Secrétaire administrative au Centre Technique Municipal
Offre n° O066250526001517
Publiée le 26/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
30 Bd Léon Jean Grégory, Thuir (Pyrénées-Orientales)
Poste à pourvoir le
01/08/2025
Date limite de candidature
30/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La secrétaire du CTM constitue le point d'entrée unique pour toutes les demandes adressées aux services techniques (Bâtiment/Mobilier Urbain, Espaces Verts/Stades/Cimetière, Propreté Urbaine, et Logistique/Manifestations/Sécurité). Elle assure la réception, l'enregistrement et la transmission des demandes vers les services concernés.
La secrétaire administrative du Centre Technique est rattachée à l’Assistante de direction (n+1), au Directeur des Services Techniques (n+2) et au Directeur Général des Services (n+3).
Interactions
- Relations avec les autres services de la mairie
- Relations avec les élus
- Echange avec des partenaires externes (fournisseurs, commerçants, associations, administrations)
La secrétaire administrative du Centre Technique est rattachée à l’Assistante de direction (n+1), au Directeur des Services Techniques (n+2) et au Directeur Général des Services (n+3).
Interactions
- Relations avec les autres services de la mairie
- Relations avec les élus
- Echange avec des partenaires externes (fournisseurs, commerçants, associations, administrations)
Missions / conditions d'exercice
- Accueil téléphonique et physique.
- Suivi administratif de l'ensemble des chantiers en cours dans les quatre services du CTM, maintien d'une base documentaire actualisée sur tous les projets et interventions.
- Organisation et suivi des plannings d'intervention pour l'ensemble des demandes adressées aux quatre services du CTM, en assurant la priorisation selon les urgences identifiées.
- Gestion des clés de la ville.
- Gestion des rapports de contrôles et des interventions bâtiments.
- Déclaration des dommages réseaux (électrique, eau, internet, fibre, téléphone) sur la voie publique.
- Consultation des entreprises.
- Suivi des demandes d’intervention (Maire, élus et administrés).
- Gestion complète des demandes sur ASTECH pour les quatre services : saisie des nouvelles demandes, distribution aux agents de maîtrise des différents services, suivi de l'avancement et clôture des interventions réalisées.
- Gestion des devis fournisseurs et entreprises (moins de 2000€ HT) : Réception, consultation, enregistrement dans le tableau de suivi, retransmission (agent ou direct entreprise).
- Mise en concurrence (devis de +2000€HT) : Consultation.
- Relation quotidienne avec le service RH (suivi administratif du personnel, gestion et validation des absences, des astreintes, des heures de récupération et des congés annuels des agents du service technique).
- Coordination des plannings hebdomadaires pour l'ensemble des services du CTM (Bâtiment/Mobilier Urbain, Espaces Verts/Stades/Cimetière, Propreté Urbaine, et Logistique/Manifestations/Sécurité), incluant la mise à jour suite aux points évoqués en réunion.
- Aide administrative aux agents de maîtrise des quatre services pour la création de documents spécifiques, la saisie de données diverses et la réponse aux besoins administratifs quotidiens.
- Suivi du tableau des demandes du maire.
- Chiffrage sinistre (fourniture).
- Archivage.
- Suivi administratif de l'ensemble des chantiers en cours dans les quatre services du CTM, maintien d'une base documentaire actualisée sur tous les projets et interventions.
- Organisation et suivi des plannings d'intervention pour l'ensemble des demandes adressées aux quatre services du CTM, en assurant la priorisation selon les urgences identifiées.
- Gestion des clés de la ville.
- Gestion des rapports de contrôles et des interventions bâtiments.
- Déclaration des dommages réseaux (électrique, eau, internet, fibre, téléphone) sur la voie publique.
- Consultation des entreprises.
- Suivi des demandes d’intervention (Maire, élus et administrés).
- Gestion complète des demandes sur ASTECH pour les quatre services : saisie des nouvelles demandes, distribution aux agents de maîtrise des différents services, suivi de l'avancement et clôture des interventions réalisées.
- Gestion des devis fournisseurs et entreprises (moins de 2000€ HT) : Réception, consultation, enregistrement dans le tableau de suivi, retransmission (agent ou direct entreprise).
- Mise en concurrence (devis de +2000€HT) : Consultation.
- Relation quotidienne avec le service RH (suivi administratif du personnel, gestion et validation des absences, des astreintes, des heures de récupération et des congés annuels des agents du service technique).
- Coordination des plannings hebdomadaires pour l'ensemble des services du CTM (Bâtiment/Mobilier Urbain, Espaces Verts/Stades/Cimetière, Propreté Urbaine, et Logistique/Manifestations/Sécurité), incluant la mise à jour suite aux points évoqués en réunion.
- Aide administrative aux agents de maîtrise des quatre services pour la création de documents spécifiques, la saisie de données diverses et la réponse aux besoins administratifs quotidiens.
- Suivi du tableau des demandes du maire.
- Chiffrage sinistre (fourniture).
- Archivage.
Profils recherchés
Domaines de compétences du poste
Valeurs et savoir être
- Sens du collectif
- Sens des priorités
- Rigueur
- Respect de la confidentialité et de la discrétion
- Adaptation
- Prise d’initiative
- Responsabilité
- Polyvalence
- Réactivité
Connaissances (y compris formation souhaitée)
- Formation : Bac comptabilité gestion, BTS Assistant de Gestion PME PMI
- Connaissances en marchés publics
Aptitudes
- Maîtrise de l’outil informatique
- Maîtrise de plans techniques
Valeurs et savoir être
- Sens du collectif
- Sens des priorités
- Rigueur
- Respect de la confidentialité et de la discrétion
- Adaptation
- Prise d’initiative
- Responsabilité
- Polyvalence
- Réactivité
Connaissances (y compris formation souhaitée)
- Formation : Bac comptabilité gestion, BTS Assistant de Gestion PME PMI
- Connaissances en marchés publics
Aptitudes
- Maîtrise de l’outil informatique
- Maîtrise de plans techniques
Contact et modalités de candidature
Contact
0468846767
Informations complémentaires
Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) :
Par mail :
paie@thuir.fr
Par mail :
paie@thuir.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.