Une ou un Assistant de direction F/H (Poste n°67-566)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O067231101259320
Publiée le 22/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Collectivité européenne d'Alsace (CeA) est née de la fusion des conseils départementaux du Bas-Rhin et du Haut-Rhin.
Instaurée par la Loi Alsace du 02 août 2019, elle est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2021.
Instaurée par la Loi Alsace du 02 août 2019, elle est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2021.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de la CeA Place du Quartier Blanc 67964 Strasbourg cedex 9 (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Mission du poste
Au sein du Pôle Parcours Professionnel de la DRH, rattaché.e au service gestion statutaire et rémunération, la ou l'assistant de direction assure les missions suivantes :
- Assistance et secrétariat
- Soutien aux missions du Directeur et des responsables des services ou unités du Pôle Parcours Professionnel
- Traitement des Archives de la DRH Nord
- Gestion logistique de la DRH Nord
Au sein du Pôle Parcours Professionnel de la DRH, rattaché.e au service gestion statutaire et rémunération, la ou l'assistant de direction assure les missions suivantes :
- Assistance et secrétariat
- Soutien aux missions du Directeur et des responsables des services ou unités du Pôle Parcours Professionnel
- Traitement des Archives de la DRH Nord
- Gestion logistique de la DRH Nord
Missions / conditions d'exercice
Fonction
A ce titre, ses activités se déclinent comme suit :
1. Assistance et secrétariat :
- Gestion du courrier
- Gestion des appels et demandes des agents : assure l'accueil physique et téléphonique des agents souhaitant joindre le Pole. Vient en soutien aux réponses à apporter par courriel, courrier, téléphone ou en présentiel pour le Pôle. Assure des appels à la demande en soutien des services et agents du pôle
- Contrôle de légalité : assure le suivi du contrôle de légalité des actes à transmettre à la Préfecture (sur le logiciel IXBUS) toutes les semaines
- Gestion des signataires
- Supplément familial de traitement : réceptionne l'ensemble des formulaires SFT des agents et assure un pointage de premier niveau du contenu des formulaires et des pièces justificatives
- Retraites : procède à la saisie des demandes d'affiliation à la CNRACL
- Prévoyance : est le premier contact de la Prévoyance partenaire avant transfert des demandes au besoin au Référent Carrière et Rémunération (RCR) compétent. - Gestion avec Collecteam des entrants/sortants de contrat, des situations en attente d'indemnisation, reçoit les mails et les répartit aux RCR. Envoi mensuellement le récapitulatif des versements
2. Soutien aux missions du Directeur et des responsables des services ou unités du Pôle :
- Planification des agendas
- Suivi des effectifs du Pôle
- Bureautique : réalise des travaux informatiques et bureautiques pour le Pôle
- Consignation des supports et procédures : participe à la remise à jour des documents supports, à leur archivage et disponibilité dans un dossier partagé, à leur communication aux interlocuteurs concernés et à la tenue des formulaires, fiches de procédure ou modes opératoires à jour
- Campagnes annuelles : met à jour le calendrier annuel des campagnes, participe à la création comme la diffusion des communications et propose des informations collectives (mutuelles en janvier, courriers aux agents en disponibilités en septembre, campagne CET en décembre, etc.)
- RGPD : tient à jour le tableau de suivi annuel
3. Traitement des archives de la DRH Nord (Tâche commune avec le gestionnaire administratif du SGSR NORD) :
- Tenue de la salle des dossiers : identifie les archives courantes, intermédiaires et définitives actuellement conservées dans les services
- Classement : classe les archives intermédiaires à partir des 80 ans de l'agent (classement intellectuel, cotation et mise en boîtes le cas échéant)
- Epuration : prépare les éliminations réglementaires de documents (rédaction des bordereaux d'élimination)
- Transfert de dossiers : prépare les versements de documents aux Archives départementales en lien avec le Responsable d'unité collecte et traitement Nord, Pôle Mémoire, Archives d'Alsace
4. Logistique de la DRH Nord (Tâche commune avec l'assistant de direction du Pole DSCT) :
- Commandes et réassort : gère les fournitures et le matériel pour la DRH Nord, assure le réassort et les commandes, fait le lien avec la Direction de l'Immobilier et des Moyens Généraux et tient un inventaire
- Gestion des imprimantes : répond aux demandes de soutien à l'utilisation ou à la réparation des imprimantes-scanner-photocopieuses pour la DRH Nord
A ce titre, ses activités se déclinent comme suit :
1. Assistance et secrétariat :
- Gestion du courrier
- Gestion des appels et demandes des agents : assure l'accueil physique et téléphonique des agents souhaitant joindre le Pole. Vient en soutien aux réponses à apporter par courriel, courrier, téléphone ou en présentiel pour le Pôle. Assure des appels à la demande en soutien des services et agents du pôle
- Contrôle de légalité : assure le suivi du contrôle de légalité des actes à transmettre à la Préfecture (sur le logiciel IXBUS) toutes les semaines
- Gestion des signataires
- Supplément familial de traitement : réceptionne l'ensemble des formulaires SFT des agents et assure un pointage de premier niveau du contenu des formulaires et des pièces justificatives
- Retraites : procède à la saisie des demandes d'affiliation à la CNRACL
- Prévoyance : est le premier contact de la Prévoyance partenaire avant transfert des demandes au besoin au Référent Carrière et Rémunération (RCR) compétent. - Gestion avec Collecteam des entrants/sortants de contrat, des situations en attente d'indemnisation, reçoit les mails et les répartit aux RCR. Envoi mensuellement le récapitulatif des versements
2. Soutien aux missions du Directeur et des responsables des services ou unités du Pôle :
- Planification des agendas
- Suivi des effectifs du Pôle
- Bureautique : réalise des travaux informatiques et bureautiques pour le Pôle
- Consignation des supports et procédures : participe à la remise à jour des documents supports, à leur archivage et disponibilité dans un dossier partagé, à leur communication aux interlocuteurs concernés et à la tenue des formulaires, fiches de procédure ou modes opératoires à jour
- Campagnes annuelles : met à jour le calendrier annuel des campagnes, participe à la création comme la diffusion des communications et propose des informations collectives (mutuelles en janvier, courriers aux agents en disponibilités en septembre, campagne CET en décembre, etc.)
