ASSISTANT.E SCOLARITE TRANSVERSAL
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Offre n° O067231101256022
Publiée le 22/01/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Haute école des arts du Rhin est l’école d’un fleuve, l’école d’un territoire, l’école d’une époque en ébullition.
Elle accueille 750 étudiants.es dans des formations d’enseignement supérieur artistique, préparant à des diplômes Licence Master Doctorat en arts visuels, en musique, en communication et en design, et cela dans 20 spécialités.
La HEAR se déploie aujourd’hui sur plusieurs sites dans les villes de Strasbourg et Mulhouse, héritant de l’histoire de l’école des Arts décoratifs et du Conservatoire de Musique, à Strasbourg, et de celle de l’école des Beaux-Arts, à Mulhouse.
Elle organise des événements chaque semaine – exposition ou concert, colloque ou festival, conférence ou performance – dans ses locaux ou ailleurs en Alsace, en France ou à l’étranger : la HEAR se veut une école
poreuse, ouverte et augmentée de ses multiples partenaires.
Elle accueille 750 étudiants.es dans des formations d’enseignement supérieur artistique, préparant à des diplômes Licence Master Doctorat en arts visuels, en musique, en communication et en design, et cela dans 20 spécialités.
La HEAR se déploie aujourd’hui sur plusieurs sites dans les villes de Strasbourg et Mulhouse, héritant de l’histoire de l’école des Arts décoratifs et du Conservatoire de Musique, à Strasbourg, et de celle de l’école des Beaux-Arts, à Mulhouse.
Elle organise des événements chaque semaine – exposition ou concert, colloque ou festival, conférence ou performance – dans ses locaux ou ailleurs en Alsace, en France ou à l’étranger : la HEAR se veut une école
poreuse, ouverte et augmentée de ses multiples partenaires.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
3 quai des pêcheurs, Mulhouse (Haut-Rhin)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La Haute Ecole des Arts du Rhin est l'école d'un fleuve, l'école d'un territoire, l'école d'une époque en ébullition.
Elle accueille 750 étudiant·es dans des formations d'enseignement supérieur artistique, préparant à des diplômes Licence Master Doctorat en arts visuels, en musique, en communication et en design, et cela dans 20 spécialités.
La HEAR se déploie aujourd'hui sur plusieurs sites dans les villes de Strasbourg et Mulhouse, héritant de l'histoire de l'école des Arts décoratifs et du Conservatoire de Musique, à Strasbourg, et de celle de l'école des Beaux-Arts, à Mulhouse.
Elle organise des événements chaque semaine - exposition ou concert, colloque ou festival, conférence ou performance - dans ses locaux (dont la Chaufferie, espace d'exposition situé à quelques mètres du bâtiment principal) ou ailleurs en Alsace, en France ou à l'étranger : la HEAR se veut une école poreuse, ouverte et augmentée de ses multiples partenaires.
Plus d'informations sur www.hear.fr
L'Assistant.e à la scolarité excerce ses fonctions sous l'autorité des Responsables des Services scolarité des sites arts visuels de Mulhouse et Strasbourg, en lien avec la Chargée de mission Relations Internationales d'une part, et l'ensemble des services de la HEAR d'autre part.
Elle accueille 750 étudiant·es dans des formations d'enseignement supérieur artistique, préparant à des diplômes Licence Master Doctorat en arts visuels, en musique, en communication et en design, et cela dans 20 spécialités.
La HEAR se déploie aujourd'hui sur plusieurs sites dans les villes de Strasbourg et Mulhouse, héritant de l'histoire de l'école des Arts décoratifs et du Conservatoire de Musique, à Strasbourg, et de celle de l'école des Beaux-Arts, à Mulhouse.
Elle organise des événements chaque semaine - exposition ou concert, colloque ou festival, conférence ou performance - dans ses locaux (dont la Chaufferie, espace d'exposition situé à quelques mètres du bâtiment principal) ou ailleurs en Alsace, en France ou à l'étranger : la HEAR se veut une école poreuse, ouverte et augmentée de ses multiples partenaires.
Plus d'informations sur www.hear.fr
L'Assistant.e à la scolarité excerce ses fonctions sous l'autorité des Responsables des Services scolarité des sites arts visuels de Mulhouse et Strasbourg, en lien avec la Chargée de mission Relations Internationales d'une part, et l'ensemble des services de la HEAR d'autre part.
