Gestionnaire Administratif en charge des services a la population et de l'urbanisme

Offre n° O063260813000659
Publiée le 13/08/2026

Synthèse de l'offre

Lieu de travail
15, place de la république, La Bourboule (Puy-de-Dôme (63))
Poste à pourvoir le
01/11/2026
Date limite de candidature
12/09/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération selon grille indiciaire de la FPT + régime indemnitaire (RIFSEEP) le cas échéant Candidature (Lettre de motivation et CV) à l’attention de Monsieur le Maire
Descriptif de l'emploi
MISSIONS PRINCIPALES
Sous l’autorité de la Direction Générale, le/la gestionnaire administratif(ve), chargé(e) des services à la population état civil, élections, cimetière, recensement et de l’urbanisme, assure l’accueil, l’information et l’accompagnement des usagers dans leurs démarches administratives.
Il/Elle assure l’instruction, du suivi et de la gestion administrative des dossiers relevant de son domaine de compétence, dans le respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur, des procédures administratives et des délais applicables.
Il/Elle rend compte régulièrement de son activité à sa hiérarchie et l’alerte sur toute difficulté nécessitant un arbitrage ou une décision. Les situations présentant une difficulté juridique particulière ou relevant d’une décision de l’autorité territoriale sont soumises à la hiérarchie.
Missions / conditions d'exercice
CONDITIONS D’EXERCICE, EXIGENCES ET PRÉREQUIS
• Autonomie dans l’organisation et la gestion quotidienne du travail ;
• Fonctions d’accueil du public, en présentiel et par téléphone ;
• Participation à l’organisation et à la célébration des mariages ;
• Participation aux opérations électorales, pouvant nécessiter du travail les week-end et jours fériés ;
• Participation à certaines cérémonies et manifestations communales ;
• Astreintes d’état civil possibles ;
• Respect des délais réglementaires et des procédures applicables ;
• Nécessité d’une actualisation régulière des connaissances réglementaires.

