Officier d'état civil
Offre n° O066260930000288
Publiée le 30/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
30 Bd Léon Jean Grégory, Thuir (Pyrénées-Orientales (66))
Poste à pourvoir le
01/11/2026
Date limite de candidature
30/10/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé lors d'une promotion interne
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Ville de Thuir est située à 13 km au Sud-Ouest de Perpignan et à proximité de la mer Méditerranée. Commune principale de la Communauté de communes des Aspres, elle bénéficie d’une démographie dynamique avec une population de près de 9 000 habitants, en augmentation sur les dix dernières années. Sa situation géographique, son cadre de vie et son haut niveau de services à la population en font une ville attractive à l’échelle du département des Pyrénées-Orientales.
Afin de maintenir et d’améliorer la qualité du service rendu à sa population, la Ville de Thuir s’est récemment engagée dans une démarche de modernisation de son administration.
L’officier d’état civil est rattaché à la Directrice Générale Adjointe des Services (n+1) et au Directeur Général des Services (n+2).
- Interactions avec le public les élus, la préfecture, la police municipale, les services techniques, les écoles, l'académie, les services de protection des personnes (UDAF, AT66...), l'hôpital, la maison de retraite, les pompes funèbres, les médecins
- Travail en binôme avec un autre officier d’état civil
Afin de maintenir et d’améliorer la qualité du service rendu à sa population, la Ville de Thuir s’est récemment engagée dans une démarche de modernisation de son administration.
L’officier d’état civil est rattaché à la Directrice Générale Adjointe des Services (n+1) et au Directeur Général des Services (n+2).
- Interactions avec le public les élus, la préfecture, la police municipale, les services techniques, les écoles, l'académie, les services de protection des personnes (UDAF, AT66...), l'hôpital, la maison de retraite, les pompes funèbres, les médecins
- Travail en binôme avec un autre officier d’état civil
Missions / conditions d'exercice
Missions et activités principales :
L’officier d’état civil assure l’accueil, l’information et l’accompagnement des administrés ainsi que le traitement des démarches relevant de l’état civil et, selon l’organisation de la collectivité, des missions liées à la population.
Il assure également la réception, l’instruction, l’enregistrement, la mise à jour, la délivrance et l’archivage des actes et dossiers relevant de son domaine d’intervention, dans le respect des dispositions réglementaires, des procédures internes et des règles de confidentialité.
1. Accueil du public
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
- Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant
2. Instruction et constitution des actes d’état civil
- Mettre à jour les registres d'état civil (établissement des actes de naissance, de reconnaissance, de changement de nom, de changement de prénom, de mariage, de décès, de divorce, d'acte de notoriété, de pacs, de dissolution de pacs, de transcription de décès ou de naissance, de mention RC...)
- Délivrer des actes d'état civil (copies intégrales, extraits et copies plurilingues)
- Préparer les dossiers de Mariage, Pacs, Parrainage civil et réaliser leur suivi jusqu'à la célébration (saisie des informations, préparation auditions, publication des bans, commande des fleurs, préparation des actes et des livrets de famille, diplômes de parrainage, certificats de célébration de PACS)
- Établir, délivrer, mettre à jour, dupliquer les livrets de famille
- Avis de mention (transmission et réception mairie, notaire et tribunal pour mise à jour des actes)
3. Enregistrement et délivrance des documents administratifs
- Traiter les demandes d'attestations d'accueil, de légalisations de signature, de recensements militaires, certificats de vie
- Traiter les demandes de cartes d'identités et d’identités numériques, de passeports biométriques (prise de RDV, traitement et transmission des demandes via logiciel, traitement des recueils demandés par la préfecture, réception et archivage des titres, réalisation d'interventions pour procédures en urgence via la préfecture, remise des titres aux administrés, enregistrement et destruction des anciens titres, gestion des stocks de consommables : formulaires, étiquettes photo, rouleaux tickets remise)