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité des Responsables des Services scolarité des sites arts visuels de Mulhouse et Strasbourg, en lien avec la Chargée de mission Relations Internationales d'une part, et l'ensemble des services de la HEAR d'autre part, l'Assistant.e à la scolarité a pour missions :
Scolarité : Activités principales :
- Accueil physique et téléphonique des étudiants et autres interlocuteurs (enseignants, intervenants, partenaires)
- Gestion de la base de données de la scolarité (Taïga)
- Gestion des admissions en année 1 : traitement des dossiers de candidatures, lien entre Parcoursup et Taïga, gestion des notes et des résultats des épreuves
- Organisation des workshops en lien avec les enseignants (intervenants, lettres d'engagement, déplacements, logement, inscriptions des étudiants, budget, organisation des espaces, etc.)
- Organisation des conférences en lien avec les enseignants et en transversalité avec les sites de Mulhouse et Strasbourg (planning, intervenants, lettres d'engagement, déplacements, décompte budget, lien communication)
- Gestion des intervenants dans le cadre de cours, séminaires, journées d'étude et autres activités de recherche (planning, lettres d'engagement, déplacements, décompte budget)
- Gestion des intervenants internationaux entre autres dans le cadre du programme intensif hybride Erasmus+ (Blended Intensive Programme - BIP) : procédures Erasmus+, suivi du budget, déplacements, logement
- Commande et gestion des billets de trains à destination des intervenants (bons de commandes CIRIL, Havas et/ou régie d'une carte bancaire dédiée.)
- Réservation des hébergements des intervenants (bons de commandes CIRIL et/ou régie d'une carte bancaire dédiée.)
- Participation aux événements publics : journée des Carrières, journées Portes ouvertes
- Rédaction, saisie et mise en forme de documents et courriers (notes, courriers, comptes-rendus, attestations...) en lien avec le service de scolarité
Activités ponctuelles, pendant la période transitoire de réorganisation du service scolarité du site arts visuels de Mulhouse :
En lien avec les collègues du service de scolarité, appui à :
- L'organisation des soutenances de mémoires et des diplômes (jurys, déplacements, logement, attestations de diplômes, etc.)
- La réservation des voyages pédagogiques
- L'organisation des workshops Hors Limites
- L'établissement de tableaux de bords et de statistiques
- Le classement, et l'archivage
Lieu et service d'affectation : site Art & Design, Mulhouse.
Temps de travail : 35 heures par semaine.
SUJETIONS :
- Congés à prendre prioritairement pendant les vacances scolaires
- Présence ponctuelle jusqu'à 18 heures et disponibilité horaire accrue lors des périodes de pic d'activité
- Présence occasionnelle sur le site de Strasbourg
Scolarité : Activités principales :
- Accueil physique et téléphonique des étudiants et autres interlocuteurs (enseignants, intervenants, partenaires)
- Gestion de la base de données de la scolarité (Taïga)
- Gestion des admissions en année 1 : traitement des dossiers de candidatures, lien entre Parcoursup et Taïga, gestion des notes et des résultats des épreuves
- Organisation des workshops en lien avec les enseignants (intervenants, lettres d'engagement, déplacements, logement, inscriptions des étudiants, budget, organisation des espaces, etc.)
- Organisation des conférences en lien avec les enseignants et en transversalité avec les sites de Mulhouse et Strasbourg (planning, intervenants, lettres d'engagement, déplacements, décompte budget, lien communication)
- Gestion des intervenants dans le cadre de cours, séminaires, journées d'étude et autres activités de recherche (planning, lettres d'engagement, déplacements, décompte budget)
- Gestion des intervenants internationaux entre autres dans le cadre du programme intensif hybride Erasmus+ (Blended Intensive Programme - BIP) : procédures Erasmus+, suivi du budget, déplacements, logement
- Commande et gestion des billets de trains à destination des intervenants (bons de commandes CIRIL, Havas et/ou régie d'une carte bancaire dédiée.)
- Réservation des hébergements des intervenants (bons de commandes CIRIL et/ou régie d'une carte bancaire dédiée.)
- Participation aux événements publics : journée des Carrières, journées Portes ouvertes
- Rédaction, saisie et mise en forme de documents et courriers (notes, courriers, comptes-rendus, attestations...) en lien avec le service de scolarité
Activités ponctuelles, pendant la période transitoire de réorganisation du service scolarité du site arts visuels de Mulhouse :
En lien avec les collègues du service de scolarité, appui à :
- L'organisation des soutenances de mémoires et des diplômes (jurys, déplacements, logement, attestations de diplômes, etc.)
