Agent administratif polyvalent
Offre n° O065240419000196
Publiée le 19/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Ossun
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
31/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L'emploi est créé dans le cadre d'une réorganisation du service à la suite du départ à la retraite d'un agent.
Positionnement hiérarchique : l'agent travaille au sein d'une équipe de 3 agents sous la responsabilité et l'autorité du DGS
Réseau relationnel
- Elus
- Agents du service administratif
- Trésor Public
- Agents des services techniques
- TJ
- Préfecture
- Usagers du service
Réseau relationnel
- Elus
- Agents du service administratif
- Agents des services techniques
- Trésor Public
- TGI
- Préfecture
- Usagers du service
Positionnement hiérarchique : l'agent travaille au sein d'une équipe de 3 agents sous la responsabilité et l'autorité du DGS
Réseau relationnel
- Elus
- Agents du service administratif
- Trésor Public
- Agents des services techniques
- TJ
- Préfecture
- Usagers du service
Réseau relationnel
- Elus
- Agents du service administratif
- Agents des services techniques
- Trésor Public
- TGI
- Préfecture
- Usagers du service
Missions / conditions d'exercice
I ACTIVITES ET TACHES RELATIVES AU POSTE
1 ACTIVITES PRINCIPALES
Sous la responsabilité de la DGS
Comptabilité
Pointage des factures avec les services concernés
Opération de saisie comptable : (Numérisation des factures, saisie, édition des bordereaux de mandats ou de titres, envoi des flux)
- Saisie des P503
- Suivi de l’exécution du budget
- Mise à jour de l’actif
- Saisie du budget
- Opérations budgétaires de fin d’année
- Participation à l’élaboration du budget
- Réflexion sur la mise en œuvre d’une comptabilité d’engagement
Funéraire
- Etablissement des autorisations de fermeture de cercueil, des autorisations de crémations et d’inhumation
- Gestion du cimetière, des concessions et des espaces funéraires
- Contrôle des enregistrements des opérations funéraires dans l’enceinte du cimetière.
- Enregistrement des inhumations par tombe
- Suivi des procédures de constat d’abandon de concession
- Délivrance et contrôle des titres de concession
Elections
Réception des inscriptions, radiations, changement d’adresse sur la liste électorale.
Réalisation des opérations liées à la révision de la liste électorale.
Convocation, préparation et compte rendu des réunions de la commission de contrôle des listes électorales.
Préparer, organiser les divers scrutins politiques et professionnels.
Participation aux opérations de dépouillement, établissement des PV.
Les baux
Etablissement et suivi des divers baux (appartements, Landes, cabane de chasse)
Etablissement des sommes à payer
Correspondance avec les divers locataires
Etat Civil
Instruction et constitution des actes d’état civil (naissance, mariage, adoption, décès, etc)
Transmission des données à l’INSEE
- Délivrance des livrets de famille,
- Inscription des mentions marginales
- Tenue administrative des registres
- Réalisation des opérations de clôture, envoi des registres au Tribunal judiciaire.
- Rédaction des baptêmes civils
Archivage
Archivage en fin d’année
Mise à jour de l’index sous format papier et sous format numérique
2 ACTIVITES SECONDAIRES
Accueil du public
En cas d’absence ou d’empêchement de la personne chargée de l’accueil.
Divers
L’agent sera amené à réaliser les tâches suivantes en cas d’empêchement des agents qui en ont habituellement la charge :
- Enregistrement du courrier « arrivée –départ »
- Elaboration de la paye
- Enregistrement des demandes d’autorisation d’urbanisme
- Etablissement des actes d’état-civil.
