Assistant Prestataire
Offre n° O064260519001055
Publiée le 19/05/2026
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
5, square d'ixelles-javalquinto, Biarritz (Pyrénées-Atlantiques (64))
Poste à pourvoir le
01/08/2026
Date limite de candidature
18/06/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable du SSA.
Relations fonctionnelles
Contacts directs et permanents avec les usagers, les aides à domicile. Echanges réguliers d’informations avec la responsable du service, les responsables de secteur, la conseillère administrative, l’assistante administrative SSA. Relations fréquentes avec les autres services, les collectivités et les partenaires
Relations fonctionnelles
Contacts directs et permanents avec les usagers, les aides à domicile. Echanges réguliers d’informations avec la responsable du service, les responsables de secteur, la conseillère administrative, l’assistante administrative SSA. Relations fréquentes avec les autres services, les collectivités et les partenaires
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
En coordination avec la Responsable de Secteur, organiser et optimiser les plannings et les remplacements des aides à domicile, tout en respectant les contraintes réglementaires et en répondant aux besoins des bénéficiaires.
Missions spécifiques
Planification du travail des Aides à domicile de son secteur :
- Élaborer et gérer les plannings d’interventions en fonction des besoins des bénéficiaires et des disponibilités des aides à domicile.
- Organiser les plannings en fonction des imprévus, (absences, urgences, changements de demande).
- Assurer une répartition équitable des heures entre les intervenants
Suivi et gestion des absences :
- Anticiper et gérer les absences prévues et imprévues des aides à domicile.
- Trouver des solutions de remplacement en cas d’indisponibilité d’un intervenant.
- Transmettre les besoins de recrutement saisonniers et élaborer des plannings.
- Ajuster les plannings pour garantir la continuité du service auprès des bénéficiaires, en cas d’impossibilité de remplacer l'intégralité des heures de l’agent absent.
Relation avec les intervenants et bénéficiaires :
- Être l’interlocuteur privilégié des aides à domicile et des bénéficiaires pour toute question liée à la planification.
- Gérer les demandes de modification ponctuelles de prestations, (horaires, jours, intervention supplémentaire, urgence…).
- Transmettre les besoins d’intervention non couverts ou les demandes de modifications de plan d’aide pérennes à la Responsable de secteur.
Suivi administratif :
- Saisir et mettre à jour les informations dans le logiciel de gestion des plannings.
- Veiller à la conformité des plannings avec la réglementation en vigueur, (temps de travail, temps de repos).
- Suivre l’effectivité des plans d’aide.
- Editer des listings de renouvellement des prises en charge et accords provisoires.
- Importer de données informatiques (télégestion) et gestion des anomalies.
- Préparer des documents papiers pour le classeur d’astreinte, (plannings, listing téléphonique et codes des intervenants…).
- Classer, archiver
Accueil des nouveaux aides à domicile :
- Présenter le poste d’assistante prestataire et des modalités de contact avec le service.
- Préparer la journée de tutorat si besoin en lien avec la RS. (Créer la fiche de l’AD + ASAPRO + Planifier les interventions en tutorat+ info aux AD tutrices).
Communication :
- Assurer une communication efficace entre les équipes, les bénéficiaires et la hiérarchie.
- Participer aux réunions de service pour un suivi régulier des prestations
Relais des autres assistants prestataires et de l’assistante administrative SSA :
- Relais des autres assistantes prestataires en cas d’absence ou de surplus d’activité.
- Remplacement de l’assistante administrative SSA selon les besoins du service :
- Suivi et mise à jour des nouveaux accords de prise en charge.
- Préparation des éléments de paie des aides a domicile et facturation des interventions aux bénéficiaires.
- Envoi d’attestations annuelles aux bénéficiaires, (en cas d’urgence uniquement).
En coordination avec la Responsable de Secteur, organiser et optimiser les plannings et les remplacements des aides à domicile, tout en respectant les contraintes réglementaires et en répondant aux besoins des bénéficiaires.
Missions spécifiques
Planification du travail des Aides à domicile de son secteur :
- Élaborer et gérer les plannings d’interventions en fonction des besoins des bénéficiaires et des disponibilités des aides à domicile.
- Organiser les plannings en fonction des imprévus, (absences, urgences, changements de demande).
- Assurer une répartition équitable des heures entre les intervenants
Suivi et gestion des absences :
- Anticiper et gérer les absences prévues et imprévues des aides à domicile.
- Trouver des solutions de remplacement en cas d’indisponibilité d’un intervenant.
- Transmettre les besoins de recrutement saisonniers et élaborer des plannings.
- Ajuster les plannings pour garantir la continuité du service auprès des bénéficiaires, en cas d’impossibilité de remplacer l'intégralité des heures de l’agent absent.
Relation avec les intervenants et bénéficiaires :
- Être l’interlocuteur privilégié des aides à domicile et des bénéficiaires pour toute question liée à la planification.
- Gérer les demandes de modification ponctuelles de prestations, (horaires, jours, intervention supplémentaire, urgence…).
- Transmettre les besoins d’intervention non couverts ou les demandes de modifications de plan d’aide pérennes à la Responsable de secteur.
Suivi administratif :
- Saisir et mettre à jour les informations dans le logiciel de gestion des plannings.
- Veiller à la conformité des plannings avec la réglementation en vigueur, (temps de travail, temps de repos).
- Suivre l’effectivité des plans d’aide.
- Editer des listings de renouvellement des prises en charge et accords provisoires.
- Importer de données informatiques (télégestion) et gestion des anomalies.
- Préparer des documents papiers pour le classeur d’astreinte, (plannings, listing téléphonique et codes des intervenants…).