- La réservation des voyages pédagogiques
- L'organisation des workshops Hors Limites
- L'établissement de tableaux de bords et de statistiques
- Le classement, et l'archivage
Lieu et service d'affectation : site Art & Design, Mulhouse.
Temps de travail : 35 heures par semaine.
SUJETIONS :
- Congés à prendre prioritairement pendant les vacances scolaires
- Présence ponctuelle jusqu'à 18 heures et disponibilité horaire accrue lors des périodes de pic d'activité
- Présence occasionnelle sur le site de Strasbourg
Profils recherchés
Diplôme et expérience professionnelle :
- Diplôme Bac + 3 souhaité et/ou expérience significative sur des fonctions similaires appréciée.
Savoirs :
- Connaissance de l'environnement territorial ;
- Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur ;
- Maîtrise des outils informatiques : logiciel de gestion, Excel, Word, Outlook, Internet
- Logiciel de commandes : plateforme Havas, ciril
- Maîtrise de l'anglais souhaitée et autres langues appréciée.
Savoir-faire :
- Gestion des relations avec les intervenants extérieurs, établissements internationaux, prestataires, ...)
- Accueillir et renseigner les interlocuteurs ;
- Qualités rédactionnelles.
Savoir-être :
- Qualités relationnelles et capacité à s'adapter à des interlocuteurs différents ;
- Gout pour la pédagogie, l'art et le design, les dispositifs soutenant l'émancipation des personnes
- Capacité à prendre des initiatives et travail d'équipe ;
- Sens de l'organisation, rigueur, réactivité, méthode ;
- Autonomie et polyvalence ;
- Ponctualité, disponibilité, politesse ;
- Capacité à gérer le stress.
- Diplôme Bac + 3 souhaité et/ou expérience significative sur des fonctions similaires appréciée.
Savoirs :
- Connaissance de l'environnement territorial ;
- Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur ;
- Maîtrise des outils informatiques : logiciel de gestion, Excel, Word, Outlook, Internet
- Logiciel de commandes : plateforme Havas, ciril
- Maîtrise de l'anglais souhaitée et autres langues appréciée.
Savoir-faire :
- Gestion des relations avec les intervenants extérieurs, établissements internationaux, prestataires, ...)
- Accueillir et renseigner les interlocuteurs ;
- Qualités rédactionnelles.
Savoir-être :
- Qualités relationnelles et capacité à s'adapter à des interlocuteurs différents ;
- Gout pour la pédagogie, l'art et le design, les dispositifs soutenant l'émancipation des personnes
- Capacité à prendre des initiatives et travail d'équipe ;
- Sens de l'organisation, rigueur, réactivité, méthode ;
- Autonomie et polyvalence ;
- Ponctualité, disponibilité, politesse ;
- Capacité à gérer le stress.
Contact et modalités de candidature
Contact
0369063787
Informations complémentaires
Date de prise de poste souhaitée : le 02/01/2023
Lieu et service d'affectation : site Art & Design, Mulhouse.
Temps de travail : 35 heures par semaine.
Les candidatures seront obligatoirement constituées :
- Du Curriculum Vitae,
- De la Lettre de motivation.
Elles indiqueront le statut (Contractuel, Titulaire de la Fonction Publique,...) et sont à adresser à :
* par mail :
ressources.humaines@hear.fr
ou * par courrier :
HAUTE ECOLE DES ARTS DU RHIN
A l'attention de Matthieu RAMEY
1, rue de l'Académie
CS 10032
67082 STRASBOURG Cedex
Informations complémentaires :
M Matthieu RAMEY, Responsable des Ressources Humaines
mail : ressources.humaines@hear.fr / tél : 03 69 06 37 87
Lieu et service d'affectation : site Art & Design, Mulhouse.
Temps de travail : 35 heures par semaine.
Les candidatures seront obligatoirement constituées :
- Du Curriculum Vitae,
- De la Lettre de motivation.
Elles indiqueront le statut (Contractuel, Titulaire de la Fonction Publique,...) et sont à adresser à :
* par mail :
ressources.humaines@hear.fr
ou * par courrier :
HAUTE ECOLE DES ARTS DU RHIN
A l'attention de Matthieu RAMEY
1, rue de l'Académie
CS 10032
67082 STRASBOURG Cedex
Informations complémentaires :
M Matthieu RAMEY, Responsable des Ressources Humaines
mail : ressources.humaines@hear.fr / tél : 03 69 06 37 87
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.