II CONDITIONS DE TRAVAIL
Travail seul ou en équipe
Horaires fixes imposés
Moyens nécessaires :
• Ordinateur et imprimante
• Photocopieur, scanner et fax
• Internet et messagerie électronique
• Téléphone
Logiciels bureautiques (e-magnus gestion financière, facturation, GRC …)
III CONTRAINTES ET RISQUES PARTICULIERS ASSOCIES AU POSTE
Les risques et contraintes particulières
- Travail sur écran quotidien
- Pic d’activités
Les gestes et postures spécifiques liés au poste
- Travail assis quotidien
1 ACTIVITES PRINCIPALES
Sous la responsabilité de la DGS
Comptabilité
Pointage des factures avec les services concernés
Opération de saisie comptable : (Numérisation des factures, saisie, édition des bordereaux de mandats ou de titres, envoi des flux)
- Saisie des P503
- Suivi de l’exécution du budget
- Mise à jour de l’actif
- Saisie du budget
- Opérations budgétaires de fin d’année
- Participation à l’élaboration du budget
- Réflexion sur la mise en œuvre d’une comptabilité d’engagement
Funéraire
- Etablissement des autorisations de fermeture de cercueil, des autorisations de crémations et d’inhumation
- Gestion du cimetière, des concessions et des espaces funéraires
- Contrôle des enregistrements des opérations funéraires dans l’enceinte du cimetière.
- Enregistrement des inhumations par tombe
- Suivi des procédures de constat d’abandon de concession
- Délivrance et contrôle des titres de concession
Elections
Réception des inscriptions, radiations, changement d’adresse sur la liste électorale.
Réalisation des opérations liées à la révision de la liste électorale.
Convocation, préparation et compte rendu des réunions de la commission de contrôle des listes électorales.
Préparer, organiser les divers scrutins politiques et professionnels.
Participation aux opérations de dépouillement, établissement des PV.
Les baux
Etablissement et suivi des divers baux (appartements, Landes, cabane de chasse)
Etablissement des sommes à payer
Correspondance avec les divers locataires
Etat Civil
Instruction et constitution des actes d’état civil (naissance, mariage, adoption, décès, etc)
Transmission des données à l’INSEE
- Délivrance des livrets de famille,
- Inscription des mentions marginales
- Tenue administrative des registres
- Réalisation des opérations de clôture, envoi des registres au Tribunal judiciaire.
- Rédaction des baptêmes civils
Archivage
Archivage en fin d’année
Mise à jour de l’index sous format papier et sous format numérique
2 ACTIVITES SECONDAIRES
Accueil du public
En cas d’absence ou d’empêchement de la personne chargée de l’accueil.
Divers
L’agent sera amené à réaliser les tâches suivantes en cas d’empêchement des agents qui en ont habituellement la charge :
- Enregistrement du courrier « arrivée –départ »
- Elaboration de la paye
- Enregistrement des demandes d’autorisation d’urbanisme
- Etablissement des actes d’état-civil.
II CONDITIONS DE TRAVAIL
Travail seul ou en équipe
Horaires fixes imposés
Moyens nécessaires :
• Ordinateur et imprimante
• Photocopieur, scanner et fax
• Internet et messagerie électronique
• Téléphone
Logiciels bureautiques (e-magnus gestion financière, facturation, GRC …)
III CONTRAINTES ET RISQUES PARTICULIERS ASSOCIES AU POSTE
Les risques et contraintes particulières
- Travail sur écran quotidien
- Pic d’activités
Les gestes et postures spécifiques liés au poste
- Travail assis quotidien
Profils recherchés
Savoirs
- Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- Connaissance en matière de comptabilité publique, droit funéraire, droit électoral
- Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Maîtrise des techniques de recherches documentaires
- Maîtrise de la rédaction administrative
Savoir-faire/savoir-être
- Savoir travailler en équipe
- Savoir s’organiser et gérer les priorités
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Savoir prendre des notes
- Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
- Accueillir le public avec amabilité
- Gérer les situations de stress
- Respecter la confidentialité
- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
Formations et diplômes requis
- Niveau bac
- Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- Connaissance en matière de comptabilité publique, droit funéraire, droit électoral
- Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Maîtrise des techniques de recherches documentaires
- Maîtrise de la rédaction administrative
Savoir-faire/savoir-être
- Savoir travailler en équipe
- Savoir s’organiser et gérer les priorités
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Savoir prendre des notes
- Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
- Accueillir le public avec amabilité
- Gérer les situations de stress
- Respecter la confidentialité
- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
Formations et diplômes requis
- Niveau bac
Contact
Contact
0562328801
Informations complémentaires
Candidature comprenant CV et lettre de motivation.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.