- Traiter les demandes d'inscriptions scolaires (vérification des documents, établissement du certificat d'inscription, transmissions aux écoles, inscriptions en base élève à l'académie, traitement et suivi des dérogations avec transmission au Maire, aux écoles, à la compta) Archivage numérique et classement dossiers papiers
- Assurer le traitement du courrier (interne, administrés, notaires, tribunal, mail, INSEE, ARS, Préfecture et trésor public)
- Transmission INSEE via logiciels sécurisés de tous les actes (quotidienne, trimestrielle et annuelle) et archivage
- Transmission des recensements militaires trimestrielle et archivage
- Transmission au Procureur des dossiers mariage célébrés
- Registres naissances et reconnaissances, mariages, décès et transcriptions de décès de la commune Commandes, enregistrements via logiciel et constitutions des registres (feuilles numérotées)
- 3 registres par an en double exemplaire (commune et tribunal) à ouvrir et clôturer via logiciel
- Édition des tables annuelles (X6) (liste des naissances, reconnaissances, décès, transcriptions de décès, mariages de la commune sur 1 an à imprimer sur feuilles registre numérotées)
- Édition des tables décennales (X6) (liste des naissances, reconnaissances, décès, transcriptions de décès, mariages de la commune sur 10 ans à imprimer sur feuilles registre numérotées)
- Reliure des registres (devis, engagement, envoi)
- Transmission des exemplaires (X3) au procureur
- Archivage sécurisé et mise à jour des exemplaires de la commune
4. Cimetière
- Mise en place des concessions créées par le Maire sur le logiciel de gestion (création des concessions par dessin numérique des plans puis enregistrement des côtes, du type et de l'emplacement des concessions)
- Ventes des concessions via logiciel (création de Titres de Propriété de concession, transmission des titres et des paiements au Maire pour signature, à la comptabilité et au trésor public pour enregistrement puis au concessionnaire)
- Archivage numérique et classement papier de tous les documents concessionnaires
- Délivrer les autorisations funéraires (fermeture de cercueil, autorisation de crémation, autorisation d'inhumation, autorisation d'exhumation, autorisation de travaux)
- Délivrer les autorisations suite à dépôt et transit par la chambre funéraire de Thuir (fermeture de cercueils, autorisation de crémation, demande de pose de scellés par la police municipale)
- Recherche manuelle de concessions sur plan papier (1975) non-informatisées et vérification par agent technique au cimetière pour mouvements de corps dans concession inconnue par la famille et les pompes funèbres
- Mise à jour du logiciel (inhumations, exhumations, dépôt d'urne... ) ajout de photos concessions et épitaphes.
- Suivi et mise à jour du résultat de la commission (attributions, rejets des dossiers, et refus des locataires)
- Mise à jour du parc locatif (828 logements) après attributions, départs, décès, mutations ...)
- Classement et archivage numérique et papiers des demandes
- Suivi des renouvellements
- Déplacement pour réunion et commissions d'attribution à l'antenne Office
- Préparation des nouvelles livraisons de construction pour l'élu (Plans pour orientation, types et nombre de logement, loyers, charges) et dossiers compatibles en attente
CONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTE :
1. Conditions de travail
- Travail alternant accueil physique, accueil téléphonique et traitement administratif des dossiers.
- Utilisation quotidienne et prolongée d’un poste informatique.
- Travail nécessitant concentration, rigueur et respect des délais réglementaires.
- Contact quotidien avec des publics différents et parfois confrontés à des situations personnelles -sensibles.
- Horaires définis selon le règlement du temps de travail de la collectivité.
2. Principaux risques professionnels
- Travail sur écran : fatigue visuelle, troubles musculosquelettiques et douleurs liées aux postures statiques.
- Postures prolongées : station assise importante et gestes répétitifs.
- Manutention occasionnelle : manipulation de dossiers, registres, cartons d’archives ou documents administratifs.
- Stress lié à la charge de travail, aux délais réglementaires et à la nécessité d’une grande précision.
- Charge émotionnelle liée aux situations familiales complexes.
- Fatigue liée à l’accueil permanent du public.
- Gestion éventuelle de conflits, réclamations ou comportements agressifs.
