Prenant en compte la dimension territoriale dans l'action du service, sous l'autorité de la Responsable de la Maison des Solidarités, le secrétaire médico-sociale d'unité territoriale contribue à l'accueil et à l'orientation des usagers ainsi qu'à la bonne organisation et réalisation des tâches administratives au sein de son Unité Territoriale.

1- Accueillir, informer et orienter les publics
- Informer, renseigner, orienter pour répondre aux demandes et aider à l'expression de celles-ci;
- Assurer un premier accueil physique et téléphonique des publics qu'ils soient usagers ou autres acteurs : écouter, identifier et évaluer les demandes et leur caractère d'urgence avec discernement;
- Élaborer la prise des messages et assurer leur suivi auprès des travailleurs médico-sociaux;
- Accompagner les publics dans les démarches administratives et/ou l'intervention du travailleur médico-social approprié;
- Contribuer à l'organisation des bonnes conditions d'accueil du public : gestion des affichages et des supports d'information mis à disposition dans les espaces d'attente et de réception notamment.

2- Organiser et réaliser les tâches administratives et logistiques engendrées par l'activité de l'unité territoriale
- Gérer l'organisation de l'UT et assurer le secrétariat des travailleurs médico-sociaux (plannings, rendez-vous médico-sociaux en utilisant les logiciels métiers) conformément aux chartes de fonctionnement des unités territoriales;
- Être garant de la gestion des données sur les logiciels métiers : création, mise à jour et suivi des procédures d'intervention médico-sociales, dossiers FSL, FSE, Allocations mensuelles, Secours (IODAS), suivi des enquêtes sociales, instruction/suivi des dossiers des assistantes maternelles PMI (IODAS), mises à dispositions suite à avis de naissances (HORUS);
- Rédiger et/ou réaliser des courriers, des comptes rendus de réunions (réunions de répartition des dossiers, de "concertation" et de "coordination" notamment);
- Organiser des réunions de travail internes au fonctionnement de l'unité territoriale, les préparer, gérer les suites de réunions et mettre à jour les procédures d'intervention médico-sociales (IODAS);
- Réceptionner, trier, ventiler le courrier interne et externe auprès de chaque professionnel de la Maison des Solidarités et expédier le courrier interne et externe auprès des usagers, partenaires et Institutions;
- Assurer le suivi administratif des dossiers des assistant(e)s maternel(le)s et familiaux et préparer et/ou participer à l'organisation et l'animation de réunions d'information, notamment celles en vue de l'agrément de assistant(e)s maternel(le)s et les bilans de santé en écoles;
- Contribuer au classement et à l'archivage des dossiers de l'UT dans le respect des règles institutionnelles en lien avec la gestion informatique des interventions médico-sociales;
- Diffuser l'information concernant le territoire, les projets et actions en cours au sein de l'unité territoriale.