UN OU UNE SECRÉTAIRE ASSISTANTE F/H -(POSTE N°67-7429)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O067230901205390
Publiée le 05/12/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
La Collectivité européenne d'Alsace (CeA) est née de la fusion des conseils départementaux du Bas-Rhin et du Haut-Rhin.
Instaurée par la Loi Alsace du 02 août 2019, elle est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2021.
Instaurée par la Loi Alsace du 02 août 2019, elle est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2021.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
rue du Verdon, Strasbourg (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
22/01/2024
Date limite de candidature
19/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Inclusion sociale >
Travail social et développement social
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La direction de l'autonomie a en charge le pilotage stratégique de la politique départementale en faveur des personnes âgées et handicapées. Elle est compétente pour :
Informer les usagers en perte d'autonomie et leurs familles sur leurs droits, les prestations, en lien avec les partenaires et avec les services territorialisés.
Réceptionner les demandes des usagers, les instruire et évaluer leurs besoins en matière de compensation de la perte d'autonomie.
Assurer la gestion et le versement des allocations compensatrices.
Proposer des parcours et accompagner la perte d'autonomie en mobilisant des partenariats départementaux et locaux, des solutions innovantes et en contribuant à l'adaptation de l'environnement aux enjeux de vieillissement et de handicap.
Informer les usagers en perte d'autonomie et leurs familles sur leurs droits, les prestations, en lien avec les partenaires et avec les services territorialisés.
Réceptionner les demandes des usagers, les instruire et évaluer leurs besoins en matière de compensation de la perte d'autonomie.
Assurer la gestion et le versement des allocations compensatrices.
Proposer des parcours et accompagner la perte d'autonomie en mobilisant des partenariats départementaux et locaux, des solutions innovantes et en contribuant à l'adaptation de l'environnement aux enjeux de vieillissement et de handicap.
Missions / conditions d'exercice
Au sein du Service d'instruction des prestations aux personnes en situation de handicap, l'agent se verra confier les missions
suivantes :
Assurer le secrétariat du chef de service et des responsables d'unité;
Assurer la mission administrative RH, le soutien logistique et la communication pour les unités;
Assurer un appui aux cadres et agents des services pour la gestion administrative;
Apporter un appui au pilotage et au remplissage des tableaux de bord
Contribuer, en lien avec le chef de service et les responsables d'unité, à l'organisation de l'activité des agents du service
Est le binôme du ou de la Secrétaire assistante du Service Expertise médicale et paramédicale
- Assurer le secrétariat :
Gère le courrier et la BAL éléctronique (ventilation, suivi des échéances, classement)
Réalise et met en forme des travaux de bureautique : relevés de décision, compte-rendus de réunions, courriers...
Gère l'agenda du chef de service et des responsables d'unité
Organise, planifie et prépare les réunions (organisation logistique, préparation de dossiers, prise de notes et rédaction decompte-rendus le cas échéant, envoi des invitations, ordres du jour et des documents en amont et à l'issue de la réunion....), notamment pour les Equipes pluridisciplinaires d'évaluation (EPE) de niveau 1 et de niveau 2 et des CDAPH spécialisées
Renseigne et met à jour les tableaux de bord et échéanciers d'activité
Participe aux réunions de service, assure la prise de notes et élabore les comptes rendus
Participe à la mise à jour des fiches de procédure
2- Assurer la mission administrative RH et de la communication pour le service en lien avec l'assistant "ressources humaines,
affaires générales et information " :
Prépare l'arrivée des nouveaux agents (aspects logistiques, planification du parcours nouvel arrivant)
Gère le suivi administratif des congés, absences des agents du service, et les aspects logistiques des formations, déplacements...
Programme les entretiens professionnels
Gère le recensement des demandes et la distribution des tickets restaurant pour le service
Est en charge de la tenue et de la mise à jour des tableaux de bord relatifs aux RH pour le service (congés, RTT, temps partiel) et des plannings d'équipe
Assure la gestion des campagnes de temps partiel, de télétravail pour le service
Assure une veille et alerte la hiérarchie sur les questions RH
Assure la gestion des moyens logistiques du service (mobilier, bureautique, ...) en lien avec l'assistant " ressources humaines et affaires générales "
Centralise les besoins en fourniture du service et le cas échéant effectue les commandes
Gère, réalise et met à jour les supports de communication du service
3- Assurer un appui aux cadres et agents du service :
Assure le suivi des dossiers en attente de pièces (relance, clôture dossier)
Gère les courriers avec mention NPAI (n'habite plus à l'adresse indiquée)
Assure un premier niveau de réponse concernant les demandes d'information sur un dossier en cours d'instruction (prestations demandées, accordées, étape d'instruction, délais d'instruction, mise à jour, etc...)
Apporte un soutien technique aux responsables du service pour l'élaboration et la mise à jour d'outils de suivi adaptés : tableaux de bord, échéancier...
Peut assurer du tri, du classement, le suivi de l'archivage et du pilonnage des dossiers
Peut être amené à venir en appui administratif en soutien aux différentes unités du service (exemple : préparation de la mise en paiement des factures)
suivantes :
Assurer le secrétariat du chef de service et des responsables d'unité;
Assurer la mission administrative RH, le soutien logistique et la communication pour les unités;
Assurer un appui aux cadres et agents des services pour la gestion administrative;
Apporter un appui au pilotage et au remplissage des tableaux de bord
Contribuer, en lien avec le chef de service et les responsables d'unité, à l'organisation de l'activité des agents du service
Est le binôme du ou de la Secrétaire assistante du Service Expertise médicale et paramédicale
- Assurer le secrétariat :
Gère le courrier et la BAL éléctronique (ventilation, suivi des échéances, classement)
Réalise et met en forme des travaux de bureautique : relevés de décision, compte-rendus de réunions, courriers...
