Une ou un Secrétaire médico-social F/H (Poste n°67-7469)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O067231001209439
Publiée le 04/10/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
La Collectivité européenne d'Alsace (CeA) est née de la fusion des conseils départementaux du Bas-Rhin et du Haut-Rhin.
Instaurée par la Loi Alsace du 02 août 2019, elle est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2021.
Instaurée par la Loi Alsace du 02 août 2019, elle est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2021.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
UTAMS - 3 Rue Louis Lang - Sélestat (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
01/01/2024
Date limite de candidature
02/11/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Mission du poste
Au sein du Service de promotion de la santé du jeune enfant et d'aide à la parentalité Nord, dans le cadre de la Protection maternelle et Infantile, vos missions seront :
- Assurer le secrétariat des professionnels de santé des équipes PMI du territoire
- Aider à l'organisation des activités médicales et paramédicales
- Renseigner les logiciels médicaux et utiliser les logiciels de secrétariat/logistique
- Venir en appui logistique aux professionnels
Au sein du Service de promotion de la santé du jeune enfant et d'aide à la parentalité Nord, dans le cadre de la Protection maternelle et Infantile, vos missions seront :
- Assurer le secrétariat des professionnels de santé des équipes PMI du territoire
- Aider à l'organisation des activités médicales et paramédicales
- Renseigner les logiciels médicaux et utiliser les logiciels de secrétariat/logistique
- Venir en appui logistique aux professionnels
Missions / conditions d'exercice
Fonction
1 - Assurer le secrétariat et aider à l'organisation des activités des professionnels de santé en territoire :
Gestion des appels téléphoniques
a) Transfert des appels et/ou transmission de message en cas d'absence
b) Gestion de la prise des rendez-vous avec renseignement des logiciels médicaux le cas échéant
Organisation et gestion des différents rendez-vous :
a) Création des créneaux de rendez-vous sous Outlook et logiciels médicaux (consultations de jeunes enfants, consultations de puéricultrice, séances BCG, ateliers massage bien être du bébé, ateliers portage ...)
b) Gestion de la prise de rdv avec renseignement des logiciels médicaux
c) Rappel des rdv aux usagers (téléphonique, sms, courrier de convocation...)
Gestion administrative des dossiers patients :
a) Mise à jour des données administrative
b) Création des dossiers patients non-inscrits dans la base
c) Dématérialisation et enregistrement des documents dans les logiciels médicaux (rapports d'hospitalisation, CR réunion de synthèse, rapport d'information préoccupante ...)
d) Saisie des certificats de santé (8ème jour, 9ème mois, 24ème mois)
e) Gestion des avis de grossesse en lien avec l'équipe de territoire
2 - Organisation des consultations du jeune enfant :
Organisation des bilans de santé en écoles maternelles
a) Récupération des listes des enfants auprès de l'Education Nationale
b) Création des séances et inscription des enfants sur les créneaux horaires de rdv
c) Création des séances et des listes d'enfants à voir
d) Edition des courriers de convocation
e) Préparation des documents nécessaires à la réalisation des bilans (questionnaires, flyers, courriers d'orientation ...)
f) Edition des listings des enfants pour chaque séance
g) Saisie des bilans si réalisés en version papier
h) Aide à la transmission annuelle des dossiers des enfants vus à l'Education Nationale
Edition de courriers de mise à disposition
a) Edition et envoi des courriers de mise à disposition via les logiciels médicaux et administratifs
3 - Venir en appui logistique aux professionnels de l'équipe PMI du territoire :
- Réception et rangement des commandes (matériel médical, vaccins, ...)
- Contrôle et envoi des bons de commandes au central
- Réservation de salles de réunion
- Gestion administrative de l'absence d'un professionnel de santé (information, report/annulation RDV, remplacement en lien avec l'encadrement...)
- Aide à la création de tableaux de bord
- Aide à la prise de RDV d'interprètes et d'assistants maternels
- Aide à la réalisation de document de communication
- Mise en forme de documents.
- Mise à jour des secteurs et de listing des rues, communes des professionnels
- Renseignements des statistiques annuelles
- Aide ponctuelle à l'activité de l'unité santé publique
4 - Divers :
- Participation aux instances du service et aux réunions d'équipe, rédaction de compte -rendu
- Participation à l'élaboration et à l'actualisation des procédures de son unité
- Réalisation d'un rapport d'activité annuel de ses activités
1 - Assurer le secrétariat et aider à l'organisation des activités des professionnels de santé en territoire :
Gestion des appels téléphoniques
a) Transfert des appels et/ou transmission de message en cas d'absence
b) Gestion de la prise des rendez-vous avec renseignement des logiciels médicaux le cas échéant
Organisation et gestion des différents rendez-vous :
a) Création des créneaux de rendez-vous sous Outlook et logiciels médicaux (consultations de jeunes enfants, consultations de puéricultrice, séances BCG, ateliers massage bien être du bébé, ateliers portage ...)
b) Gestion de la prise de rdv avec renseignement des logiciels médicaux
c) Rappel des rdv aux usagers (téléphonique, sms, courrier de convocation...)
