financière : capacité à gérer l'imprévu, à prendre des initiatives, à suivre un budget et à collaborer avec les services comptables pour garantir la bonne gestion des ressources.
* Capacité à rédiger des comptes rendus précis et synthétiques : aptitude à restituer clairement les échanges et décisions lors des réunions et entretiens.
* Excellentes compétences organisationnelles : capacité à planifier, prioriser et coordonner des activités complexes dans un environnement multi-acteurs.
* Solide maîtrise des outils bureautiques et numériques : aisance avec les logiciels de gestion, traitement de texte, tableurs, outils collaboratifs et systèmes d'information internes.
* Sens aigu de la confidentialité et de la rigueur : indispensable pour le suivi de dossiers sensibles et la gestion d'informations stratégiques.
* Qualités relationnelles affirmées : aptitude à travailler en transversalité, à interagir avec des interlocuteurs variés (équipes internes, directions, partenaires extérieurs) et à faire preuve de diplomatie.
Expériences et compétences:
Expérience significative dans un poste d'assistanat de service ou direction, de préférence dans une collectivité territoriale ou un service public.
Expérience avérée dans la gestion budgétaire et le suivi financier.
Maîtrise des processus administratifs et du suivi de dossiers complexes.
Informations spécifiques liées au recrutement :
La promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes est une préoccupation constante au sein de notre collectivité. De même, la collectivité encourage et valorise l'inclusion et la diversité au sein de ses équipes.
Informations salariales : traitement statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle, participation protection sociale
Cadre(s) d'emplois : Rédacteurs territoriaux
Fonction RIFSEEP: B3_1 Chargé de gestion administrative ou technique spécialisé
Voiture de service pour déplacements sur ou en dehors du territoire.
Restaurant inter-administratif à la disposition des agents de la collectivité, offrant des repas de qualité élaborés à partir de produits locaux et valorisant la diversité culinaire du territoire.
Permis B requis
Particularités horaires : Les congés annuels sont à planifier et à prendre exclusivement pendant les périodes de vacances scolaires, afin d'assurer la continuité et le bon fonctionnement du service.
Date et caractéristiques des entretiens : Mardi 28 octobre 2025 matin - L'entretien comprendra également une mise en situation bureautique afin d'évaluer vos compétences pratiques.
Poste à pourvoir à partir du : 01/12/2025
Personne(s) à contacter: Monsieur Grégory Bisiaux
Responsable du service agents des collèges
04 73 42 02 37
* Capacité à rédiger des comptes rendus précis et synthétiques : aptitude à restituer clairement les échanges et décisions lors des réunions et entretiens.
* Excellentes compétences organisationnelles : capacité à planifier, prioriser et coordonner des activités complexes dans un environnement multi-acteurs.
* Solide maîtrise des outils bureautiques et numériques : aisance avec les logiciels de gestion, traitement de texte, tableurs, outils collaboratifs et systèmes d'information internes.
* Sens aigu de la confidentialité et de la rigueur : indispensable pour le suivi de dossiers sensibles et la gestion d'informations stratégiques.
* Qualités relationnelles affirmées : aptitude à travailler en transversalité, à interagir avec des interlocuteurs variés (équipes internes, directions, partenaires extérieurs) et à faire preuve de diplomatie.
Expériences et compétences:
Expérience significative dans un poste d'assistanat de service ou direction, de préférence dans une collectivité territoriale ou un service public.
Expérience avérée dans la gestion budgétaire et le suivi financier.
Maîtrise des processus administratifs et du suivi de dossiers complexes.
Informations spécifiques liées au recrutement :
La promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes est une préoccupation constante au sein de notre collectivité. De même, la collectivité encourage et valorise l'inclusion et la diversité au sein de ses équipes.
Informations salariales : traitement statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle, participation protection sociale
Cadre(s) d'emplois : Rédacteurs territoriaux
Fonction RIFSEEP: B3_1 Chargé de gestion administrative ou technique spécialisé
Voiture de service pour déplacements sur ou en dehors du territoire.
Restaurant inter-administratif à la disposition des agents de la collectivité, offrant des repas de qualité élaborés à partir de produits locaux et valorisant la diversité culinaire du territoire.
Permis B requis
Particularités horaires : Les congés annuels sont à planifier et à prendre exclusivement pendant les périodes de vacances scolaires, afin d'assurer la continuité et le bon fonctionnement du service.
Date et caractéristiques des entretiens : Mardi 28 octobre 2025 matin - L'entretien comprendra également une mise en situation bureautique afin d'évaluer vos compétences pratiques.
Poste à pourvoir à partir du : 01/12/2025
Personne(s) à contacter: Monsieur Grégory Bisiaux
Responsable du service agents des collèges
04 73 42 02 37
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.