ACTIVITES PRINCIPALES
SERVICES A LA POPULATION
Etat civil :
• Recevoir et enregistrer les déclarations de naissance, reconnaissances et décès ;
• Rédiger, transcrire et mettre à jour les actes d’état civil ;
• Assurer la publicité des actes d’état civil : délivrance, envoi, avis et mentions ;
• Tenir et transmettre les bulletins statistiques à l’INSEE ;
• Délivrer les extraits et copies d’actes d’état civil ;
• Assurer les formalités liées à la tenue et à la gestion des registres d’état civil ;
• Accueillir les futurs époux et les informer sur les formalités relatives au mariage ;
• Participer à la préparation et à la célébration des mariages ;
• Accueillir les parents et assurer l’information relative au parrainage civil ;
• Accueillir les partenaires et assurer l’information relative au PACS ;
• Participer à l’enregistrement des PACS et aux formalités qui en découlent.
Administration du cimetière et opérations funéraires :
• Assurer la gestion administrative du cimetière communal ;
• Tenir et mettre à jour les titres de concession et le fichier du cimetière ;
• Assurer le suivi administratif des concessions ;
• Mettre en œuvre les procédures de reprise des concessions à l’état d’abandon ;
• Instruire et délivrer les autorisations de travaux dans le cimetière ;
• Instruire et délivrer les autorisations d’inhumation et d’exhumation ;
• Assurer les relations administratives avec les familles et les entreprises de pompes funèbres.
Élections :
• Informer les administrés sur les conditions d’inscription sur les listes électorales ;
• Recevoir et traiter les demandes d’inscription et de modification ;
• Assurer la gestion et la mise à jour de la liste électorale ;
• Préparer les travaux de la commission de contrôle des listes électorales ;
• Participer aux opérations préparatoires aux scrutins ;
• Préparer le matériel électoral et participer à la mise en place des bureaux de vote ;
• Participer au déroulement des opérations électorales ;
• Assurer les formalités administratives liées aux élections.
Recensement de la population :
Dans le cadre du recensement général de la population, organisé tous les cinq ans :
• Participer à la constitution des districts de recensement ;
• Participer au recrutement des agents recenseurs ;
• Participer à leur formation ;
• Organiser les plannings et le suivi des opérations ;
• Participer au suivi de la collecte ;
• Assurer la saisie et le suivi informatique des données ;
• Assurer les relations avec les services compétents de l’INSEE.
Recensement citoyen
• Informer les jeunes concernés sur leurs obligations ;
• Recevoir et enregistrer les demandes de recensement citoyen ;
• Assurer la transmission des données aux organismes concernés ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers.
Titres d’identité et de séjour
• Informer les usagers sur les démarches relatives aux cartes nationales d’identité et aux passeports ;
• Informer les demandeurs sur les démarches relatives aux titres de séjour ;
• Orienter les usagers vers les communes ou services compétents pour l’instruction des demandes.
GESTION DE L’URBANISME
Accueil et information des usagers
• Accueillir et renseigner les usagers sur les démarches et procédures d’urbanisme ;
• Informer les administrés sur les différentes autorisations d’urbanisme et les pièces nécessaires à la constitution des dossiers ;
• Orienter les usagers vers les services compétents lorsque nécessaire.
Gestion administrative des autorisations d’urbanisme
• Réceptionner et enregistrer les demandes d’autorisation d’urbanisme ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers ;
• Vérifier la complétude des dossiers ;
• Assurer les transmissions aux différents services et organismes concernés ;
• Assurer le suivi des délais réglementaires ;
• Enregistrer les arrêtés d’autorisation et assurer leur transmission aux intéressés et aux services concernés ;
• Assurer le suivi des déclarations d’ouverture de chantier et d’achèvement des travaux.
Instruction des dossiers
• Assurer l’instruction directe des déclarations préalables hors périmètre relevant de l’Architecte des Bâtiments de France (ABF), dans le respect des compétences et délégations applicables ;
• Assurer l’instruction directe des certificats d’urbanisme d’information (CUa) ;
• Transmettre les certificats d’urbanisme opérationnels (CUb) au service instructeur compétent, notamment à la DDT, et en assurer le suivi ;
• Assurer les vérifications et le suivi administratif des déclarations d’intention d’aliéner (DIA) et de l’exercice du droit de préemption urbain (DPU) ;
• Assurer le suivi des dossiers en lien avec le service instructeur de la DDT.
Établissements recevant du public (ERP)
• Assurer le suivi administratif des dossiers soumis à la commission de sécurité ;
• Préparer et adresser les convocations ;
• Assurer le suivi des visites et des procès-verbaux ;
• Préparer les arrêtés à réception des procès-verbaux de visite ;
• Assurer la transmission des décisions et documents aux intéressés et aux services concernés.
Autorisations de travaux et accessibilité
• Réceptionner les demandes d’autorisation de travaux ;
• Vérifier la complétude des dossiers ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers ;
• Préparer les arrêtés d’autorisation de travaux à réception du procès-verbal de la commission d’accessibilité ;
• Assurer la transmission des arrêtés aux intéressés et à la DDT.
Cadastre
• Assurer l’accueil et le renseignement des usagers sur les documents cadastraux ;
• Assurer la consultation et la mise à disposition des informations cadastrales dans le respect de la réglementation ;
• Assurer les relations avec les services compétents en matière cadastrale.
CÉRÉMONIES ET ÉVÉNEMENTIEL COMMUNAL