- Classer, archiver
Accueil des nouveaux aides à domicile :
- Présenter le poste d’assistante prestataire et des modalités de contact avec le service.
- Préparer la journée de tutorat si besoin en lien avec la RS. (Créer la fiche de l’AD + ASAPRO + Planifier les interventions en tutorat+ info aux AD tutrices).
Communication :
- Assurer une communication efficace entre les équipes, les bénéficiaires et la hiérarchie.
- Participer aux réunions de service pour un suivi régulier des prestations
Relais des autres assistants prestataires et de l’assistante administrative SSA :
- Relais des autres assistantes prestataires en cas d’absence ou de surplus d’activité.
- Remplacement de l’assistante administrative SSA selon les besoins du service :
- Suivi et mise à jour des nouveaux accords de prise en charge.
- Préparation des éléments de paie des aides a domicile et facturation des interventions aux bénéficiaires.
- Envoi d’attestations annuelles aux bénéficiaires, (en cas d’urgence uniquement).
Profils recherchés
Niveau de formation requis : IV ou V
Formations et qualifications nécessaires : Gestion, secrétariat, administratif (CAP, BEP)
Savoirs faire :
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel) et des logiciels spécialisés en gestion des plannings (ex : Médisys, Mediclic).
Capacité d’organisation :
- Savoir identifier et prioriser les tâches selon leur degré d’urgence.
- Gérer simultanément plusieurs plannings complexes, avec priorisation des interventions en fonction des besoins des bénéficiaires et des ressources disponibles dans le respect des contraintes légales (temps de travail, repos, sécurité).
Capacité à s’adapter rapidement face aux situations imprévues ou urgentes, en proposant des solutions alternatives sans compromettre la qualité du service.
Capacité à communiquer :
- Savoir gérer les appels : les réceptionner, les filtrer, les réorienter si nécessaire
- Faire preuve de diplomatie et offrir une écoute active dans les échanges avec les bénéficiaires et les aides à domicile.
- Savoir réguler les tensions et maintenir un environnement calme et organisé.
- Savoir transmettre des informations de manière claire et concise, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral, avec une aptitude à reformuler les demandes.
Capacité à travailler en équipe pour garantir la fluidité des opérations, et assurer la continuité des services.
Savoirs
Connaissance des règles du secteur : Maîtrise des réglementations relatives au temps de travail, aux repos compensateurs, et à la sécurité des intervenants à domicile.
Maîtrise des techniques de communication téléphonique et des méthodes de régulation des conflits.
Bonne connaissance de l'organigramme du service et du CCAS, ainsi que des principes de fonctionnement et des procédures internes de planification.
Connaissance du public (principaux besoins) et du réseau des partenaires locaux (associations, services médicaux, etc.).
Bonne connaissance des lois et des règlements concernant le soutien à domicile, notamment sur la disponibilité et les droits des aides à domicile.
Connaissance des procédures internes : Respect des principes et des processus définis pour la gestion et l’organisation des interventions.
Formations et qualifications nécessaires : Gestion, secrétariat, administratif (CAP, BEP)
Savoirs faire :
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel) et des logiciels spécialisés en gestion des plannings (ex : Médisys, Mediclic).
Capacité d’organisation :
- Savoir identifier et prioriser les tâches selon leur degré d’urgence.
- Gérer simultanément plusieurs plannings complexes, avec priorisation des interventions en fonction des besoins des bénéficiaires et des ressources disponibles dans le respect des contraintes légales (temps de travail, repos, sécurité).
Capacité à s’adapter rapidement face aux situations imprévues ou urgentes, en proposant des solutions alternatives sans compromettre la qualité du service.
Capacité à communiquer :
- Savoir gérer les appels : les réceptionner, les filtrer, les réorienter si nécessaire
- Faire preuve de diplomatie et offrir une écoute active dans les échanges avec les bénéficiaires et les aides à domicile.
- Savoir réguler les tensions et maintenir un environnement calme et organisé.
- Savoir transmettre des informations de manière claire et concise, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral, avec une aptitude à reformuler les demandes.
Capacité à travailler en équipe pour garantir la fluidité des opérations, et assurer la continuité des services.
Savoirs
Connaissance des règles du secteur : Maîtrise des réglementations relatives au temps de travail, aux repos compensateurs, et à la sécurité des intervenants à domicile.
Maîtrise des techniques de communication téléphonique et des méthodes de régulation des conflits.
Bonne connaissance de l'organigramme du service et du CCAS, ainsi que des principes de fonctionnement et des procédures internes de planification.
Connaissance du public (principaux besoins) et du réseau des partenaires locaux (associations, services médicaux, etc.).
Bonne connaissance des lois et des règlements concernant le soutien à domicile, notamment sur la disponibilité et les droits des aides à domicile.
Connaissance des procédures internes : Respect des principes et des processus définis pour la gestion et l’organisation des interventions.
Contact et modalités de candidature
Contact
05.59.41.54.21
Informations complémentaires
Veuillez adresser votre candidature, accompagnée d'une lettre de motivation et d'un CV, avant le 18 juin 2026, à Monsieur
le Maire de la Ville de Biarritz – Direction des Ressources Humaines, BP 58, 64202 BIARRITZ Cedex, ou par e-mail à
rh.candidatures@biarritz.fr
le Maire de la Ville de Biarritz – Direction des Ressources Humaines, BP 58, 64202 BIARRITZ Cedex, ou par e-mail à
rh.candidatures@biarritz.fr
Adresse de l'employeur
CENTRE COMMUNAL D'ACTION SOCIALE DE BIARRITZ
>5, square d'ixelles-javalquinto
64200 Biarritz
>5, square d'ixelles-javalquinto
64200 Biarritz
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.