Affectation : Service Solidarité Autonomie (SSA)
Responsable : Responsable de service SSA
Responsable hiérarchique direct : Responsable de service SSA

Mission(s) principale(s) : L'Assistant prestataire du SSA est en charge du planning des aides à domicile. Il organise et d'optimise les interventions des Aides à domiciles au regard du service à rendre aux bénéficiaires. Il est l'interlocuteur des Aides à domiciles et des bénéficiaires en lien avec les questions liées aux plannings d'interventions.
Accueil physique et téléphonique des Aides à domiciles, réception des appels, pour son secteur d’intervention ou pour les autres secteurs si nécessaire.






Elaboration et optimisation des plannings courants en adéquation avec les plans d'aide, dans le respect du temps de travail en prenant en compte les contraintes, les urgences et imprévus, ainsi que les procédures de service.
Transmission d’informations aux bénéficiaires, aux aides à domicile, aux responsables de secteur (modification de planning, signes d’anomalie après validation des pointages, situation des usagers), pour son secteur d'intervention ou pour les autres secteurs si nécessaire.
Organisation des remplacements (prévus ou de dernière minute).
Transmission des besoins d’interventions non couverts.
Suivi de l’effectivité des plans d’aide.
Edition des listings de renouvellement des prises en charge et des documents administratifs (Devis, DIPC, livret d’accueil…).
Réalisation et éditions de courriers, de requêtes…
Importation de données informatiques (télégestion) et gestion des anomalies.
Classement, archivage.
Gestion informatique des dossiers.
Relais de l'Assistant administratif du service lors des absences selon les besoins du service, (notamment préparation des éléments pour la paie des Aides à domicile et la facturation des interventions aux bénéficiaires).
Contacts directs et permanents avec les usagers, les aides à domicile.
Echanges réguliers d’informations la responsable du service, les responsables de secteur et les conseillères administratives.
Relations fréquentes avec les autres services, les collectivités et les partenaires
Sous l’autorité hiérarchique la responsable du SSA.
Travail en bureau et en équipe du lundi au vendredi (badgeage).
Sens du service public. Grande disponibilité. Coordination primordiale avec les collègues. Maîtrise de soi. Adaptation. Grande communication. Rigueur. Organisation.
Devoir de discrétion. Confidentialité.
Respect des obligations du fonctionnaire et des procédures internes
Grande autonomie, réactivité et initiative
Activités définies, suivies et évaluées par la responsable du SSA.
Participation à la vie du service (réunions, groupes de travail…).
Etre force de proposition sur toute mesure propre à optimiser l’organisation du travail.
Continuité du service en cas d’absence d’une collègue
Matériel bureautique et informatique.
Technologies de l’information et de la communication.
Logiciels Métiers. Panneaux d’affichage. Formations CNFPT

Savoir faire :
Accueil physique et téléphonique, renseignement et orientation
Accueillir avec amabilité, courtoisie et diplomatie.
S’exprimer clairement et reformuler les demandes.
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
Identifier la nature et le degré d’urgence de la demande.
Avoir le sens du contact et être à l’écoute.
Planification du travail des Aides à domicile
Identifier la nature et le degré d’urgence de la demande.
Réagir avec pertinence aux situations d’urgence.
Faire preuve de rigueur organisationnelle.
Gérer les situations de stress et réguler les tensions.
Conserver neutralité et objectivité face aux situations.

Savoirs :
Techniques de communication téléphonique.
Techniques et outils de communication
Techniques de régulation
Organigramme du service et du CCAS
Techniques d’écoute
Modes de vie et rythmes biologiques des bénéficiaires.
Connaissance du public et des partenaires.
Logiciel Médisys, Mediclic, HIPPOCAD
Principes et procédures de planification définis.
Orientations en matière de politique de soutien à domicile.
Disponibilité des aides à domicile.
Réglementation relative au temps de travail