- RGPD : tient à jour le tableau de suivi annuel
3. Traitement des archives de la DRH Nord (Tâche commune avec le gestionnaire administratif du SGSR NORD) :
- Tenue de la salle des dossiers : identifie les archives courantes, intermédiaires et définitives actuellement conservées dans les services
- Classement : classe les archives intermédiaires à partir des 80 ans de l'agent (classement intellectuel, cotation et mise en boîtes le cas échéant)
- Epuration : prépare les éliminations réglementaires de documents (rédaction des bordereaux d'élimination)
- Transfert de dossiers : prépare les versements de documents aux Archives départementales en lien avec le Responsable d'unité collecte et traitement Nord, Pôle Mémoire, Archives d'Alsace
4. Logistique de la DRH Nord (Tâche commune avec l'assistant de direction du Pole DSCT) :
- Commandes et réassort : gère les fournitures et le matériel pour la DRH Nord, assure le réassort et les commandes, fait le lien avec la Direction de l'Immobilier et des Moyens Généraux et tient un inventaire
- Gestion des imprimantes : répond aux demandes de soutien à l'utilisation ou à la réparation des imprimantes-scanner-photocopieuses pour la DRH Nord
Profils recherchés
Profil de recrutement
Vous maîtrisez les outils bureautiques et les règles de correspondance administrative, idéalement en collectivité territoriale.
Vous êtes capable de travailler en équipe et en binôme et vous adaptez aux interlocuteurs variés.
Vous faites preuve d'organisation et de méthode, et êtes en capacité de gérer les urgences et de respecter les délais.
Vous êtes à l'écoute et avez le sens de la discrétion professionnelle.
Vous avez un intérêt pour le domaine des ressources humaines.
Spécificités du poste
Poste à temps complet basé à l'Hôtel d'Alsace à STRASBOURG.
Recrutement ouvert aux agents titulaires dans le cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux, à défaut par voie contractuelle aux agents titulaires d'un baccalauréat minimum (CDD d'un à trois ans).
Avantages possibles : primes, tickets restaurants, participation mutuelle/prévoyance, CNAS, Amicale du personnel, ...
Vous maîtrisez les outils bureautiques et les règles de correspondance administrative, idéalement en collectivité territoriale.
Vous êtes capable de travailler en équipe et en binôme et vous adaptez aux interlocuteurs variés.
Vous faites preuve d'organisation et de méthode, et êtes en capacité de gérer les urgences et de respecter les délais.
Vous êtes à l'écoute et avez le sens de la discrétion professionnelle.
Vous avez un intérêt pour le domaine des ressources humaines.
Spécificités du poste
Poste à temps complet basé à l'Hôtel d'Alsace à STRASBOURG.
Recrutement ouvert aux agents titulaires dans le cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux, à défaut par voie contractuelle aux agents titulaires d'un baccalauréat minimum (CDD d'un à trois ans).
Avantages possibles : primes, tickets restaurants, participation mutuelle/prévoyance, CNAS, Amicale du personnel, ...
Contact et modalités de candidature
Contact
0369493929
Informations complémentaires
Vous pouvez consulter l'annonce et faire acte de candidature en ligne sur le site de la CeA à l'adresse : https://www.alsace.eu/la-collectivite/nous-rejoindre/offres-d-emploi-et-stages/?start=0&rows=12&fq=type_offre_s:%22Emploi%22&fq=domaines_ss:%22Administration%22
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.