Assistante de gestion administrative
Offre n° O063251204000667
Publiée le 04/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
15, place de la république, La Bourboule (Puy-de-Dôme (63))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Assistance en ingénierie administrative et comptable sur le suivi des dossiers techniques en lien avec les directions thématiques, les directions support et les pôles techniques.
- Positionnement hiérarchique : Sous l'autorité des directions Opérations et Services du public & Infrastructures
- Positionnement fonctionnel : Sous l'autorité du responsable des services techniques et chefs d'équipes
- Positionnement hiérarchique : Sous l'autorité des directions Opérations et Services du public & Infrastructures
- Positionnement fonctionnel : Sous l'autorité du responsable des services techniques et chefs d'équipes
Missions / conditions d'exercice
Ingénierie administrative :
- Participe à la création et à alimentation d’outils et d’indicateurs de suivi de l’activité technique et de la police administrative de la commune (tableau de bord ; reportings)
- Participe à la création et à alimentation d’outils de suivi pour
- Coordination des services de la ville avec les services externalisés (Suivi de l’éclairage public en lien avec Territoire Energie ; Sivom ; Sectom ; ERDF ; Pimagaz ; LEE ; Département du Puy de Dôme)
- Suivi de la convention, des plannings et des prêts de minibus + location et facturation matériel communal
- Suivi des ERP de la commune et des contrats de maintenance.
- Rédaction et accompagnement administratif dans la production d’écrits administratifs (Saisie courriers, rapports, compte rendu, arrêtés municipaux d’occupation temporaire de voirie, - assistance à la rédaction des constats, participation au cahier des charge des marchés des assurances, aide à la préparation des différentes commissions, rédaction des convocations aux commissions travaux, sécurité, relevés de décisions…)
- Suivi des demandes d'autorisations de voirie et AOT (autorisation d’occupation du domaine public) dont droit de place
- Suivi des DT-DICT (déclarations de travaux)
Gestion financière :
- Mise en œuvre de l'ingénierie financière pilotée par la direction des finances en lien avec les directions des opérations et des infrastructures
- Suivi et gestion du traitement administratif des commandes (devis, bons de commande, engagements, bons de livraison, vérification et gestion des factures, vérification du service fait) en lien avec les chefs de services techniques et le service finances
- Suivi budgétaire des consommations de crédit des services techniques en lien avec le service finances
- Suivi des consommations d’essence et de l’état du parc automobile
Deuxième niveau de proximité auprès du public :
- Accueil du public professionnel
- Écoute et accompagnement du public dans les démarches à effectuer
- Accompagnement et suivi des différentes demandes destinées aux services techniques (fiches de travaux, demandes liées aux festivités notamment…)
Taches accessoires :
- Participation à l’adressage avec la direction concernée
- Binôme sur la facturation de l'eau.
- Participe à la création et à alimentation d’outils et d’indicateurs de suivi de l’activité technique et de la police administrative de la commune (tableau de bord ; reportings)
- Participe à la création et à alimentation d’outils de suivi pour
- Coordination des services de la ville avec les services externalisés (Suivi de l’éclairage public en lien avec Territoire Energie ; Sivom ; Sectom ; ERDF ; Pimagaz ; LEE ; Département du Puy de Dôme)
- Suivi de la convention, des plannings et des prêts de minibus + location et facturation matériel communal
- Suivi des ERP de la commune et des contrats de maintenance.
- Rédaction et accompagnement administratif dans la production d’écrits administratifs (Saisie courriers, rapports, compte rendu, arrêtés municipaux d’occupation temporaire de voirie, - assistance à la rédaction des constats, participation au cahier des charge des marchés des assurances, aide à la préparation des différentes commissions, rédaction des convocations aux commissions travaux, sécurité, relevés de décisions…)
- Suivi des demandes d'autorisations de voirie et AOT (autorisation d’occupation du domaine public) dont droit de place
- Suivi des DT-DICT (déclarations de travaux)
Gestion financière :
- Mise en œuvre de l'ingénierie financière pilotée par la direction des finances en lien avec les directions des opérations et des infrastructures
- Suivi et gestion du traitement administratif des commandes (devis, bons de commande, engagements, bons de livraison, vérification et gestion des factures, vérification du service fait) en lien avec les chefs de services techniques et le service finances
- Suivi budgétaire des consommations de crédit des services techniques en lien avec le service finances
- Suivi des consommations d’essence et de l’état du parc automobile
Deuxième niveau de proximité auprès du public :
- Accueil du public professionnel
- Écoute et accompagnement du public dans les démarches à effectuer
- Accompagnement et suivi des différentes demandes destinées aux services techniques (fiches de travaux, demandes liées aux festivités notamment…)
Taches accessoires :
- Participation à l’adressage avec la direction concernée
- Binôme sur la facturation de l'eau.
Profils recherchés
- Compétences théoriques et techniques (« savoir-faire » et « savoir ») :
- Savoir-faire :
o Techniques courantes de secrétariat (rédaction, accueil, outils de suivi divers,…)
o Accueil téléphonique et physique
o Maîtrise des outils et logiciels bureautiques
o Gestion comptable (suivi budgétaire, engagement, traitement des factures et bons de livraison)
o Prise de rendez-vous efficace
o Grande capacité d’organisation
o Maitrise de l’outil informatique
o Savoir prendre des messages et les transmettre
o Savoir filtrer les demandes pour solliciter les chefs de service à bon escient et de manière rationnelle
- Savoir :
o Parfaite maîtrise du fonctionnement d’une collectivité et compréhension de la chaîne hiérarchique
o Connaissance des règles d’hygiène et de sécurité au travail
o Connaissance des habitudes de travail des chefs d’équipe
- Qualités et aptitudes requises (« savoir-être ») de l’agent dans l’exercice de ses fonctions :
- respect de l’autorité hiérarchique
- courtoisie au téléphone
- bon relationnel avec le public, les usagers
- discrétion
- autonomie et réactivité
- ouverture au changement
- adaptabilité, aux imprévus
- maîtrise de soi
- capacité à prendre du recul, à doser l’urgence et à hiérarchiser les priorités
- avoir conscience des priorités du service
- Savoir-faire :
o Techniques courantes de secrétariat (rédaction, accueil, outils de suivi divers,…)
o Accueil téléphonique et physique
o Maîtrise des outils et logiciels bureautiques
o Gestion comptable (suivi budgétaire, engagement, traitement des factures et bons de livraison)
o Prise de rendez-vous efficace
o Grande capacité d’organisation
o Maitrise de l’outil informatique
o Savoir prendre des messages et les transmettre
o Savoir filtrer les demandes pour solliciter les chefs de service à bon escient et de manière rationnelle
- Savoir :
o Parfaite maîtrise du fonctionnement d’une collectivité et compréhension de la chaîne hiérarchique
o Connaissance des règles d’hygiène et de sécurité au travail
o Connaissance des habitudes de travail des chefs d’équipe
- Qualités et aptitudes requises (« savoir-être ») de l’agent dans l’exercice de ses fonctions :
- respect de l’autorité hiérarchique
- courtoisie au téléphone
- bon relationnel avec le public, les usagers
- discrétion
- autonomie et réactivité
- ouverture au changement
- adaptabilité, aux imprévus
- maîtrise de soi
- capacité à prendre du recul, à doser l’urgence et à hiérarchiser les priorités
- avoir conscience des priorités du service
Contact et modalités de candidature
Contact
0473813100
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature à Monsieur Le Maire,
15 place de la République
63150 LA BOURBOULE
15 place de la République
63150 LA BOURBOULE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.