Responsable administratif polyvalent (h/f)
Offre n° O066260218001264
Publiée le 18/02/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Boulevard vauban, Mont-Louis (Pyrénées-Orientales (66))
Poste à pourvoir le
01/04/2026
Date limite de candidature
19/03/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre d'un service public de proximité et dans une relation d'interface avec les élus et avec la/le secrétaire de mairie et la population, vous êtes chargé(e) d'accueillir, orienter et renseigner l'usager et les correspondants téléphoniques de la commune mais aussi de l'agence postale communale.
Missions / conditions d'exercice
Assurer la préparation et le suivi du travail avec les élus :
- Préparer et assurer le suivi du conseil municipal
- Préparer et assurer le suivi de réunions et commissions
- Garantir la préparation et la mise en oeuvre des réunions publiques et des festivités
Réaliser des tâches de secrétariat :
- Assurer le suivi du courrier (enregistrement et répartition du courrier / suivi des demandes / suivi des courriels reçus pour la mairie)
- Assurer l'affichage obligatoire
- Assurer le classement et l'archivage
Assurer l'accueil du public physique et téléphonique
- Accueillir, renseigner, orienter les habitants
- Assurer la constitution et l'enregistrement des dossiers de CNI, Passeport, recensement militaire
- Assurer le suivi des demandes de salles, le suivi sur les aspects matériels avec les services techniques...
- Assurer le secrétariat de dossiers en lien avec l'accueil (autorisations diverses / Permis de détention de chiens dangereux / Autorisation de débit de boisson...)
Assurer l'accueil de l'agence postale communale
- Assurer l'accueil du public : vente des produits postaux (timbres etc.) / retrait d'argent / envois en recommandés...
- Assurer la comptabilité quotidienne (compte de la caisse), transferts d'argent et de marchandises
Assurer le suivi des dossiers d'état civil
- Rédiger les actes de décès et les documents annexes, les actes de mariage, les actes de reconnaissance, préparation des dossiers de mariage, enregistrement des avis de naissance
- Tenir à jour les actes (décès, mariage, divorce, nationalité, notoriété, pacs etc.) et établir ou mettre à jour les livrets de famille
- Traiter les demandes d'actes, les demandes notariales
- Assurer les relations avec l'INSEE
Aider au suivi des dossiers liés au cimetière
- Délivrer des concessions, assurer le renouvellement, la gestion du fichier et la mise à jour des plans et des registres
- Procéder à des reprises de concessions
- Mettre en application la législation funéraire
Suivre les dossiers liés à l'urbanisme
- Renseigner les usagers, les notaires, déclaration d'intention d'aliéner
- Tenir à jour le registre des permis de construire et des déclarations de travaux,
- Assurer l'instruction réglementaire : enregistrement, passage en Commission d'urbanisme, affichage...
- Rédiger les arrêtés : répartition, contrôle de conformité, alignement...
Conditions d'exercice
- Travail en bureau
- Télétravail en accord avec les élus
- Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction : disponibilité par rapport aux élus, conseils municipaux et commission
- Pics d'activité liés aux échéances budgétaires et aux projets de la collectivité
- Devoir de réserve et sens du service public
Risques professionnels
- Le travail sur écran dans de mauvaises conditions peut engendrer une fatigue visuelle, des troubles musculo squelettiques ou un état de stress.
- Risque d'agression du public
- Travail isolé
Relations fonctionnelles
- Relations permanentes aves le public
- Echanges permanents d'informations avec le maire et conseil municipal
- Relations avec l'ensemble des services en situation hiérarchique
- Coopération avec d'autres collectivités (intercommunalité)
- Contacts, échanges d'informations, voire développement de partenariats avec les institutions ou entreprises privées et les associations
Moyens mis à disposition
- Nouvelles technologies de l'information et de la communication, presse spécialisée
- Préparer et assurer le suivi du conseil municipal
- Préparer et assurer le suivi de réunions et commissions
- Garantir la préparation et la mise en oeuvre des réunions publiques et des festivités
Réaliser des tâches de secrétariat :
- Assurer le suivi du courrier (enregistrement et répartition du courrier / suivi des demandes / suivi des courriels reçus pour la mairie)
- Assurer l'affichage obligatoire
- Assurer le classement et l'archivage
Assurer l'accueil du public physique et téléphonique
- Accueillir, renseigner, orienter les habitants
- Assurer la constitution et l'enregistrement des dossiers de CNI, Passeport, recensement militaire
- Assurer le suivi des demandes de salles, le suivi sur les aspects matériels avec les services techniques...
