Assistant-e H/F
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Offre n° O067231101263580
Publiée le 13/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
REGION GRAND EST
Direction des ressources humaines - 1 place adrien zeller - bp 91006
67070 Strasbourg cedex
Direction des ressources humaines - 1 place adrien zeller - bp 91006
67070 Strasbourg cedex
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Nancy
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
28/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Missions de la Direction :
Au sein de la Direction de la Culture, du Patrimoine et de la Mémoire, dans le service Inventaire et Patrimoines, la mission du pôle Inventaire général du service Inventaire et Patrimoines consiste à recenser, étudier et faire connaître le patrimoine. C'est une compétence obligatoire de la Région Grand Est.
Missions du poste :
Contribue au bon fonctionnement du service et participe à sa production en assistant son responsable, et plus largement, le service, notamment en matière de gestion administrative. Assure la relation avec les usagers et/ou services utilisateurs.
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service .
Au sein de la Direction de la Culture, du Patrimoine et de la Mémoire, dans le service Inventaire et Patrimoines, la mission du pôle Inventaire général du service Inventaire et Patrimoines consiste à recenser, étudier et faire connaître le patrimoine. C'est une compétence obligatoire de la Région Grand Est.
Missions du poste :
Contribue au bon fonctionnement du service et participe à sa production en assistant son responsable, et plus largement, le service, notamment en matière de gestion administrative. Assure la relation avec les usagers et/ou services utilisateurs.
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service .
Missions / conditions d'exercice
Activités :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
- Mettre en forme les documents administratifs (notes, courriers...) et assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Constituer des dossiers, éventuellement assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
- Suivre des dossiers en assurant leur coordination et leur mise à jour
- Classer et archiver des documents
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs
- valoriser les activités du service et assurer la communication (gestion du site internet, animation des réseaux sociaux, ...)
- alimenter les bases de données documentaires et mettre à disposition du public les ressources du service
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
Relations hiérarchiques/fonctionnelles :
Le candidat retenu sera sous l'autorité de la cheffe de service et de son adjoint
Il aura des relations fonctionnelles avec l'ensemble des agents du service repartis sur les sites de Châlons-en-Champagne, Metz/Nancy et Strasbourg.
Avantages :
Régime indemnitaire
Participation employeur prévoyance et complémentaire santé labellisées
Télétravail possible à partir de 3 mois d'ancienneté
Autres avantages extra-légaux
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
- Mettre en forme les documents administratifs (notes, courriers...) et assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Constituer des dossiers, éventuellement assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
- Suivre des dossiers en assurant leur coordination et leur mise à jour
- Classer et archiver des documents
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs
- valoriser les activités du service et assurer la communication (gestion du site internet, animation des réseaux sociaux, ...)
- alimenter les bases de données documentaires et mettre à disposition du public les ressources du service
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
Relations hiérarchiques/fonctionnelles :
Le candidat retenu sera sous l'autorité de la cheffe de service et de son adjoint
Il aura des relations fonctionnelles avec l'ensemble des agents du service repartis sur les sites de Châlons-en-Champagne, Metz/Nancy et Strasbourg.
Avantages :
Régime indemnitaire
Participation employeur prévoyance et complémentaire santé labellisées
Télétravail possible à partir de 3 mois d'ancienneté
Autres avantages extra-légaux
Profils recherchés
Savoir :
- Connaissances du cadre juridique et réglementaire du domaine concerné
- Connaissances techniques liées à son domaine d'intervention
- connaissance des outils bureautiques et de communication
- Procédures administratives
- Nomenclature comptable
- Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme
Savoir-faire :
- Organisation méthodique du travail et gestion du temps
- Capacité rédactionnelle et de synthèse
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Savoir-être :
- Rigueur
- Discrétion
- Autonomie
- Capacité d'initiative
- Capacité à travailler en équipe
- Connaissances du cadre juridique et réglementaire du domaine concerné
- Connaissances techniques liées à son domaine d'intervention
- connaissance des outils bureautiques et de communication
- Procédures administratives
- Nomenclature comptable
- Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme
Savoir-faire :
- Organisation méthodique du travail et gestion du temps
- Capacité rédactionnelle et de synthèse
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Savoir-être :
- Rigueur
- Discrétion
- Autonomie
- Capacité d'initiative
- Capacité à travailler en équipe
Contact
Contact
0326708572
Lien de candidature
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir postuler à cette offre (CV et lettre de motivation obligatoires) directement sur notre site internet en indiquant les références de l'annonce.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.