Activités et tâches principales du poste :

1) Assurer l’accueil physique et téléphonique du public :
Assurer l'ouverture et la fermeture de l'établissement,
Faire le lien entre les administrés, la collectivité et les prestataires de Service Public,
Renseigner et orienter les demandes, mettre en relation les intervenants/services,
Gérer la prise de rendez-vous,
Assurer l’interface entre les administrés et la collectivité,
Recevoir et dispatcher les communications téléphoniques.

2) Traiter le courrier, les réservations et la gestion des stocks :
Ouvrir et trier le courrier arrivé et le transmettre aux services concernés,
Traiter les expéditions en nombre,
Mettre en forme et déposer à la signature différents types de courriers,
Assurer le suivi des bons de commande de fournitures,
Gérer l’approvisionnement en fournitures administratives : suivre les stocks, passer les commandes…,
Alimenter tableaux ou calendriers de suivi pour les réservations et les commandes.

3) Aider à la communication et au secrétariat d’assemblées :
Accompagner l’agent chargé de la communication chaque fois que nécessaire pour l’organisation et la gestion de la logistique d’événements (Comités, Bureaux, manifestations diverses), la sortie de la lettre d’information trimestrielle ou du Rapport d’Activité annuel, l’élaboration de tout document ou action de communication, etc…

4) Aider à la gestion des actes en la Forme Administrative (AFA) :
Accompagner l’agent chargé de la rédaction des AFA pour l’envoi et la récupération de pièces administratives,
Assurer l’envoi, le classement et l’archivage de dossiers.


5) Assurer la gestion administrative et financière des dossiers de travaux d’électrification :
Enregistrer et prendre en compte les demandes de travaux par les collectivités et/ou les maîtres d’œuvre et participer à l’élaboration des programmes annuels et intermédiaires de travaux (compilation des demandes par lots financiers et mise en forme par nature de travaux),
Informer les collectivités des programmations de travaux et de leurs modalités financières.
Assurer le relationnel avec les élus et personnels communaux.

6) Suivi des dossiers administratifs de travaux d’électrification :
Délivrer les bons de commande d’étude aux maîtres d’œuvre et aux entreprises en fonction de leur charge de travail et du degré d’avancement de leurs opérations,
Suivre la réalisation des études, prendre en compte les délais du cahier des charges jusqu’à l’envoi des documents administratifs en commune,
Suivre les crédits et financements pour la délivrance des bons de commandes travaux en lien avec la comptabilité et le Service Technique,
Participer aux réunions de suivi avec les entreprises et les maîtres d’œuvre,
Suivre l’avancement des travaux en relation avec les communes et les partenaires extérieurs (maîtrise d’œuvre, ENEDIS, entreprises…),
Assurer le suivi administratif de la clôture des opérations (achèvement des travaux, réception des travaux).

7) Activités et tâches secondaires du poste :
Effectuer des tâches polyvalentes à la demande des services : saisie de courriers, délivrance de documents administratifs, mise en place de salles de réunions, reprographie, montage de dossiers, classement, affichage d'informations diverses …,
Accompagner les visiteurs auprès de leurs interlocuteurs,
Assurer ou participer à l'archivage des dossiers des différents services,
Renforcer en cas de besoin les autres services administratifs.