CHARGE D’ACCUEIL/SECRETARIAT POLE SENIOR AUTONOMIE
Offre n° O066250422000186
Publiée le 22/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
38 bis rue Couvent de la Merci, Perpignan (Pyrénées-Orientales)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
22/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
statutaire+RIFSEEP + Prime de fin d'année + cos +protection sociale mutuelle et prévoyance
Descriptif de l'emploi
Au sein du Pôle Sénior Autonomie du CCAS de Perpignan, vos principales seront :
*Accueillir le public du PSA
*Gérer le standard du PSA
*Gérer l’accueil et du standard sur l’accueil général du CCAS sur des périodes programmées en amont
*Gestion du courrier du PSA et du CCAS sur périodes congés ou autres
*Tâches administratives du PSA
* Autres activités
*Accueillir le public du PSA
*Gérer le standard du PSA
*Gérer l’accueil et du standard sur l’accueil général du CCAS sur des périodes programmées en amont
*Gestion du courrier du PSA et du CCAS sur périodes congés ou autres
*Tâches administratives du PSA
* Autres activités
Missions / conditions d'exercice
* ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DU PUBLIC DU PSA
Accueillir le public
Réguler le flux des usagers, l’attente et gérer les accès
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Prendre les messages avec clarté et précision et les restituer aux agents
Identifier la demande, la reformuler
Renseigner et orienter vers les services ou organismes compétents
Evaluer le degré d’urgence de la demande et agir en conséquence
Délivrer les imprimés en fonction de la demande
* GESTION DU COURRIER PSA et CCAS
Gérer le courrier Poste et Navette ville (affranchissement, tri, comptabilisation…) en l’absence du chargé d’accueil du PAS
Amener le courrier à la Poste et aux différentes administrations (Mairie, Préfecture, Trésorerie…) en l’absence du chargé d’accueil du PAS
Réceptionner le courrier PSA et les diverses livraisons
* TACHES ADMINISTRATIVES
Assurer l’envoi et le suivi des cartes anniversaires du SAAD
Assurer l’envoi et le suivi des courriers médecin/infirmiers
Tâches administratives du SAAD /PSA (planning, fiches de renseignements...)
Tâches administratives coordination OSCAR (alerte PPAS, tableau de bord…)
Envoi des enquêtes de satisfaction et traitement des réponses
Tâches administratives sur la mission qualité des prestations
Gestion des besoins et de la distribution des fournitures du PSA
* DEMARCHE QUALITE DU PSA
Tâches administratives diverses
Gérer et suivre le retour des enquêtes de satisfaction du SAAD (enquête annuelle, sondage dans l’année…)
Assurer des VAD en l’absence de la personne chargée des VAD sur les mutuelles, CPAM, OSCAR …et des VAD de contrôle qualité
* AUTRES ACTIVITES
Mettre à jour l’affichage destiné au public
Approvisionner le stock des imprimés et des dossiers émanant des organismes partenaires
Assurer la gestion de la machine à affranchir, de la photocopieuse et des différents outils mis à la disposition du public dans le hall d’accueil
Assurer le suivi des fournitures du PSA
Réaliser les tableaux de réservation des salles, véhicules du CCAS
Assumer toute tâche qui pourra être demandée dans le cadre de l’évolution de ce poste (travaux de secrétariat)
Assurer des sorties accompagnées si besoins de service
Remplacer l’agent d’accueil du PAS sur périodes congés ou besoins de service
Accueillir le public
Réguler le flux des usagers, l’attente et gérer les accès
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Prendre les messages avec clarté et précision et les restituer aux agents
Identifier la demande, la reformuler
Renseigner et orienter vers les services ou organismes compétents
Evaluer le degré d’urgence de la demande et agir en conséquence
Délivrer les imprimés en fonction de la demande
* GESTION DU COURRIER PSA et CCAS
Gérer le courrier Poste et Navette ville (affranchissement, tri, comptabilisation…) en l’absence du chargé d’accueil du PAS
Amener le courrier à la Poste et aux différentes administrations (Mairie, Préfecture, Trésorerie…) en l’absence du chargé d’accueil du PAS
Réceptionner le courrier PSA et les diverses livraisons
* TACHES ADMINISTRATIVES
Assurer l’envoi et le suivi des cartes anniversaires du SAAD
Assurer l’envoi et le suivi des courriers médecin/infirmiers
Tâches administratives du SAAD /PSA (planning, fiches de renseignements...)