Préparation des cérémonies commémoratives et manifestations communales
Participer à l’organisation des cérémonies et manifestations, notamment 19 mars ; 27 avril ; 30 avril ; 8 mai ; 18 juin ; 14 juillet ; 15 août ; 1er novembre ; 11 novembre ; fête patronale ; vœux du Maire ; et autres manifestations ou événements communaux.
À ce titre :
• Préparer et adresser les invitations aux élus et aux associations concernées ;
• Commander les gerbes et autres fournitures nécessaires ;
• Informer les services techniques des installations à prévoir, notamment pour le pavoisement ;
• Informer les services concernés du personnel à mettre à disposition ;
• Assurer la transmission des messages préfectoraux nécessaires à la préparation des discours ;
• Préparer les avis et informations destinés à la presse ;
• Assurer le suivi administratif et logistique des manifestations.
Vœux du Maire
• Assurer le suivi et la mise à jour de la base de données des destinataires ;
• Préparer les envois ;
• Organiser et assurer l’envoi des vœux du Maire.
TÂCHES ACCESSOIRES ET MISSIONS TRANSVERSALES
Accueil et renseignement du public
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers ;
• Identifier les demandes et apporter une première réponse dans son domaine de compétence ;
• Orienter les usagers vers le service ou l’interlocuteur compétent lorsque nécessaire ;
• Informer les usagers sur les démarches administratives ;
• Assurer un accueil de qualité, dans le respect des principes de neutralité, d’égalité et de continuité du service public.
Gestion du courrier et des messageries
• Assurer l’ouverture et le tri du courrier arrivé ;
• Assurer la distribution du courrier aux services concernés ;
• Assurer la gestion et le suivi des boîtes de messagerie du service ;
• Organiser les envois de courrier en nombre.
Continuité du service
• Participer à la continuité du fonctionnement du service ;
• Assurer, en cas de besoin, le remplacement ponctuel des collègues ;
• Transmettre les informations nécessaires à la hiérarchie et aux collègues afin d’assurer la continuité du suivi des dossiers.
SAVOIRS
• Connaissance du fonctionnement général des collectivités territoriales ;
• Connaissance de la législation relative à l’état civil ;
• Connaissance de la réglementation électorale ;
• Connaissance de la réglementation funéraire et de la gestion des cimetières ;
• Connaissance de la réglementation relative au recensement citoyen et au recensement de la population ;
• Connaissance du contexte réglementaire applicable à l’urbanisme ;
• Connaissance des règles relatives aux autorisations d’urbanisme ;
• Connaissance des procédures relatives aux ERP et à l’accessibilité ;
• Connaissance des procédures administratives et des relations avec les services de l’État ;
• Connaissance de l’actualité juridique dans les domaines relevant du poste.
• Connaissance des outils numériques et des logiciels métiers ;
• Connaissance des outils de dématérialisation ;
• Connaissance des procédures administratives communales.
Profils recherchés
SAVOIRS
• Connaissance du fonctionnement général des collectivités territoriales ;
• Connaissance de la législation relative à l’état civil ;
• Connaissance de la réglementation électorale ;
• Connaissance de la réglementation funéraire et de la gestion des cimetières ;
• Connaissance de la réglementation relative au recensement citoyen et au recensement de la population ;
• Connaissance du contexte réglementaire applicable à l’urbanisme ;
• Connaissance des règles relatives aux autorisations d’urbanisme ;
• Connaissance des procédures relatives aux ERP et à l’accessibilité ;
• Connaissance des procédures administratives et des relations avec les services de l’État ;
• Connaissance de l’actualité juridique dans les domaines relevant du poste.
• Connaissance des outils numériques et des logiciels métiers ;
• Connaissance des outils de dématérialisation ;
• Connaissance des procédures administratives communales.
SAVOIR-FAIRE (compétences techniques et opérationnelles)
• Sécuriser les actes et procédures dans le respect de la réglementation ;
• Appliquer les procédures administratives et les délais réglementaires ;
• Assurer le suivi rigoureux des dossiers ;
• Utiliser les outils numériques et les applications métiers ;
• Utiliser les outils de dématérialisation ;
• Rechercher et vérifier les informations réglementaires nécessaires à l’exercice des missions ;
• Assurer une veille juridique dans les domaines relevant du poste ;
• Rédiger des courriers, actes, arrêtés et documents administratifs ;
• Organiser et prioriser son activité ;
• Assurer la transmission des informations aux différents interlocuteurs ;
• Rendre compte à sa hiérarchie de l’activité et des difficultés rencontrées ;
• Alerter sa hiérarchie en cas de difficulté juridique, de risque ou de dépassement de délai ;
• Travailler en collaboration avec les services instructeurs et les différents partenaires institutionnels.
SAVOIR-ÊTRE (qualités personnelles et comportementales)
• Sens du service public ;
• Disponibilité et qualité d’écoute ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Organisation, méthode et rigueur ;
• Réactivité ;
• Grande autonomie dans l’organisation du travail ;
• Capacité à gérer les priorités et les urgences ;
• Capacité d’adaptation ;
• Aptitude au travail en équipe et en binôme ;
• Diplomatie ;
• Très bon relationnel avec le public, les usagers, les élus et les services partenaires ;
• Capacité à gérer des situations délicates ou conflictuelles avec calme et professionnalisme ;
• Respect du devoir de réserve et des obligations professionnelles.

Contact et modalités de candidature

Contact
0473813100
Informations complémentaires
CV + Lettre de motivation

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.