Secrétaire - Assistant Elu
Offre n° O066251002001158
Publiée le 02/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 pl loge, Perpignan (Pyrénées-Orientales)
Poste à pourvoir le
01/12/2025
Date limite de candidature
10/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité d'élu(s)-e(s), vous êtes en charge de la gestion de leurs contacts internes et externes. Vous assurez leur secrétariat en coordination avec, d'une part, les secrétariats particuliers du Maire, de la Directrice de Cabinet et le secrétariat du DGS et, d'autre part, les services . Vous avez en charge le suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions de l'élu.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
* Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus.
* Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents..).
* Effectuer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs-euses internes et externes pour l'élu.
* Suivre et diffuser le courrier de l'élu (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
* Instruire les courriers d'intérêt général pour l'élu.
* Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers du Maire, de la Directrice de Cabinet, avec les autres secrétariats des adjoints-es et le secrétariat du DGS.
* Tenir l'agenda de l'élu.
Activités secondaires :
* Gérer les déplacements de l'élu.
* Organiser le classement et l'archivage des documents de l'élu.
* Gérer les fournitures de bureau et l'intendance.
* Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus.
* Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents..).
* Effectuer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs-euses internes et externes pour l'élu.
* Suivre et diffuser le courrier de l'élu (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
* Instruire les courriers d'intérêt général pour l'élu.
* Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers du Maire, de la Directrice de Cabinet, avec les autres secrétariats des adjoints-es et le secrétariat du DGS.
* Tenir l'agenda de l'élu.
Activités secondaires :
* Gérer les déplacements de l'élu.
* Organiser le classement et l'archivage des documents de l'élu.
* Gérer les fournitures de bureau et l'intendance.
Profils recherchés
* Expérience exigée en secrétariat.
* Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
* Culture administrative, connaissance de l'organigramme .
* Capacité à organiser son travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées et passer facilement d'un dossier à l'autre, capacité à identifier et hiérarchiser les priorités, à adapter son planning et son rythme de travail lorsque une tâche urgente le nécessite.
* Capacité à organiser l'agenda de l'élu en tenant comptes des échéances et des priorités.
* Capacité à organiser les réunions et déplacements.
* Capacité à accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs-trices.
* Capacité à filtrer les appels : identifier les interlocuteurs-trices, évaluer l'urgence et l'importance de l'appel et choisir l'attitude adaptée.
* Capacité à s'adapter et à travailler avec des partenaires multiples, internes et externes.
* Capacité à rechercher des informations.
* Capacité d'analyse et de synthèse.
* Capacité à rendre compte et alerter.
* Rigueur et méthode.
* Autonomie, anticipation, réactivité, prise d'initiatives.
* Diplomatie et courtoisie.
* Discrétion et confidentialité.
* Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
* Culture administrative, connaissance de l'organigramme .
* Capacité à organiser son travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées et passer facilement d'un dossier à l'autre, capacité à identifier et hiérarchiser les priorités, à adapter son planning et son rythme de travail lorsque une tâche urgente le nécessite.
* Capacité à organiser l'agenda de l'élu en tenant comptes des échéances et des priorités.
* Capacité à organiser les réunions et déplacements.
* Capacité à accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs-trices.
* Capacité à filtrer les appels : identifier les interlocuteurs-trices, évaluer l'urgence et l'importance de l'appel et choisir l'attitude adaptée.
* Capacité à s'adapter et à travailler avec des partenaires multiples, internes et externes.
* Capacité à rechercher des informations.
* Capacité d'analyse et de synthèse.
* Capacité à rendre compte et alerter.
* Rigueur et méthode.
* Autonomie, anticipation, réactivité, prise d'initiatives.
* Diplomatie et courtoisie.
* Discrétion et confidentialité.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV + LETTRE DE MOTIVATION
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.