Tâches administratives coordination OSCAR (alerte PPAS, tableau de bord…)
Envoi des enquêtes de satisfaction et traitement des réponses
Tâches administratives sur la mission qualité des prestations
Gestion des besoins et de la distribution des fournitures du PSA
* DEMARCHE QUALITE DU PSA
Tâches administratives diverses
Gérer et suivre le retour des enquêtes de satisfaction du SAAD (enquête annuelle, sondage dans l’année…)
Assurer des VAD en l’absence de la personne chargée des VAD sur les mutuelles, CPAM, OSCAR …et des VAD de contrôle qualité
* AUTRES ACTIVITES
Mettre à jour l’affichage destiné au public
Approvisionner le stock des imprimés et des dossiers émanant des organismes partenaires
Assurer la gestion de la machine à affranchir, de la photocopieuse et des différents outils mis à la disposition du public dans le hall d’accueil
Assurer le suivi des fournitures du PSA
Réaliser les tableaux de réservation des salles, véhicules du CCAS
Assumer toute tâche qui pourra être demandée dans le cadre de l’évolution de ce poste (travaux de secrétariat)
Assurer des sorties accompagnées si besoins de service
Remplacer l’agent d’accueil du PAS sur périodes congés ou besoins de service
Profils recherchés
SAVOIR :
Connaissance de l’environnement institutionnel
Connaissance du réseau partenarial
Connaissance de l’organisation des services et des missions des CCAS
Connaissance des différents dispositifs et/ou dossiers permettant de répondre aux problématiques sociales des usagers
Maîtrise du standard téléphonique
Maîtrise de l’expression écrite, facilité et clarté dans l’expression orale
Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, logiciel concept, messagerie
SAVOIR FAIRE/SAVOIR ETRE :
Sens du service public, de l’accueil
Sens du relationnel vis-à-vis du public et des collègues
Savoir identifier une demande, la reformuler
Conscience, rigueur et réserve professionnelle
Capacité de neutralité et d’objectivité face aux situations
Gestion des situations de tensions
Adaptabilité et disponibilité
Aptitude à comprendre et à appliquer les consignes
Tenue vestimentaire adaptée au poste
FORMATIONS ET DIPLOMES REQUIS :
Perfectionnement à l’expression orale
Formation à la bureautique
Perfectionnement expression écrite
Gestion du stress, des situations de conflits
L’accueil téléphonique, l’utilisation d’un standard
Permis B obligatoire
Connaissance de l’environnement institutionnel
Connaissance du réseau partenarial
Connaissance de l’organisation des services et des missions des CCAS
Connaissance des différents dispositifs et/ou dossiers permettant de répondre aux problématiques sociales des usagers
Maîtrise du standard téléphonique
Maîtrise de l’expression écrite, facilité et clarté dans l’expression orale
Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, logiciel concept, messagerie
SAVOIR FAIRE/SAVOIR ETRE :
Sens du service public, de l’accueil
Sens du relationnel vis-à-vis du public et des collègues
Savoir identifier une demande, la reformuler
Conscience, rigueur et réserve professionnelle
Capacité de neutralité et d’objectivité face aux situations
Gestion des situations de tensions
Adaptabilité et disponibilité
Aptitude à comprendre et à appliquer les consignes
Tenue vestimentaire adaptée au poste
FORMATIONS ET DIPLOMES REQUIS :
Perfectionnement à l’expression orale
Formation à la bureautique
Perfectionnement expression écrite
Gestion du stress, des situations de conflits
L’accueil téléphonique, l’utilisation d’un standard
Permis B obligatoire
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Lettre de motivation obligatoire + CV + dernier arrêté de situation.
Un jury est organisé le 11 juin 2025
Un jury est organisé le 11 juin 2025
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.