Gestion de la paie : de la collecte des données au mandatement

- préparer, suivre, contrôler et exécuter la paie (170 agents/8 élus)
- déclarer les charges sociales mensuelles & annuelles,
- Suivi de la DSN,
- suivre avec la Trésorerie la liquidation de la paie,
- réaliser des simulations de salaires.

Gestion comptable : mandatement des dépenses/vérification des recettes/contrôles URSSAF

- éditer les mandats : paie, cotisations (URSSAF-CNRACL-IRCANTEC-RAFP-PASRAU-CDG), médecine, assureur statutaire, cdg63, CNAS,
- vérifier les recettes & valider auprès du service Finances : remboursement assureur statutaire, indemnités journalières, participations contrats aidés, aides aux personnes handicapées

- répondre aux contrôles URSSAF : préparer les justificatifs sur 3 ans, échanger, discuter, répondre au contrôleur, réceptionner le rapport, établir l’argumentaire en retour, liquidation de la dépense s’il y a lieu et application des préconisations éventuelles ;

Gestion des carrières : des arrivées aux départs

- recrutement : saisir la déclaration de vacance, rédiger les courriers, contacts avec le candidat retenu et éventuellement sa collectivité d’origine, collecter et vérifier les pièces nécessaires au recrutement, notamment le bulletin n°2 de casier judiciaire, calculer la reprise d’ancienneté s’il y a lieu, prendre l’arrêté de nomination, saisir la déclaration de nomination sur Emploi territorial, effectuer les affiliations nécessaires, transmettre l’arrêté au contrôle de légalité, le notifier à l’agent, au service formation, ampliation à la Trésorerie & au registre des actes du Maire, saisir dans les logiciels RH du service et Agirhe du CDG le dossier du nouvel agent et établir son dossier individuel papier, veiller par la suite à la tenue & à la mise à jour desdits dossiers et logiciels.

- carrière : vérifier le tableau d’avancement d’échelons, éditer les tableaux des possibilités d’avancement de grades, élaborer les dossiers de promotions internes, après validation & signature transmettre le(s) tableau(x) d’AG et le(s) dossier(s)de PI au CDG pour avis des CAP compétentes, rédiger les divers actes administratifs et courriers correspondants (nomination, titularisation, reclassement, avancement, promotion, positions, modification temps de travail, mutation, disponibilité, cessation de fonction, contrat, NBI, régime indemnitaire, solde de tout compte, certificat & attestation divers…), lorsque nécessaire saisir au préalable la CAP compétente du CDG pour avis, notifier l’arrêté à l’agent, si besoin au service formation, ampliation au registre des actes du Maire, mettre en application dans le logiciel RH du service et en assurer le suivi, mettre à jour le logiciel Agirhe et transmettre les actes par scan au CDG et à la Trésorerie, tenir à jour la fiche carrière des entretiens professionnels & les tableaux de régime indemnitaire.

- départ : contact avec la collectivité d’accueil, rédiger divers courriers, informer le service formation, rédiger & saisir l’arrêté de radiation des effectifs, notifier à l’agent & à la collectivité d’accueil, lui transmettre le dossier administratif individuel &archiver la copie, ampliation de l’arrêté par scan au CDG et à la Trésorerie, rédiger un certificat de travail et une attestation pôle emploi pour les contractuels, monter le dossier de retraite CNRACL, informer l’ agent, prendre & saisir l’arrêté de radiation des effectifs, contrôler le décompte provisoire de la liquidation de pension avec l’agent &envoyer les observations au correspondant CNRACL du CDG, traiter la demande définitive de liquidation de pension avant retour au CDG, transmettre à l’agent le décompte définitif de pension CNRACL, établir les déclarations à l’IRCANTEC, gérer les dossiers de validations de service, rechercher & répondre aux demandes d’agents retraités, divers contacts avec les caisses de retraites, suivre également les procédures de démission, licenciement, décès. Mettre à jour les logiciels RH et Agirhe, information au service formation, scan des arrêtés au CDG & Trésorerie.

Gestion des comptes épargne temps : CET

- gestion du fichier « CET »,
- vérification des droits, ouverture, alimentation, utilisation, portabilité, clôture,
- information des nouveaux ayant droits,
- décompte annuel aux agents.

