Assistant d'élus(es) H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O064230701118702
Publiée le 11/10/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville Place royale , Pau (Pyrénées-Atlantiques (64))
Poste à pourvoir le
01/11/2023
Date limite de candidature
25/10/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Apporte une aide aux élus(es) en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Travaille en équipe avec les autres collaborateurs(rices) d'élus.
Travaille en équipe avec les autres collaborateurs(rices) d'élus.
Missions / conditions d'exercice
Rattaché(e) à la responsable du service, vous aurez pour activités principales :
Organiser la vie professionnelle des élus(es)
- Assurer la gestion de l'agenda et des déplacements
- Organiser et planifier les réunions
- Assurer la gestion et le suivi des mails et du courrier
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Gérer et suivre les dossiers spécifiques liés aux fonctions de l'élu(e) (hors rôle des services)
- Rechercher et proposer des éléments de réponses aux élus(es) suite aux requêtes des usagers
- Assurer la permanence des élus(es)
- Préparer des fonds de dossier
Assurer l'accueil physique et téléphonique pour les élus(es)
Assurer la gestion administrative
- Rédiger des courriers
- Assurer l'ouverture et la distribution du courrier
- Prendre en charge le classement
- Assurer le suivi des courriers via le logiciel courrier "Post office"
- Assurer un lien avec les services techniques pour les diverses interventions
- Assurer un lien avec le cabinet
Activités secondaires du poste :
- Assurer la revue de presse avec les autres collaborateurs(rices) des élus(es) et le cabinet du Maire
- Assister les élus(es) concernés(es) lors de COPIL spécifiques
Organiser la vie professionnelle des élus(es)
- Assurer la gestion de l'agenda et des déplacements
- Organiser et planifier les réunions
- Assurer la gestion et le suivi des mails et du courrier
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Gérer et suivre les dossiers spécifiques liés aux fonctions de l'élu(e) (hors rôle des services)
- Rechercher et proposer des éléments de réponses aux élus(es) suite aux requêtes des usagers
- Assurer la permanence des élus(es)
- Préparer des fonds de dossier
Assurer l'accueil physique et téléphonique pour les élus(es)
Assurer la gestion administrative
- Rédiger des courriers
- Assurer l'ouverture et la distribution du courrier
- Prendre en charge le classement
- Assurer le suivi des courriers via le logiciel courrier "Post office"
- Assurer un lien avec les services techniques pour les diverses interventions
- Assurer un lien avec le cabinet
Activités secondaires du poste :
- Assurer la revue de presse avec les autres collaborateurs(rices) des élus(es) et le cabinet du Maire
- Assister les élus(es) concernés(es) lors de COPIL spécifiques
Profils recherchés
Formation et qualifications nécessaires : BTS Assistant(e) de Direction (ou niveau)
Compétences générales (savoirs et savoir-être) :
- Discrétion professionnelle
- Rigueur et organisation
- Qualités relationnelles
- Disponibilité
- Relations de confiance avec les élus(es)
- Sens du service public
- Qualités d'écoute
- Travail en équipe et en transversalité
- Capacité à organiser le travail et à gérer les priorités
- Capacité à synthétiser et à rédiger des documents, supports, synthèses et comptes-rendus
- Capacité à anticiper et à réagir en cas d'imprévu
Compétences spécifiques et/ou techniques :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités locales et des délégations politiques
- Maîtrise des outils et logiciels de bureautique
- Maîtrise des tableaux de bord et outils de planification
- Savoir adapter son discours en fonction des interlocuteurs(rices)
Compétences générales (savoirs et savoir-être) :
- Discrétion professionnelle
- Rigueur et organisation
- Qualités relationnelles
- Disponibilité
- Relations de confiance avec les élus(es)
- Sens du service public
- Qualités d'écoute
- Travail en équipe et en transversalité
- Capacité à organiser le travail et à gérer les priorités
- Capacité à synthétiser et à rédiger des documents, supports, synthèses et comptes-rendus
- Capacité à anticiper et à réagir en cas d'imprévu
Compétences spécifiques et/ou techniques :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités locales et des délégations politiques
- Maîtrise des outils et logiciels de bureautique
- Maîtrise des tableaux de bord et outils de planification
- Savoir adapter son discours en fonction des interlocuteurs(rices)
Contact et modalités de candidature
Contact
0559111040
Informations complémentaires
Veuillez transmettre votre candidature (CV + lettre de motivation) à l'attention de Monsieur le Maire-Président à l'adresse postale suivante: Hôtel de France, 2 bis place royale 64000 PAU ou par mail: DRH.Recrutement@agglo-pau.fr
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE PAU
>Direction des ressources humaines - hôtel de france
64036 Pau cedex
>Direction des ressources humaines - hôtel de france
64036 Pau cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.