Le ou la responsable du secrétariat général de la Ville de Riom assiste et conseille la direction générale de la collectivité dont il/elle relève, impulse, organise et dirige la mise en œuvre des plans d'actions en fonction des objectifs définis par la direction générale et/ou les élus.es.
Il ou elle est garant(e) de la bonne organisation des instances municipales et des services dont il ou elle a la charge. Il/elle conseille les élus(es) et les services et apporte en amont une expertise juridique dans son domaine de compétence.

MISSIONS ET ACTIVITÉS DU POSTE

Activités principales :
1. Activités managériales :
• Diriger et coordonner l’ensemble des agents placés sous son autorités hiérarchique en organisant les services pour renforcer leur opérationnalité et le travail transversal ;
• Mettre en place des outils de suivi d’activité et proposer des pistes d’amélioration et d’optimisation du travail des agents, en lien avec les services supports ;
• Nombre d’agent(s) encadré(s) : 8

2. Assister le ou la DGS dans son activité
• Piloter les dossiers transversaux confiés par le ou la Directeur (trice) général(e) des services
• Assurer la circulation de l’information entre la direction générale et les différentes directions ainsi que le cabinet
• Participer à l’harmonisation des procédures de la Direction Générale
• Suivre les notes internes ; préparer les réunions et remplacer la Direction si nécessaire
• Conseiller le DGS et les élus sur les sujets juridiques liés aux missions dévolues.

3. Proposer, mettre en œuvre et animer la politique de communication interne

4. Organisation et gestion du conseil municipal
• Planifier les tenues de séance
• Etablir les projets d’ordre du jour
• Recueillir les projets de délibération (et notes de contexte) et procéder à leur contrôle administratif, financier, juridique, politique, et veiller à leur cohérence avec l’environnement de la collectivité et les précédents conseils.
• Adapter les textes des délibérations pour leur phase finale
• Veiller à l’envoi de la convocation et du dossier aux conseillers municipaux
• Participation aux instances du conseil municipal
• Contrôler la mise en forme des délibérations et les formalités d’exécution (signature des annexes)
• S’assurer de la publicité des débats et délibérations
• S’assurer de la tenue du registre des délibérations et du registre des décisions
• Vérifier et parapher les registres d’arrêtés permanents et de délibérations pour la collectivité
• Contrôler l’archivage des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal depuis 1978
• S’assurer de l’affichage légal à l’Hôtel de Ville
• Être PRADA pour la collectivité
• Assister les services concernant la communication des documents administratifs,

5 Assurer l’organisation, le suivi et l’encadrement :
du secrétariat général
• Assurer la responsabilité et le management opérationnel du service
• Superviser les activités propres des agents du secrétariat général (tri et enregistrement des courriers de la collectivité locale) et du service courrier (navettes, circuit postal, affranchissement)
• Garantir le circuit des courriers (enregistrement arrivée, diffusion, supervision du circuit des parapheurs)
• Garantir la qualité des courriers émis par la collectivité (forme, style) et de l’alerte juridique de premier niveau
• Mise en œuvre de la dématérialisation (courrier, conseil municipal, parapheur électronique…)
du service accueil – réceptions et du courrier en lien avec la responsable
• Avec l’appui de la responsable du service, s’assurer du bon fonctionnement des accueils dans une logique de satisfaction usager et en lien avec les différentes directions de la collectivité,
• Réalisation du bilan d’activité annuel du service accueil,
• Superviser l’activité de l’accueil ; organiser et planifier des ressources selon les flux ;
• Accompagnement professionnel des agents (information, conseils personnalisés…) et identifier des adaptations et des besoins de formation nécessaires ;
• Mise à jour permanente des procédures de travail de chaque agent ;
• Prise en charge des accueils difficiles et conflictuels ;
• Organisation des événements commémoratifs
• Evaluer la qualité de l’accueil

Activités annexes
• Gestion du bâtiment Hôtel-de-Ville : mise à jour de la signalétique, petit équipement, petit entretien et demandes d’interventions
• Gestion opérationnelle des réceptions : planning de mise à disposition des agents, renfort lors des réceptions pour l’installation et aide aux agents si nécessaire, suivi des stocks de marchandises en lien avec l’agent en charge des réceptions,
• Gestion des relations avec les villes jumelées.