Accueil physique et téléphonique du public
Accueillir le public avec amabilité
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
Adapter son intervention aux différents publics
Réguler l'entrée des visiteurs et surveiller les accès

Renseignement et orientation du public
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Présenter des documents d'information et de communication
Orienter vers les personnes et services compétents
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité

Gestion et affichage d'informations
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

Réception, traitement du courrier : enregistrement, dématérialisation, transmission aux services, envoi du courrier



Accueil et accompagnement des Associations Rivesaltaises :
Accompagnement dans les démarches
Aide à la constitution des dossiers des demandes de subvention
Suivi des conventions de partenariat avec la commune
Contrôle des attestations d’assurance
Tenue du Répertoire et de la base de données des associations de la ville
En collaboration avec le service Communication, coordonne et participe à la diffusion des actualités et évènements associatifs sur les différents supports de la ville


Gestion des salles communales et de la logistique :
Régisseur principal de la régie « Location de Salles »
Gestion des demandes de réservation des salles municipales
Gestion des demandes de matériel communal (chaises, tables, barrières…)



Gestion des dossiers d’Etat-Civil - déclarations et établissement des actes d'état civil
Recevoir les déclarations relatives à l'état civil
Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)
Apprécier la demande au regard de différents documents et contrôler l'authenticité des attestations fournies
Établissement des dossiers de mariage : publication des bans…
Reconnaissances
Changements de nom
Décès
Légalisation de signatures
Baptêmes civils, confirmation de mariages
Enregistrement des PACS
Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
Délivrer sur demande des extraits de registres
Etablissement des livrets de famille
Tenue administrative des registres d'état civil
Rédaction des mentions d’actes et des courriers

Suivi des procédures funéraires
Fermetures de cercueil
Autorisations de crémation
ventes concessions ; renouvellement de concessions, suivi des locations de caveaux, procédures concession à l’abandon ;
mise à jour permanente du fichier des cimetières

Gestion du Service Elections :
- Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions, changements d’adresse, radiations)
- Gérer et assurer la révision de la liste électorale avec la Commission compétente
- Organisation des élections : préparation de l’ensemble des documents nécessaires au bon déroulement des élections, suivi des instructions préfectorales, organisation des effectifs de secrétariat des bureaux
- Organisations des Elections Professionnelles

Gestion du recensement militaire
Réception du dossier sur le guichet de suivi du recensement
Saisi des données sur le logiciel « Recensement Militaire »
Contact avec le jeune recensé
Transmission trimestrielle au BSN
Information aux jeunes administrés sur la Journée Défense et Citoyenneté


Logement social :
Etudier les demandes de logement
Réaliser les entretiens de qualification de la demande
Étudier la demande en tenant compte des situations individuelles
Prioriser les demandes urgentes
Rechercher une solution de logement compatible avec les contraintes d’attribution
Proposer les candidats mairie sur les logements signalés vacants par les bailleurs (Préparation et participation aux Commissions d’Attribution).
Informer les demandeurs de logements sur le parc de logements sociaux et sur les dispositifs
Appliquer le processus d’instruction des demandes de logement social
Informer le demandeur sur l’état d’avancement de son dossier

Organiser et participer aux actions en faveur du 3ème âge ou du public en situation de précarité (dossier d’aide sociale, plans « canicule » , colis de Noël…)

CCAS :
Accueil/Information /Conseil /Orientation du public en difficulté
Gestion des demandes d’Aide Sociale légale et facultative
Préparation et suivi du Conseil d’Administration du CCAS :
Préparation de l’ordre du jour.
Mise en forme définitive et envoi des délibérations et décisions.
Convocation, affichage, compte-rendu.
Notifications des décisions d’aide sociale (nominatives et organismes).
Transmission des délibérations au contrôle de légalité.
Affichage des documents relatifs au Conseil d’Administration du CCAS.
Entretiens en vue des demandes d’élection de domicile : évaluation de la demande dans le cadre de la procédure prévue, information sur les droits...
Mobilisation dans le cadre du registre des personnes vulnérables.


Gestion de la distribution des colis de Noël (résidents de + de 70 ans + Résidents en Maisons de retraite) :
Mise à jour du fichier des bénéficiaires (nouveaux inscrits / décès)
Suivi de la commande en collaboration avec le service Marchés Publics
Organisation de la distribution

Suivi des dossiers de sinistre
Déclaration de sinistres et de réclamations
Gestion de la relation avec les assureurs
Gestion de la relation avec le sinistré
Suivi des dommages aux biens des bâtiments communaux
Suivi des dommages aux véhicules
Suivi de la responsabilité civile de la commune
Suivie de la Protection juridique
Mise à jour annuelle des bâtiments communaux