Gestion de l’absentéisme :

Réceptionner le certificat médical, informer les responsables hiérarchiques & DGA, saisir dans le logiciel RH l’absence, vérifier le jour de carence et les 10% BAYROU, éditer l’arrêté de mise en congé de maladie, le notifier à l’agent, ampliation au registre des actes du Maire, calculer & saisir en préparation de paie la retenue sur régime indemnitaire, vérifier la prise en compte par le logiciel du passage à demi-traitement au-delà des délais réglementaires, scan à la Trésorerie si nécessaire,

Si besoin, après validation DRH, contacter l’assurance statutaire en vue d’un contrôle médical, d’un soutien psychologique ou d’un débriefing de l’ensemble de l’équipe, ou prise de rendez-vous avec DGA, orientation vers des associations de lutte contre les addictions, vers la médecine préventive, les assistantes sociales, le CCAS ou le CNAS,

Etablir la déclaration d’accident de service, de travail ou de trajet et la prise en charge des frais médicaux, transmettre rapport au DGA pour information du médecin de prévention & de l’ACFI en vue de l’enquête du CST, prendre l’arrêté, le notifier à l’agent, ampliation au registre des actes du Maire, suivi des dossiers de maladie professionnelle,

Calculer la durée du congé maternité, traiter la demande de congé paternité, saisir & éditer les arrêtés, les notifier aux agents, ampliations au registre des actes du Maire, les saisir sur les logiciels RH & Agirhe, scans au CDG & Trésorerie,

Elaborer les dossiers pour avis du Comité Médical ou de la Commission de Réforme placés auprès du CDG, éditer l’arrêté suite à l’avis & saisir dans le logiciel RH les périodes de longue maladie, maladie longue durée ou grave maladie, calculer les rappels de traitement, saisir en paie, informer les agents, ampliation au registre des actes du Maire, scans Trésorerie & CDG,

Saisir les dossiers auprès de l’assurance statutaire & suivre les remboursements, contacts également pour des conseils juridiques, recours contre tiers, prévention des risques en lien avec DGA,

Réaliser les attestations de salaire CPAM avec et sans subrogation,

Suivre le dossier MNT/TERRITORIA prévoyance garantie maintien de salaire,

Elaborer les rapports annuels à soumettre aux CST & tout, bilan, statistique, tableau de bord lié à l’absentéisme.

Gestion des visites médicales : à l’embauche, périodique, complémentaire, expertise, reprise

Point annuel ou lors d’un recrutement avec le service formation sur les diverses habilitations, autorisations, attestations & certifications des agents,

Suivi vaccins grippe.

Saisir le planning des visites médicales, transmettre les convocations aux responsables de service, échanges avec le secrétariat du service de médecine professionnelle, informer les responsables de service & DRH des restrictions médicales, classer les fiches d’aptitude au dossier des agents,

Prendre rendez-vous auprès d’un médecin agréé (visite d’embauche, permis poids lourd/super lourd, visite à la demande de l’employeur),

Editer les mandats relatifs à la médecine préventive, aux visites auprès des médecins agréés, experts médicaux et aux prestations du CDG.


Assistance au DGA : assistance, soutien, relais

Elaborer les rapports soumis aux CST & Conseil municipal, préparer les délibérations,
Editer les éléments nécessaires à l’élaboration du budget prévisionnel et tout document utile à la gestion RH,
Participer aux dossiers ponctuels ou transversaux du DGA (élections professionnelles, régime indemnitaire, discipline, contentieux…)
Participer à la veille législative & réglementaire,
Participer à l’amélioration, l’évolution des outils/process GRH,

Autres activités :

Tenue des registres des actes & du courrier du service RH,
Suivi des contrats aidés, apprentissage & service civique,
Suivi des dossiers FIPHFP, déclaration FIPHFP,
Référent & délégué titulaire du CNAS,
Suivi de la participation employeur Santé/Prévoyance,
Suivi de la complémentaire retraite Préfon,
Divers calculs : versement transports, prime de fin d’année,
Informer & conseiller les agents, (Tous les trois)
Réaliser divers tableaux de bord, bilans, statistiques, déclarations,
Classement, archivage (Tous les deux)
Interface avec le prestataire du logiciel RH,