Assistant de gestion administrative- Pôle de proximité à la population
Offre n° O066261013000757
Publiée le 13/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
4 place de la république, Claira (Pyrénées-Orientales (66))
Poste à pourvoir le
01/01/2027
Date limite de candidature
12/12/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + COSD + Participation employeur risque santé et participation employeur maintien de salaire
Descriptif de l'emploi
Vous intégrez la commune de Claira qui compte environ 5 000 habitants.
Vous serez rattaché(e) au Pôle de proximité à la population.
Nous recherchons un agent polyvalent dans l’ensemble des domaines du pôle de proximité à la population (accueil du public, gestion des salles, Etat civil, Election, Cimetière). L’agent sera également chargé d’une mission de secrétariat du service de la police municipale.
Vous serez rattaché(e) au Pôle de proximité à la population.
Nous recherchons un agent polyvalent dans l’ensemble des domaines du pôle de proximité à la population (accueil du public, gestion des salles, Etat civil, Election, Cimetière). L’agent sera également chargé d’une mission de secrétariat du service de la police municipale.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales dans le cadre de la polyvalence du poste :
ACCUEIL DU PUBLIC :
Accueil physique et téléphonique du public
Accueillir le public avec amabilité
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
Adapter son intervention aux différents publics
Réguler l'entrée des visiteurs et surveiller les accès
Renseignement et orientation du public
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Présenter des documents d'information et de communication
Orienter vers les personnes et services compétents
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Gestion et affichage d'informations
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Réception, traitement du courrier : enregistrement, dématérialisation, transmission aux services, envoi du courrier
GESTION DES SALLES
Accueil et relation aux usagers
Gestion des demandes de réservation des salles municipales
Gestion des demandes de matériel communal (chaises, tables, barrières…
SECRETARIAT DE LA POLICE MUNICIPALE :
Prise de Rendez-vous et accueil du public
Rédaction des actes administratifs et des projets de délibération, archivages
INSCRIPTIONS ELECTORALES :
Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions, changements d’adresse, radiations
GESTION DU RECENSEMENT MILITAIRE
-Réception du dossier sur le guichet de suivi du recensement
-Saisi des données sur le logiciel « Recensement Militaire »
-Contact avec le jeune recensé
-Transmission trimestrielle au BSN
-Information aux jeunes administrés sur la Journée Défense et Citoyenneté
SUIVI DES PROCEDURES FUNERAIRES
Autorisations d’inhumation, suivi du logiciel de gestion du cimetière (Gescime)
ventes concessions ; renouvellement de concessions, suivi des locations de caveaux, procédures concession à l’abandon
mise à jour permanente du fichier du cimetière
ETAT CIVIL
- Accueillir et renseigner le public,
- Rédiger et délivrer les actes d’état civil,
- Enregistrer les actes de naissance, mariage, décès et reconnaissance.
- Délivrer des copies et extraits d’actes d’état civil.
- Assurer la gestion administrative des documents d’état civil et divers. Transmission des données d'état-civil via le logiciel cyan de cosoluce et création d'actes
- Instruire les dossiers de mariage, de PACS, parrainages civils, noces d’or
- Instruire les demandes de changement de Nom de prénom,
- Effectuer les cérémonies (mariage, noces d’or, parrainages civils)
- Actualiser et contrôler la tenue des registres
- AIDE PONCTUELLE au service communication notamment dans la gestion de la distribution des colis de Noël).
ACCUEIL DU PUBLIC :
Accueil physique et téléphonique du public
Accueillir le public avec amabilité
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
Adapter son intervention aux différents publics
Réguler l'entrée des visiteurs et surveiller les accès
Renseignement et orientation du public
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Présenter des documents d'information et de communication
Orienter vers les personnes et services compétents
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Gestion et affichage d'informations
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Réception, traitement du courrier : enregistrement, dématérialisation, transmission aux services, envoi du courrier
GESTION DES SALLES
Accueil et relation aux usagers
Gestion des demandes de réservation des salles municipales
Gestion des demandes de matériel communal (chaises, tables, barrières…
SECRETARIAT DE LA POLICE MUNICIPALE :
Prise de Rendez-vous et accueil du public
Rédaction des actes administratifs et des projets de délibération, archivages
INSCRIPTIONS ELECTORALES :
Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions, changements d’adresse, radiations
GESTION DU RECENSEMENT MILITAIRE
-Réception du dossier sur le guichet de suivi du recensement
-Saisi des données sur le logiciel « Recensement Militaire »
-Contact avec le jeune recensé
-Transmission trimestrielle au BSN
-Information aux jeunes administrés sur la Journée Défense et Citoyenneté
SUIVI DES PROCEDURES FUNERAIRES
Autorisations d’inhumation, suivi du logiciel de gestion du cimetière (Gescime)
ventes concessions ; renouvellement de concessions, suivi des locations de caveaux, procédures concession à l’abandon
mise à jour permanente du fichier du cimetière
ETAT CIVIL
- Accueillir et renseigner le public,
- Rédiger et délivrer les actes d’état civil,
- Enregistrer les actes de naissance, mariage, décès et reconnaissance.
- Délivrer des copies et extraits d’actes d’état civil.
- Assurer la gestion administrative des documents d’état civil et divers. Transmission des données d'état-civil via le logiciel cyan de cosoluce et création d'actes
- Instruire les dossiers de mariage, de PACS, parrainages civils, noces d’or
- Instruire les demandes de changement de Nom de prénom,
- Effectuer les cérémonies (mariage, noces d’or, parrainages civils)
- Actualiser et contrôler la tenue des registres
- AIDE PONCTUELLE au service communication notamment dans la gestion de la distribution des colis de Noël).
Profils recherchés
Compétences techniques
-Connaissance du cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et des établissements publics
-Connaissance approfondie des lois et règlements en matière d’état civil (Code Civil, règles de la nationalité, etc.), du cadre juridique des élections et des procédures funéraires.
-Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et logiciels spécialisés en état civil (Cyan) et gestion du cimetière (Gescime)
-Compétences rédactionnelles pour rédiger des actes et des courriers officiels.
Savoir-être
• Sens du service public, discrétion et confidentialité.
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Polyvalence
• Capacité a travailler en équipe
• Aisance relationnelle et capacité à gérer des situations parfois délicates avec tact.
-Connaissance du cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et des établissements publics
-Connaissance approfondie des lois et règlements en matière d’état civil (Code Civil, règles de la nationalité, etc.), du cadre juridique des élections et des procédures funéraires.
-Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et logiciels spécialisés en état civil (Cyan) et gestion du cimetière (Gescime)
-Compétences rédactionnelles pour rédiger des actes et des courriers officiels.
Savoir-être
• Sens du service public, discrétion et confidentialité.
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Polyvalence
• Capacité a travailler en équipe
• Aisance relationnelle et capacité à gérer des situations parfois délicates avec tact.
Contact et modalités de candidature
Contact
0468283150
Informations complémentaires
CV + Lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire + dernier arrêté de situation pour les titulaires + dernier entretien professionnel
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.