Activités et tâches du poste :
Assurer le secrétariat
- Assurer la mise sous enveloppe, l'affranchissement et le départ du courrier (lettres, factures abonnés, colis, fax, mail…)
Apporter le courrier à la poste et à la trésorerie chaque jour.
- Participer à la préparation des délibérations et des arrêtés de la collectivité ; assurer leur transmission au Contrôle de légalité, au Centre de gestion et au comptable public ; assurer leur affichage et leur exécution ; tenir le registre des délibérations
- Rédiger des écrits professionnels pour traiter de situations diverses
- Traiter les informations selon les procédures administratives
- Gérer et mettre à jour les coordonnées des différents tiers, les RIB
- Préparer les réunions : convocation, réservation et préparation de la salle de réunion, repas et collations, état de présence, préparation des comptes-rendus…
- Gérer les ressources matérielles courantes du service administratif
- Assurer la gestion administrative des dossiers d'investissement
- Saisir, mettre en page et modifier tout document à l'aide des applications bureautiques dans le respect des normes de présentation
- Réaliser et suivre les tableaux de bord et les statistiques liés à l'activité du syndicat,
- Rédiger des rapports,
- Réaliser le secrétariat du SPANC : pré saisie des dossiers, relecture des rapports, courriers,…
- Organiser et gérer le classement bureautique pour le partage et la conservation de l'information
- Réaliser l'archivage et le classement des documents
- Assister la secrétaire chargée des abonnés en cas de surcharge de travail
Gérer et exécuter les budgets (principaux et annexes) de la collectivité
- Participer à l'élaboration du budget
- Assurer l'exécution courante du budget
- Editer et contrôler régulièrement l'état des crédits consommés
- Saisir les éléments comptables en s'assurant de leur fiabilité
- Calcul et établissement des déclarations de TVA
- Calculer les amortissements avec le directeur
- Assurer la gestion du patrimoine du syndicat (immobilisations)
- Assurer la gestion des emprunts
- Assurer la comptabilité analytique du syndicat
- Mise à jour des tableaux de bord
Payer les dépenses
- Réceptionner, vérifier et classer les bons de commande
- Contrôler les factures à leur réception (vérifier qu'elles correspondent aux bons de commande) et les associer avec l'autorisation d'engagement ou le bon de commande
- S'assurer de la livraison complète des commandes avant la mise en paiement des factures (en liaison avec le technicien MOE responsable des achats)
- Préparer les pièces nécessaires au mandatement des factures
- Gérer et s'assurer que l'on ne dépasse pas les délais de paiement des factures
Encaisser les recettes
- Etablir les titres de recettes
- Administrer la régie de recettes du syndicat
- Etablir les déclarations de sinistres et s'assurer de leur remboursement
- Assurer le suivi des investissements et notamment des subventions
Assurer le suivi administratif du personnel et établir les bulletins de paie
Suivi administratif des agents
- Créer et maintenir à jour le dossier administratif des agents (papier et informatique)
- Réaliser les déclarations et mettre à jour les listings obligatoires liés au suivi du personnel
- Instruire les dossiers d'arrêts de travail des agents (arrêts maladie, accident de travail,…)
- Préparer les ordres de mission des agents
- Mise à jour des tableaux de bord de suivi du personnel
Payes des agents
- Saisir les feuilles d’heures des fontainiers
- Réaliser et contrôler les bulletins de paie et les déclarations sociales du Syndicat
- Recueillir les éléments nécessaires au calcul de la paie auprès des divers interlocuteurs
- Participer à la réalisation des déclarations sociales annuelles
- Assurer la comptabilité analytique
- Mise à jour des tableaux de bord
Remplacer pendant ses absences, l'agent chargé de la gestion des abonnés (voir fiche de poste)
- Assurer l'accueil et l'orientation des correspondants téléphoniques et/ou des visiteurs
- Répondre à des demandes d'information émanant d'un correspondant téléphonique et/ou d'un visiteur
- Gérer les arrivées/départs des usagers
- Enregistrer les demandes des abonnés (travaux, intervention d'urgence, plainte…) et les transmettre aux agents concernés
- Mettre en application les règlements de service
- Gérer le transfert d'appels vers le portable d'astreinte