- Incivilités verbales ou comportements agressifs.
- Risque ponctuel d’agression physique.
- Situations de tension liées à l’incompréhension d’une réglementation ou au refus d’une demande.
3. Contraintes du poste
- Respect strict de la réglementation relative à l’état civil et à la population.
- Respect impératif de la confidentialité et de la protection des données personnelles.
- Obligation de neutralité, d’impartialité et de discrétion professionnelle.
- Nécessité d’une grande rigueur dans l’établissement et la délivrance des actes.
- Respect des délais et des procédures réglementaires.
- Actualisation régulière des connaissances en raison des évolutions législatives et réglementaires.
- Gestion simultanée de l’accueil du public et des tâches administratives.
- Capacité à faire face aux périodes de forte activité.
- Polyvalence et capacité à assurer ponctuellement le remplacement d’un collègue.
L’officier d’état civil assure l’accueil, l’information et l’accompagnement des administrés ainsi que le traitement des démarches relevant de l’état civil et, selon l’organisation de la collectivité, des missions liées à la population.
Il assure également la réception, l’instruction, l’enregistrement, la mise à jour, la délivrance et l’archivage des actes et dossiers relevant de son domaine d’intervention, dans le respect des dispositions réglementaires, des procédures internes et des règles de confidentialité.
1. Accueil du public
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
- Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant
2. Instruction et constitution des actes d’état civil
- Mettre à jour les registres d'état civil (établissement des actes de naissance, de reconnaissance, de changement de nom, de changement de prénom, de mariage, de décès, de divorce, d'acte de notoriété, de pacs, de dissolution de pacs, de transcription de décès ou de naissance, de mention RC...)
- Délivrer des actes d'état civil (copies intégrales, extraits et copies plurilingues)
- Préparer les dossiers de Mariage, Pacs, Parrainage civil et réaliser leur suivi jusqu'à la célébration (saisie des informations, préparation auditions, publication des bans, commande des fleurs, préparation des actes et des livrets de famille, diplômes de parrainage, certificats de célébration de PACS)
- Établir, délivrer, mettre à jour, dupliquer les livrets de famille
- Avis de mention (transmission et réception mairie, notaire et tribunal pour mise à jour des actes)
3. Enregistrement et délivrance des documents administratifs
- Traiter les demandes d'attestations d'accueil, de légalisations de signature, de recensements militaires, certificats de vie
- Traiter les demandes de cartes d'identités et d’identités numériques, de passeports biométriques (prise de RDV, traitement et transmission des demandes via logiciel, traitement des recueils demandés par la préfecture, réception et archivage des titres, réalisation d'interventions pour procédures en urgence via la préfecture, remise des titres aux administrés, enregistrement et destruction des anciens titres, gestion des stocks de consommables : formulaires, étiquettes photo, rouleaux tickets remise)
- Traiter les demandes d'inscriptions scolaires (vérification des documents, établissement du certificat d'inscription, transmissions aux écoles, inscriptions en base élève à l'académie, traitement et suivi des dérogations avec transmission au Maire, aux écoles, à la compta) Archivage numérique et classement dossiers papiers
- Assurer le traitement du courrier (interne, administrés, notaires, tribunal, mail, INSEE, ARS, Préfecture et trésor public)
- Transmission INSEE via logiciels sécurisés de tous les actes (quotidienne, trimestrielle et annuelle) et archivage
- Transmission des recensements militaires trimestrielle et archivage
- Transmission au Procureur des dossiers mariage célébrés
- Registres naissances et reconnaissances, mariages, décès et transcriptions de décès de la commune Commandes, enregistrements via logiciel et constitutions des registres (feuilles numérotées)
- 3 registres par an en double exemplaire (commune et tribunal) à ouvrir et clôturer via logiciel
- Édition des tables annuelles (X6) (liste des naissances, reconnaissances, décès, transcriptions de décès, mariages de la commune sur 1 an à imprimer sur feuilles registre numérotées)