Gère l'agenda du chef de service et des responsables d'unité
Organise, planifie et prépare les réunions (organisation logistique, préparation de dossiers, prise de notes et rédaction decompte-rendus le cas échéant, envoi des invitations, ordres du jour et des documents en amont et à l'issue de la réunion....), notamment pour les Equipes pluridisciplinaires d'évaluation (EPE) de niveau 1 et de niveau 2 et des CDAPH spécialisées
Renseigne et met à jour les tableaux de bord et échéanciers d'activité
Participe aux réunions de service, assure la prise de notes et élabore les comptes rendus
Participe à la mise à jour des fiches de procédure
2- Assurer la mission administrative RH et de la communication pour le service en lien avec l'assistant "ressources humaines,
affaires générales et information " :
Prépare l'arrivée des nouveaux agents (aspects logistiques, planification du parcours nouvel arrivant)
Gère le suivi administratif des congés, absences des agents du service, et les aspects logistiques des formations, déplacements...
Programme les entretiens professionnels
Gère le recensement des demandes et la distribution des tickets restaurant pour le service
Est en charge de la tenue et de la mise à jour des tableaux de bord relatifs aux RH pour le service (congés, RTT, temps partiel) et des plannings d'équipe
Assure la gestion des campagnes de temps partiel, de télétravail pour le service
Assure une veille et alerte la hiérarchie sur les questions RH
Assure la gestion des moyens logistiques du service (mobilier, bureautique, ...) en lien avec l'assistant " ressources humaines et affaires générales "
Centralise les besoins en fourniture du service et le cas échéant effectue les commandes
Gère, réalise et met à jour les supports de communication du service
3- Assurer un appui aux cadres et agents du service :
Assure le suivi des dossiers en attente de pièces (relance, clôture dossier)
Gère les courriers avec mention NPAI (n'habite plus à l'adresse indiquée)
Assure un premier niveau de réponse concernant les demandes d'information sur un dossier en cours d'instruction (prestations demandées, accordées, étape d'instruction, délais d'instruction, mise à jour, etc...)
Apporte un soutien technique aux responsables du service pour l'élaboration et la mise à jour d'outils de suivi adaptés : tableaux de bord, échéancier...
Peut assurer du tri, du classement, le suivi de l'archivage et du pilonnage des dossiers
Peut être amené à venir en appui administratif en soutien aux différentes unités du service (exemple : préparation de la mise en paiement des factures)
Profils recherchés
Savoir :
Très bonne maîtrise des outils bureautiques et de communication
Connaissance du fonctionnement de l'internet et de l'intranet
Maîtrise des techniques de secrétariat
Qualités d'organisation et très bonne gestion du temps
Expression orale et écrite de qualité
Connaissance des politiques et de l'organisation de la collectivité
Connaissance des circuits et des procédures administratives propres à la collectivité
Connaissance des politiques et de l'organisation de la collectivité
Savoir-faire :
Capacité d'analyse et de synthèse
Gérer les agendas en fonction des priorités
Renseigner des tableaux de bord et de suivi de l'activité du service
Mettre en forme et présenter des documents
Transmettre les messages et l'information
Prendre des notes
Savoir-être :
Très grande rigueur
Capacité d'initiative, être force de proposition
Discrétion et confiance
Souplesse, grand sens de l'adaptation
Autonomie
Spécificités du poste
Recrutement statutaire, cadres d'emplois des Rédacteurs territoriaux ou, à défaut, par voie contractuelle
Résidence administrative à Strasbourg, rue du Verdon
Poste à temps complet
Rémunération : Traitement de base, régime indemnitaire, 13ème mois
Avantages possibles : tickets restaurant, télétravail, participation employeur pour la mutuelle et la prévoyance, CNAS et amicale du personne
Très bonne maîtrise des outils bureautiques et de communication
Connaissance du fonctionnement de l'internet et de l'intranet
Maîtrise des techniques de secrétariat
Qualités d'organisation et très bonne gestion du temps
Expression orale et écrite de qualité
Connaissance des politiques et de l'organisation de la collectivité
Connaissance des circuits et des procédures administratives propres à la collectivité
Connaissance des politiques et de l'organisation de la collectivité
Savoir-faire :
Capacité d'analyse et de synthèse
Gérer les agendas en fonction des priorités
Renseigner des tableaux de bord et de suivi de l'activité du service
Mettre en forme et présenter des documents
Transmettre les messages et l'information
Prendre des notes
Savoir-être :
Très grande rigueur
Capacité d'initiative, être force de proposition
Discrétion et confiance
Souplesse, grand sens de l'adaptation
Autonomie
Spécificités du poste
Recrutement statutaire, cadres d'emplois des Rédacteurs territoriaux ou, à défaut, par voie contractuelle
Résidence administrative à Strasbourg, rue du Verdon
Poste à temps complet
Rémunération : Traitement de base, régime indemnitaire, 13ème mois
Avantages possibles : tickets restaurant, télétravail, participation employeur pour la mutuelle et la prévoyance, CNAS et amicale du personne
Contact et modalités de candidature
Contact
0369493929
Informations complémentaires
vous pouvez consulter l'offre et faire acte de candidature sur le site de la CeA : www.alsace.eu
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.