Assistant de gestion administrative des Collèges
Offre n° O065240418001291
Publiée le 18/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Tarbes
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
20/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Gestion administrative des agents des collèges : contrôle des emplois du temps, suivi des absences, maladies, renforts, remplacements, formations.
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité de la Chef de Service des Agents des Collèges : l’assistant de gestion administrative est le point d’entrée pour les adjoints gestionnaires concernant les domaines suivants :
Pour l’ensemble des agents des collèges (160 agents) :
Accompagne et renseigne les équipes de direction des collèges ainsi que les agents concernant le temps de travail, les formations, les prises de postes lors de mobilités…...
Analyse et contrôle les emplois du temps, suit les compteurs GESTOR, congés maladies et récupérations et diverses demandes d’absences, recense et gère les demandes de formations.
Actualise les tableaux de suivi : effectifs/métier/collège, suivi des congés maladies et longue durée et restrictions en lien avec la DRH
S’assure du bon suivi des formations relatives aux habilitations électriques et autres formations obligatoires, notamment pour les agents de maintenance.
Contrôle les demandes de frais de déplacement avant transmission au Service des Finances pour paiement.
Pour les agents des collèges (hors agents de restauration) : organise le remplacement des agents absents avec le déploiement et l’affectation des agents du pool (8 agents), des agents contractuels et des agents en contrat PEC.
Pour l’ensemble des agents des collèges (160 agents) :
Accompagne et renseigne les équipes de direction des collèges ainsi que les agents concernant le temps de travail, les formations, les prises de postes lors de mobilités…...
Analyse et contrôle les emplois du temps, suit les compteurs GESTOR, congés maladies et récupérations et diverses demandes d’absences, recense et gère les demandes de formations.
Actualise les tableaux de suivi : effectifs/métier/collège, suivi des congés maladies et longue durée et restrictions en lien avec la DRH
S’assure du bon suivi des formations relatives aux habilitations électriques et autres formations obligatoires, notamment pour les agents de maintenance.
Contrôle les demandes de frais de déplacement avant transmission au Service des Finances pour paiement.
Pour les agents des collèges (hors agents de restauration) : organise le remplacement des agents absents avec le déploiement et l’affectation des agents du pool (8 agents), des agents contractuels et des agents en contrat PEC.
Profils recherchés
Compétences :
• Savoir
Maîtriser les outils informatiques de bureautique : WORD, EXCEL, OUTLOOK,
Maîtriser l’organisation et le fonctionnement de la collectivité ainsi que celui des collèges, bien connaître le modalités de temps de travail des agents des collèges et les spécifcités des établissements.
• Savoir-faire
Rigueur et capacité d’organisation
Esprit d’initiative
Autonomie, organisation et réactivité
Relayer l’information
• Savoir-Etre
Sens du relationnel et de l’accueil
Sens de l’écoute
Polyvalence, disponibilité et discrétion
Diplôme ou niveau de diplôme attendu sur le poste : niveau 4
Contraintes horaires (oui/non) : présence nécessaire durant la période scolaire
Contraintes de congés (jamais/un mois par an/plusieurs mois par an/tous les mois) : en raison de la préparation de la rentrée scolaire : nécessité d’être présente à compter du 15 août
• Savoir
Maîtriser les outils informatiques de bureautique : WORD, EXCEL, OUTLOOK,
Maîtriser l’organisation et le fonctionnement de la collectivité ainsi que celui des collèges, bien connaître le modalités de temps de travail des agents des collèges et les spécifcités des établissements.
• Savoir-faire
Rigueur et capacité d’organisation
Esprit d’initiative
Autonomie, organisation et réactivité
Relayer l’information
• Savoir-Etre
Sens du relationnel et de l’accueil
Sens de l’écoute
Polyvalence, disponibilité et discrétion
Diplôme ou niveau de diplôme attendu sur le poste : niveau 4
Contraintes horaires (oui/non) : présence nécessaire durant la période scolaire
Contraintes de congés (jamais/un mois par an/plusieurs mois par an/tous les mois) : en raison de la préparation de la rentrée scolaire : nécessité d’être présente à compter du 15 août
Contact
Contact
0562567221
Lien de candidature
Informations complémentaires
Vous n’êtes pas agent du Conseil Départemental 65, pour candidater,
rendez-vous sur le site www.hautespyrenees.fr
Rubrique Le Département – Les offres d’emploi
Référence de l’offre 2024-32-DCBN-Assistant Administratif
(CV + Lettre de motivation + copie pièce d’identité + Permis de conduire + Diplôme + dernier arrêté de nomination si candidat titulaire)
Au plus tard le 20 Mai 2024
rendez-vous sur le site www.hautespyrenees.fr
Rubrique Le Département – Les offres d’emploi
Référence de l’offre 2024-32-DCBN-Assistant Administratif
(CV + Lettre de motivation + copie pièce d’identité + Permis de conduire + Diplôme + dernier arrêté de nomination si candidat titulaire)
Au plus tard le 20 Mai 2024
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.