Gestion administrative des dossiers patients :
a) Mise à jour des données administrative
b) Création des dossiers patients non-inscrits dans la base
c) Dématérialisation et enregistrement des documents dans les logiciels médicaux (rapports d'hospitalisation, CR réunion de synthèse, rapport d'information préoccupante ...)
d) Saisie des certificats de santé (8ème jour, 9ème mois, 24ème mois)
e) Gestion des avis de grossesse en lien avec l'équipe de territoire
2 - Organisation des consultations du jeune enfant :
Organisation des bilans de santé en écoles maternelles
a) Récupération des listes des enfants auprès de l'Education Nationale
b) Création des séances et inscription des enfants sur les créneaux horaires de rdv
c) Création des séances et des listes d'enfants à voir
d) Edition des courriers de convocation
e) Préparation des documents nécessaires à la réalisation des bilans (questionnaires, flyers, courriers d'orientation ...)
f) Edition des listings des enfants pour chaque séance
g) Saisie des bilans si réalisés en version papier
h) Aide à la transmission annuelle des dossiers des enfants vus à l'Education Nationale
Edition de courriers de mise à disposition
a) Edition et envoi des courriers de mise à disposition via les logiciels médicaux et administratifs
3 - Venir en appui logistique aux professionnels de l'équipe PMI du territoire :
- Réception et rangement des commandes (matériel médical, vaccins, ...)
- Contrôle et envoi des bons de commandes au central
- Réservation de salles de réunion
- Gestion administrative de l'absence d'un professionnel de santé (information, report/annulation RDV, remplacement en lien avec l'encadrement...)
- Aide à la création de tableaux de bord
- Aide à la prise de RDV d'interprètes et d'assistants maternels
- Aide à la réalisation de document de communication
- Mise en forme de documents.
- Mise à jour des secteurs et de listing des rues, communes des professionnels
- Renseignements des statistiques annuelles
- Aide ponctuelle à l'activité de l'unité santé publique
4 - Divers :
- Participation aux instances du service et aux réunions d'équipe, rédaction de compte -rendu
- Participation à l'élaboration et à l'actualisation des procédures de son unité
- Réalisation d'un rapport d'activité annuel de ses activités
Profils recherchés
Profil de recrutement
Savoir :
Connaissance et parfaite maitrise de l'outil informatique
Maitrise des logiciels bureautiques, Word, Excel, Power Point, Teams, Share point
Connaissances des missions de la PMI
Savoir-faire :
Savoir s'organiser de façon efficace, pragmatique et synthétique
Savoir travailler en équipe
Savoir analyser les besoins d'évolution de son poste et être force de proposition
Faire preuve d'initiative et d'autonomie
Savoir-être :
Disponibilité
Discrétion (poste soumis au secret professionnel)
Solidarité d'équipe
Sens de l'accueil (téléphonique)
Spécificités du poste
Recrutement statutaire dans le cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux ou par voie contractuelle
Poste à temps complet
Résidence administrative à Sélestat
Savoir :
Connaissance et parfaite maitrise de l'outil informatique
Maitrise des logiciels bureautiques, Word, Excel, Power Point, Teams, Share point
Connaissances des missions de la PMI
Savoir-faire :
Savoir s'organiser de façon efficace, pragmatique et synthétique
Savoir travailler en équipe
Savoir analyser les besoins d'évolution de son poste et être force de proposition
Faire preuve d'initiative et d'autonomie
Savoir-être :
Disponibilité
Discrétion (poste soumis au secret professionnel)
Solidarité d'équipe
Sens de l'accueil (téléphonique)
Spécificités du poste
Recrutement statutaire dans le cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux ou par voie contractuelle
Poste à temps complet
Résidence administrative à Sélestat
Contact et modalités de candidature
Contact
0369493929
Informations complémentaires
Vous pouvez consulter l'annonce et faire acte de candidature en ligne sur le site de la CeA à l'adresse : https://www.alsace.eu/offres-d-emploi-et-stages/?start=0&rows=12&fq=domaines_ss:%22Administration%22&fq=domaines_ss:%22Sant%C3%A9%22&fq=type_offre_s:%22Emploi%22&fq=domaines_ss:%22Social%22
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.