Un Chargé d'accueil et d'assistance administrative (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O064231001208719
Publiée le 03/10/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1, avenue maréchal Leclerc BP 60004, Bayonne (Pyrénées-Atlantiques)
Poste à pourvoir le
01/12/2023
Date limite de candidature
15/10/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le·la chargé·e d'accueil et d'assistance administrative effectue ces missions sur le site de la maison des associations mais peut-être amenée à se déplacer à la salle l'Albizia pour effectuer les états des lieux de cet espace.
Missions / conditions d'exercice
* Accueillir le public physiquement et par téléphone ;
* Traiter les demandes d'occupation de la Maison des associations, la salle L'Albizia et du 3 BIS ;
* Suivre et mettre en forme les dossiers administratifs ;
* Gérer le planning d'occupation des salles d'activité et des bureaux ;
* Assurer les états des lieux d'entrée et de sortie de la salle L'Albizia ;
* Mettre à jour l'agenda des manifestations de la ville ;
* Mettre à jour l'affichage dynamique du planning des salles d'activité ;
* Répartir le courrier des associations dans les boites à lettres ;
* Traiter les demandes d'inscription de " Bayonne Asso " (centre de ressources et d'appui à la vie associative) ;
* Générer les accès Wifi pour les associations.
Profils recherchés
Connaissances théoriques, générales, procédurales ou spécialisées
(Savoirs) :
* Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la Maison des associations et des services municipaux ;
* Connaissance des outils de bureautique et des logiciels dédiés : Elise (gestion dématérialisée des courriers), GMA (mise à jour de l'annuaire des associations et gestion planning de réservation des salles), Room Arranger (plans des salles), Magic Info, Typo 3 (agenda des manifestations), UCOPIA (accès Wifi) ;
* Connaissance des techniques d'accueil ;
* Connaissance des procédures d'instruction des dossiers.
Savoirs pratiques techniques (savoir-faire) :
* Savoir travailler en équipe et transmettre les informations par écrit ou par oral ;
* Savoir appréhender les demandes d'occupation de la Maison des associations et expliquer les conditions d'accès et les services disponibles, en gardant trace de l'objet des demandes ;
* Savoir prévenir et alerter sa hiérarchie en cas de besoin.
Aptitudes et qualités à mobiliser en situation de travail (savoir-être) :
* Avoir le sens du service public ;
* Être respectueux du public et de la hiérarchie ;
* Savoir se rendre disponible et bienveillant ;
* Cultiver l'esprit d'équipe et la cohésion du groupe ;
* Faire preuve de discrétion et de retenue.
(Savoirs) :
* Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la Maison des associations et des services municipaux ;
* Connaissance des outils de bureautique et des logiciels dédiés : Elise (gestion dématérialisée des courriers), GMA (mise à jour de l'annuaire des associations et gestion planning de réservation des salles), Room Arranger (plans des salles), Magic Info, Typo 3 (agenda des manifestations), UCOPIA (accès Wifi) ;
* Connaissance des techniques d'accueil ;
* Connaissance des procédures d'instruction des dossiers.
Savoirs pratiques techniques (savoir-faire) :
* Savoir travailler en équipe et transmettre les informations par écrit ou par oral ;
* Savoir appréhender les demandes d'occupation de la Maison des associations et expliquer les conditions d'accès et les services disponibles, en gardant trace de l'objet des demandes ;
* Savoir prévenir et alerter sa hiérarchie en cas de besoin.
Aptitudes et qualités à mobiliser en situation de travail (savoir-être) :
* Avoir le sens du service public ;
* Être respectueux du public et de la hiérarchie ;
* Savoir se rendre disponible et bienveillant ;
* Cultiver l'esprit d'équipe et la cohésion du groupe ;
* Faire preuve de discrétion et de retenue.
Contact et modalités de candidature
Contact
0559466060
Informations complémentaires
Horaires fixes imposés, en lien avec les horaires d'ouverture de l'équipement et l'accueil du public - du lundi au samedi, de 9h à 19h ;
Travail le samedi, éventuellement les jours fériés ;
Pas de RTT ;
Positionnement obligatoire de 3 semaines de congés annuels en août (fermeture annuelle aux associations).
Renseignements auprès de :
Madame Joëlle BROUSMICHE,
Responsable administrative Maison des Associations 05 59 44 74 10
ou de Madame Nathalie RICHART,
cheffe de service associative 05.59.46.61.06 (à partir du 02/10).
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Candidature (lettre de motivation, CV)
à déposer sur le site internet de la Ville de Bayonne :
Rubrique > Ma Mairie > Vie Municipale > Emplois et Stages
ou à adresser par voie postale à :
Monsieur le Maire de Bayonne
Hôtel de Ville 1, avenue du Maréchal Leclerc
BP 60004 64109 Bayonne Cedex
AVANT LE 15 OCTOBRE 2023
Travail le samedi, éventuellement les jours fériés ;
Pas de RTT ;
Positionnement obligatoire de 3 semaines de congés annuels en août (fermeture annuelle aux associations).
Renseignements auprès de :
Madame Joëlle BROUSMICHE,
Responsable administrative Maison des Associations 05 59 44 74 10
ou de Madame Nathalie RICHART,
cheffe de service associative 05.59.46.61.06 (à partir du 02/10).
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Candidature (lettre de motivation, CV)
à déposer sur le site internet de la Ville de Bayonne :
Rubrique > Ma Mairie > Vie Municipale > Emplois et Stages
ou à adresser par voie postale à :
Monsieur le Maire de Bayonne
Hôtel de Ville 1, avenue du Maréchal Leclerc
BP 60004 64109 Bayonne Cedex
AVANT LE 15 OCTOBRE 2023
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE BAYONNE
>1, avenue maréchal Leclerc BP 60004
64109 BAYONNE CEDEX
>1, avenue maréchal Leclerc BP 60004
64109 BAYONNE CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.