Responsable administratif polyvalent (h/f)
Offre n° O065260713001505
Publiée le 13/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
2 bis rue des pyrénées, Barbazan-Debat (Hautes-Pyrénées (65))
Poste à pourvoir le
25/09/2026
Date limite de candidature
01/09/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Dans une collectivité de taille moyenne, il ou elle est en charge de l'ensemble des dossiers administratifs de la collectivité selon les directives des élus.
Missions / conditions d'exercice
-URBANISME
o Vérification du contenu des dossiers des demandes d’urbanismes avant transmission à l’adjoint,
o Suivi des dossiers PC-DP-CU avec l’adjoint en charge de l’Urbanisme,
o Numérotation,
o Transmission au service instructeur via RADS, affichage,
o Suivi des compléments de dossiers,
o Traitement des dossiers au retour de l’Agglo TLP, mise en page des arrêtés et des diverses demandes, puis signature par Monsieur le Maire et envoi aux pétitionnaires ;
o Etablissement des dossiers mairie avant archivage + affichage des arrêtés + transmission arrêté signé au service instructeur.
o Demande de renseignements des notaires.
o Renseignements sur place ou téléphonique concernant l’urbanisme, PLU, PPRN, …
GESTION et CREATION DES TITRES D’IDENTITE
o Assurer la gestion des prises de rendez-vous pour le dépôt de dossier depuis un planning informatique
o Renseigner les usagers sur les formalités de création ou de renouvellement de CNI passeport depuis ANTS et format papier
o Instruction et suivis des dossiers
o Contrôler la validité des pièces fournis
o Délivrance des CNI et passeport
o Gestion des destructions
o Certifications des titres sur l’applications France identité
o Certifications des titres sur l’application France identité
ETAT CIVIL
o Préparation des dossiers (mariages, PACS, décès, reconnaissances)
o Saisie des actes, copies, extraits d’actes, duplicatas livrets de famille, tenue des registres, mentions diverses
o Mise à jour des tables annuelles des actes pour le TGI
o Préparation des encarts trimestriels pour bulletin municipal, édito,
o Transmission des informations au Maire et aux élus pour les célébrations de mariages, baptêmes républicains,
AUTRES
o Veille règlementaire relative au poste de travail,
o Tri, classement, archivage et gestion des archives,
o Commande de fournitures de bureaux et produits entretien,
o Téléphone, lecture courrier, gestion des clés,
o Transmission des infos au Maire et aux élus,
o Recherche de document,
o Prise en charge du poste de travail de l’agent absent
o Etat civil, élections, recensement
o Secrétariat général,
o Règlement des litiges.
o Vérification du contenu des dossiers des demandes d’urbanismes avant transmission à l’adjoint,
o Suivi des dossiers PC-DP-CU avec l’adjoint en charge de l’Urbanisme,
o Numérotation,
o Transmission au service instructeur via RADS, affichage,
o Suivi des compléments de dossiers,
o Traitement des dossiers au retour de l’Agglo TLP, mise en page des arrêtés et des diverses demandes, puis signature par Monsieur le Maire et envoi aux pétitionnaires ;
o Etablissement des dossiers mairie avant archivage + affichage des arrêtés + transmission arrêté signé au service instructeur.
o Demande de renseignements des notaires.
o Renseignements sur place ou téléphonique concernant l’urbanisme, PLU, PPRN, …
GESTION et CREATION DES TITRES D’IDENTITE
o Assurer la gestion des prises de rendez-vous pour le dépôt de dossier depuis un planning informatique
o Renseigner les usagers sur les formalités de création ou de renouvellement de CNI passeport depuis ANTS et format papier
o Instruction et suivis des dossiers
o Contrôler la validité des pièces fournis
o Délivrance des CNI et passeport
o Gestion des destructions
o Certifications des titres sur l’applications France identité
o Certifications des titres sur l’application France identité
ETAT CIVIL
o Préparation des dossiers (mariages, PACS, décès, reconnaissances)
o Saisie des actes, copies, extraits d’actes, duplicatas livrets de famille, tenue des registres, mentions diverses
o Mise à jour des tables annuelles des actes pour le TGI
o Préparation des encarts trimestriels pour bulletin municipal, édito,
o Transmission des informations au Maire et aux élus pour les célébrations de mariages, baptêmes républicains,
AUTRES
o Veille règlementaire relative au poste de travail,
o Tri, classement, archivage et gestion des archives,
o Commande de fournitures de bureaux et produits entretien,
o Téléphone, lecture courrier, gestion des clés,
o Transmission des infos au Maire et aux élus,
o Recherche de document,
o Prise en charge du poste de travail de l’agent absent
o Etat civil, élections, recensement
o Secrétariat général,
o Règlement des litiges.
Profils recherchés
SAVOIRS :
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale, le code de l'urbanisme et les procédures administratives ;
- connaître et mettre en œuvre les orientations et priorités des élus ;
- maîtriser les techniques rédactionnelles (notes d'opportunité, de synthèse, etc.) ;
- connaître et respecter les procédures administratives, de contrôle des actes, de rédaction des mentions ;
- appliquer les méthodes et outils du management par projet et objectif ;
- SAVOIR FAIRE :
- conseiller les élus et alerter sur les risques (juridiques, administratifs) et leur traitement ;
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service ;
- définir les besoins du service et les compétences associées ;
- SAVOIR ETRE :
- disposer d'une aisance relationnelle et rédactionnelle ;
- disposer d'indéniables qualités de rigueur et de responsabilité ;
- être autonome.
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale, le code de l'urbanisme et les procédures administratives ;
- connaître et mettre en œuvre les orientations et priorités des élus ;
- maîtriser les techniques rédactionnelles (notes d'opportunité, de synthèse, etc.) ;
- connaître et respecter les procédures administratives, de contrôle des actes, de rédaction des mentions ;
- appliquer les méthodes et outils du management par projet et objectif ;
- SAVOIR FAIRE :
- conseiller les élus et alerter sur les risques (juridiques, administratifs) et leur traitement ;
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service ;
- définir les besoins du service et les compétences associées ;
- SAVOIR ETRE :
- disposer d'une aisance relationnelle et rédactionnelle ;
- disposer d'indéniables qualités de rigueur et de responsabilité ;
- être autonome.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.