- Édition des tables décennales (X6) (liste des naissances, reconnaissances, décès, transcriptions de décès, mariages de la commune sur 10 ans à imprimer sur feuilles registre numérotées)
- Reliure des registres (devis, engagement, envoi)
- Transmission des exemplaires (X3) au procureur
- Archivage sécurisé et mise à jour des exemplaires de la commune
4. Cimetière
- Mise en place des concessions créées par le Maire sur le logiciel de gestion (création des concessions par dessin numérique des plans puis enregistrement des côtes, du type et de l'emplacement des concessions)
- Ventes des concessions via logiciel (création de Titres de Propriété de concession, transmission des titres et des paiements au Maire pour signature, à la comptabilité et au trésor public pour enregistrement puis au concessionnaire)
- Archivage numérique et classement papier de tous les documents concessionnaires
- Délivrer les autorisations funéraires (fermeture de cercueil, autorisation de crémation, autorisation d'inhumation, autorisation d'exhumation, autorisation de travaux)
- Délivrer les autorisations suite à dépôt et transit par la chambre funéraire de Thuir (fermeture de cercueils, autorisation de crémation, demande de pose de scellés par la police municipale)
- Recherche manuelle de concessions sur plan papier (1975) non-informatisées et vérification par agent technique au cimetière pour mouvements de corps dans concession inconnue par la famille et les pompes funèbres
- Mise à jour du logiciel (inhumations, exhumations, dépôt d'urne... ) ajout de photos concessions et épitaphes.
- Suivi et mise à jour du résultat de la commission (attributions, rejets des dossiers, et refus des locataires)
- Mise à jour du parc locatif (828 logements) après attributions, départs, décès, mutations ...)
- Classement et archivage numérique et papiers des demandes
- Suivi des renouvellements
- Déplacement pour réunion et commissions d'attribution à l'antenne Office
- Préparation des nouvelles livraisons de construction pour l'élu (Plans pour orientation, types et nombre de logement, loyers, charges) et dossiers compatibles en attente
CONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTE :
1. Conditions de travail
- Travail alternant accueil physique, accueil téléphonique et traitement administratif des dossiers.
- Utilisation quotidienne et prolongée d’un poste informatique.
- Travail nécessitant concentration, rigueur et respect des délais réglementaires.
- Contact quotidien avec des publics différents et parfois confrontés à des situations personnelles -sensibles.
- Horaires définis selon le règlement du temps de travail de la collectivité.
2. Principaux risques professionnels
- Travail sur écran : fatigue visuelle, troubles musculosquelettiques et douleurs liées aux postures statiques.
- Postures prolongées : station assise importante et gestes répétitifs.
- Manutention occasionnelle : manipulation de dossiers, registres, cartons d’archives ou documents administratifs.
- Stress lié à la charge de travail, aux délais réglementaires et à la nécessité d’une grande précision.
- Charge émotionnelle liée aux situations familiales complexes.
- Fatigue liée à l’accueil permanent du public.
- Gestion éventuelle de conflits, réclamations ou comportements agressifs.
- Incivilités verbales ou comportements agressifs.
- Risque ponctuel d’agression physique.
- Situations de tension liées à l’incompréhension d’une réglementation ou au refus d’une demande.
3. Contraintes du poste
- Respect strict de la réglementation relative à l’état civil et à la population.
- Respect impératif de la confidentialité et de la protection des données personnelles.
- Obligation de neutralité, d’impartialité et de discrétion professionnelle.
- Nécessité d’une grande rigueur dans l’établissement et la délivrance des actes.
- Respect des délais et des procédures réglementaires.
- Actualisation régulière des connaissances en raison des évolutions législatives et réglementaires.
- Gestion simultanée de l’accueil du public et des tâches administratives.
- Capacité à faire face aux périodes de forte activité.
- Polyvalence et capacité à assurer ponctuellement le remplacement d’un collègue.