- Assurer le secrétariat de dossiers en lien avec l'accueil (autorisations diverses / Permis de détention de chiens dangereux / Autorisation de débit de boisson...)
Assurer l'accueil de l'agence postale communale
- Assurer l'accueil du public : vente des produits postaux (timbres etc.) / retrait d'argent / envois en recommandés...
- Assurer la comptabilité quotidienne (compte de la caisse), transferts d'argent et de marchandises
Assurer le suivi des dossiers d'état civil
- Rédiger les actes de décès et les documents annexes, les actes de mariage, les actes de reconnaissance, préparation des dossiers de mariage, enregistrement des avis de naissance
- Tenir à jour les actes (décès, mariage, divorce, nationalité, notoriété, pacs etc.) et établir ou mettre à jour les livrets de famille
- Traiter les demandes d'actes, les demandes notariales
- Assurer les relations avec l'INSEE
Aider au suivi des dossiers liés au cimetière
- Délivrer des concessions, assurer le renouvellement, la gestion du fichier et la mise à jour des plans et des registres
- Procéder à des reprises de concessions
- Mettre en application la législation funéraire
Suivre les dossiers liés à l'urbanisme
- Renseigner les usagers, les notaires, déclaration d'intention d'aliéner
- Tenir à jour le registre des permis de construire et des déclarations de travaux,
- Assurer l'instruction réglementaire : enregistrement, passage en Commission d'urbanisme, affichage...
- Rédiger les arrêtés : répartition, contrôle de conformité, alignement...
Conditions d'exercice
- Travail en bureau
- Télétravail en accord avec les élus
- Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction : disponibilité par rapport aux élus, conseils municipaux et commission
- Pics d'activité liés aux échéances budgétaires et aux projets de la collectivité
- Devoir de réserve et sens du service public
Risques professionnels
- Le travail sur écran dans de mauvaises conditions peut engendrer une fatigue visuelle, des troubles musculo squelettiques ou un état de stress.
- Risque d'agression du public
- Travail isolé
Relations fonctionnelles
- Relations permanentes aves le public
- Echanges permanents d'informations avec le maire et conseil municipal
- Relations avec l'ensemble des services en situation hiérarchique
- Coopération avec d'autres collectivités (intercommunalité)
- Contacts, échanges d'informations, voire développement de partenariats avec les institutions ou entreprises privées et les associations
Moyens mis à disposition
- Nouvelles technologies de l'information et de la communication, presse spécialisée
Profils recherchés
Formations et qualifications
- Base de secrétariat général
Compétences professionnelles et techniques
- Rédactionnel, esprit de synthèse
- Maîtrise des outils informatiques
- Capacité d'organisation, de gestion des priorités
Qualités relationnelles
- Confidentialité
- Discrétion
- Travail en équipe...
- Adaptabilité aux interlocuteurs
- Qualité d'écoute
- Base de secrétariat général
Compétences professionnelles et techniques
- Rédactionnel, esprit de synthèse
- Maîtrise des outils informatiques
- Capacité d'organisation, de gestion des priorités
Qualités relationnelles
- Confidentialité
- Discrétion
- Travail en équipe...
- Adaptabilité aux interlocuteurs
- Qualité d'écoute
Contact et modalités de candidature
Contact
0468042118
Informations complémentaires
Mercredi après-midi non travaillé.
Autre demi-journée non travaillé à définir selon besoin du service.
Télétravail accepté en fonction des besoins du service.
Pause méridienne flottante entre 12 h et 14 h d'une durée minimum de 30 minutes.
Lettre de motivation et CV par courriel, à l'attention de Mme Le Maire.
Autre demi-journée non travaillé à définir selon besoin du service.
Télétravail accepté en fonction des besoins du service.
Pause méridienne flottante entre 12 h et 14 h d'une durée minimum de 30 minutes.
Lettre de motivation et CV par courriel, à l'attention de Mme Le Maire.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.