Profils recherchés
• Compétences techniques :
- Connaître et appliquer la réglementation relative à l'état civil ;
- Connaître les procédures administratives des collectivités territoriales ;
- Etablir, enregistrer et délivrer les actes d'état civil ;
- Contrôler la conformité et la complétude des dossiers ;
- Identifier les pièces justificatives nécessaires ;
- Appliquer les procédures relatives aux naissances, mariages et décès ;
- Assurer les mises à jour et mentions sur les actes ;
- Utiliser les logiciels métiers dédiés à l'état civil et à la population ;
- Maîtriser les outils bureautiques courants ;
- Effectuer des recherches dans les registres et archives ;
- Rédiger des courriers et documents administratifs ;
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers ;
- Respecter les règles de protection des données personnelles ;
- Rechercher une information réglementaire fiable ;
- Identifier les situations nécessitant l'intervention du responsable hiérarchique ;
- Appliquer les procédures internes et respecter les délais.
• Compétences relationnelles :
- Accueillir différents types de publics ;
- Ecouter et analyser la demande de l'usager ;
- Expliquer clairement une procédure administrative ;
- Adapter son discours à son interlocuteur ;
- Faire preuve de pédagogie ;
- Gérer les situations d'incompréhension ou de mécontentement ;
- Rester courtois et professionnel en toutes circonstances ;
- Communiquer efficacement avec les différents services municipaux ;
- Travailler en équipe ;
- Transmettre les informations utiles à ses collègues et à sa hiérarchie ;
- Établir une relation de confiance avec les usagers tout en conservant la nécessaire neutralité du service public.
• Compétences humaines :
- Sens du service public
- Discrétion professionnelle
- Respect absolu de la confidentialité
- Neutralité et impartialité
- Rigueur
- Méthode et organisation
- Autonomie
- Réactivité
- Disponibilité
- Capacité d’adaptation
- Maîtrise de soi
- Diplomatie
- Patience
- Sens des responsabilités
- Capacité à gérer des situations émotionnellement difficiles.
- Respect de la hiérarchie et des procédures.
- Connaître et appliquer la réglementation relative à l'état civil ;
- Connaître les procédures administratives des collectivités territoriales ;
- Etablir, enregistrer et délivrer les actes d'état civil ;
- Contrôler la conformité et la complétude des dossiers ;
- Identifier les pièces justificatives nécessaires ;
- Appliquer les procédures relatives aux naissances, mariages et décès ;
- Assurer les mises à jour et mentions sur les actes ;
- Utiliser les logiciels métiers dédiés à l'état civil et à la population ;
- Maîtriser les outils bureautiques courants ;
- Effectuer des recherches dans les registres et archives ;
- Rédiger des courriers et documents administratifs ;
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers ;
- Respecter les règles de protection des données personnelles ;
- Rechercher une information réglementaire fiable ;
- Identifier les situations nécessitant l'intervention du responsable hiérarchique ;
- Appliquer les procédures internes et respecter les délais.
• Compétences relationnelles :
- Accueillir différents types de publics ;
- Ecouter et analyser la demande de l'usager ;
- Expliquer clairement une procédure administrative ;
- Adapter son discours à son interlocuteur ;
- Faire preuve de pédagogie ;
- Gérer les situations d'incompréhension ou de mécontentement ;
- Rester courtois et professionnel en toutes circonstances ;
- Communiquer efficacement avec les différents services municipaux ;
- Travailler en équipe ;
- Transmettre les informations utiles à ses collègues et à sa hiérarchie ;
- Établir une relation de confiance avec les usagers tout en conservant la nécessaire neutralité du service public.
• Compétences humaines :
- Sens du service public
- Discrétion professionnelle
- Respect absolu de la confidentialité
- Neutralité et impartialité
- Rigueur
- Méthode et organisation
- Autonomie
- Réactivité
- Disponibilité
- Capacité d’adaptation
- Maîtrise de soi
- Diplomatie
- Patience
- Sens des responsabilités
- Capacité à gérer des situations émotionnellement difficiles.
- Respect de la hiérarchie et des procédures.
Contact et modalités de candidature
Contact
0468846767
Informations complémentaires
Candidature interne suite à un avancement de grade.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.